Mieux vaut prévenir que guérir : allsafe obtient une vue d’ensemble complète du client avec Jedox

Afin de réagir de manière proactive aux besoins individuels de son vaste réseau de clients, allsafe doit traiter, résumer et préparer chaque jour de grandes quantités de données de vente. Jusqu’à présent, l’entreprise s’appuyait sur Excel pour calculer ses chiffres : les données étaient collectées à partir des systèmes ERP et transférées dans Excel, où elles étaient transformées manuellement à l’aide de formules Excel complexes avant d’être transformées en visuels permettant aux employés de prendre des mesures.

Toutefois, ce calcul et cette transformation décentralisés des indicateurs clés de performance axés sur les processus rendaient le travail difficile pour allsafe. Le calcul des KPI nécessitait d’importants investissements en termes de temps et d’efforts, de sorte que les rapports quotidiens devenaient tout simplement impossibles ; parallèlement, les rapports mensuels signifiaient que l’entreprise ne pouvait plus réagir aux changements importants à court terme. Si par exemple un client modifiait une commande ou si un afflux soudain de nouveaux clients se produisait, la production n’était pas en mesure de réagir avec souplesse, laissant le potentiel de revenus inexploité.

En outre, l’obtention des données nécessitait une grande quantité de saisie et de traitement manuels ; et dans la mesure où les différents employés avaient des approches différentes de ces feuilles de calcul complexes et fragmentées, les indicateurs clés de performance étaient souvent incohérents. Christoph Lang, chef de projet ERP, et le département des ventes ont conclu :

La masse de données phénoménale collectée par un fabricant et la complexité des formules résultantes avaient amené Excel à la limite de ses capacités. Nous avions désespérément besoin d’une solution professionnelle.

Christoph Lang, Chef de projet ERP, allsafe

Allsafe avait besoin d’une solution logicielle professionnelle adaptée au processus de vente, capable de produire des rapports actualisés à la minute à partir d’un magasin de données central, afin de maximiser la fiabilité des données tout en réduisant la maintenance manuelle. Le nouveau système EPM devait être capable de gérer la budgétisation et de fournir une interface d’importation facile pour les systèmes existants (comme Datev dans le département comptable). Jedox a impressionné allsafe en tant que solution intuitive et flexible permettant également aux non-programmeurs de s’administrer facilement. Cependant pour ouvrir la voie au nouveau système, l’équipe de projet dirigée par Christoph Lang et le représentant commercial Daniele Maiolo a dû trouver un moyen de mettre de l’ordre dans le chaos des KPI et d’imposer clarté et cohérence au système abas ERP de gestion des stocks et de comptabilité.

Après une période d’orientation de deux mois et plusieurs ateliers Jedox, les processus existants fonctionnent sans problème via le Jedox Excel Add-in et Jedox Web. L’objectif était de combiner les forces des données SQL existantes avec la performance intuitive de Jedox via l’intégrateur Jedox (ETL). Selon Christoph Lang, « la structure et la logique de traitement du système ERP au rapport Jedox sont désormais très transparentes. Des tâches automatisées extraient les données nécessaires d’abas, les combinent dans une table SQL, puis les rendent disponibles à l’échelle de l’entreprise, avec Jedox assurant la rationalisation de l’ensemble du processus ETL. »

La conception du logiciel Jedox a permis à Allsafe de créer une structure de rapports de base définissant des indicateurs clés de performance qui modélisent les structures et les processus ; grâce à cette structure, les chiffres de vente sont synchronisés sans effort avec le tableau de bord Web de Jedox. En communication avec l’équipe de consultants Jedox, Daniele Maiolo a utilisé les mêmes principes afin de réaliser de manière indépendante un « cockpit des ventes » pour son département, dont il est particulièrement fier. Grâce à Jedox, les informations obsolètes ne sont plus un problème : les annulations, les modifications et les ajouts aux contrats des clients sont instantanément enregistrés dans la base de données centrale. Le contrôle financier peut voir ses lignes de traitement modélisées dans le tableau de bord, et les employés de l’entreprise disposent en permanence de données actualisées à portée de main grâce à Jedox Mobile.

Les représentants commerciaux trouvent particulièrement utile la fonction de vue d’ensemble : grâce à Jedox, ils peuvent désormais voir les dates de livraison, les articles à fort chiffre d’affaires, la fréquence des visites des clients et les parts de revenus par catégorie de produits, même lorsqu’ils sont en réunion avec des clients potentiels, et ce indépendamment de leur localisation. Daniele Maiolo souligne la confiance retrouvée de l’entreprise dans les données : « Grâce à nos rapports Jedox quotidiens, nous pouvons désormais réagir rapidement aux évolutions à court terme du marché. » Jedox améliore également la transparence dans la gestion des comptes clés : les indicateurs clés de performance montrent l’évolution du chiffre d’affaires par segment de clientèle ainsi que les pronostics, la couverture et l’aperçu de l’offre.

Après avoir implémenté avec succès Jedox dans le domaine des ventes, l’entreprise cherche à tirer parti des avantages de sa nouvelle solution EPM en matière d’approvisionnement ainsi que de fabrication. Le chef de projet Christoph Lang est satisfait de la coopération et enthousiaste à l’idée d’étendre le système Jedox.