Trois cycles de reporting par mois, 18 unités opérationnelles, quelques clics

Pendant des années, l’American Society of Mechanical Engineers (ASME) a rencontré des difficultés dans ses processus de planification et de reporting financiers en raison de sa dépendance à un système interne développé sur mesure. Créé avec un autre fournisseur, ce système est rapidement devenu obsolète lorsque, selon les mots d’Eric Oliveira, Senior Financial and Systems Analyst chez ASME, l’organisation a été « laissée pour compte » par le prestataire.

Cela a laissé ASME avec un outil non pris en charge et dépassé, nécessitant une forte implication de l’IT pour corriger les bugs et assurer un fonctionnement de base. En conséquence, l’équipe Finance d’ASME peinait à obtenir des insights exploitables ou à se concentrer sur des initiatives stratégiques.

Les inefficacités s’étendaient également aux processus de budgétisation et de prévision, qui étaient lents et fastidieux. Le personnel était souvent contraint d’utiliser des flux de travail manuels, allant jusqu’à travailler directement depuis les bureaux IT pour résoudre des problèmes critiques lors de périodes clés comme la saison budgétaire. Ce fonctionnement non viable consommait un temps précieux et entravait la collaboration, créant des goulets d’étranglement qui ralentissaient la prise de décision.

Un autre défi majeur concernait la gestion fragmentée des données. La budgétisation reposait sur l’importation de données depuis de multiples fichiers Excel, issus de différentes unités opérationnelles, ce qui entraînait des erreurs et des retards. La consolidation de ces informations en une single source of truth (SSOT) était quasiment impossible, compliquant davantage la planification et le reporting.

ASME avait besoin d’une solution capable de simplifier ses processus, d’éliminer les entrées de données manuelles et isolées, et de s’intégrer parfaitement à ses systèmes existants, notamment sa plateforme comptable.

Grâce à la flexibilité et à la personnalisation qui faisaient défaut à son ancien système, Jedox s’est imposé comme la solution idéale pour ASME. Après une évaluation de plusieurs fournisseurs, ASME a choisi Jedox pour sa capacité à aller au-delà des fonctionnalités standards et à concevoir un système adapté à ses besoins spécifiques.

En particulier, les capacités d’extract, transform, and load (ETL) disponibles via Jedox Integrator ainsi que les options de reporting personnalisé ont été des éléments différenciants, offrant à ASME les outils nécessaires pour développer des solutions créatives et ciblées pour ses processus de planification et de reporting.

Aujourd’hui, Jedox est un outil clé du fonctionnement d’ASME, avec 70 utilisateurs actifs à travers l’organisation :

• 45 planificateurs
• 25 lecteurs

La plateforme répond aux besoins variés des équipes et est idéale pour la budgétisation, la prévision, le reporting et plus encore. Certains groupes exploitent des rapports très ciblés, tandis que d’autres utilisent des rapports standards ou explorent des visualisations avancées, comme les dashboards. Cette flexibilité permet à chaque équipe d’accéder facilement aux insights dont elle a besoin.

Les fonctionnalités intuitives de Jedox, telles que les menus déroulants et l’exploration des données (drill-through), ont simplifié l’expérience utilisateur, permettant aux équipes d’accéder rapidement aux informations dont elles ont besoin et de mieux comprendre les sources de données. D’autres équipes peuvent demander des rapports spécifiques, que l’équipe Finance d’ASME peut générer rapidement, facilitant ainsi la collaboration et la prise de décision à travers les différents départements.

En centralisant les données et en automatisant les processus, Jedox a permis à ASME de maintenir une SSOT. Le temps gagné sur les tâches manuelles et la résolution de problèmes permet aux équipes de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée, améliorant ainsi l’efficacité et la performance globale.

Avec Jedox, ASME a transformé ses opérations financières, libérant du temps et des ressources pour se concentrer sur des activités plus stratégiques et à fort impact. Auparavant freinée par des processus manuels et fastidieux, l’organisation peut désormais générer des rapports en quelques clics et consacrer davantage de temps à l’analyse des données.

Là où ASME passait des heures à compiler des rapports Excel—gérant trois cycles de reporting par mois pour 18 unités opérationnelles—Jedox permet désormais d’obtenir ces informations instantanément grâce à des menus déroulants. Cela supprime les échanges interminables par e-mail et garantit une meilleure précision des données, tout en libérant du temps pour une analyse approfondie et une prise de décision éclairée.

Jedox a également ouvert la voie à de nouvelles opportunités en matière d’intelligence d’affaires (BI) et d’expérience client (CX). Les équipes d’ASME peuvent désormais mener des initiatives qui étaient auparavant hors de portée, comme des projets d’architecture de données avancée et d’analyse approfondie.

Cette évolution illustre comment Jedox dépasse le simple rôle d’outil de reporting financier, en permettant aux équipes Finance de jouer un rôle stratégique et innovant. Pour ASME, Jedox n’est pas seulement une solution aux défis du passé, mais un véritable levier de croissance et d’innovation pour l’avenir.

« Fini le temps où les équipes saisissaient leurs données financières dans Excel. Tout est désormais géré dans Jedox, ce qui a considérablement simplifié nos processus—un gain de temps énorme, et une expérience exceptionnelle. »

Eric Oliveira, Senior Financial and Systems Analyst