Pernod Ricard Deutschland met en place un système de reporting détaillé pour les ressources humaines

Confiant depuis de nombreuses années le contrôle de gestion de ses activités financières et commerciales à Jedox, Pernod Ricard Deutschland a récemment noué une collaboration fructueuse avec l’un de ses partenaires, HICOGroup. Cette initiative vise à améliorer toujours plus les processus de planification sur lesquels travaillent depuis longtemps les deux entreprises.

Jusqu’à présent, les coûts RH étaient uniquement comptabilisés de manière globale dans un centre de coût. Pour affiner la précision de ses statistiques, le géant des spiritueux avait besoin d’une solution de planification des ressources humaines à la fois moderne et flexible. Le service RH avait déjà créé les rapports à l’aide de fichiers Excel multiples, principalement manuellement. Pour appuyer la planification financière de son service RH, Pernod Ricard a donc fait appel à Jedox, dont la mission était de créer des rapports plus efficaces et des analyses dynamiques, permettant d’obtenir des données précises sur chaque employé. Outre la précision accrue des rapports, l’architecture devait avant tout établir une source de vérité unique pour appuyer le reporting RH. Cette homogénéité de la base de données était précisément ce qui manquait jusqu’alors dans les rapports créés avec Excel.

L’intégration transparente des données salariales pertinentes depuis le data warehouse ainsi que le modèle RH de Jedox ont permis de créer un pool de données central favorisant un reporting RH plus dynamique. Les données sources ont été facilement importées via l’interface Jedox Excel et transmises aux équipes RH, qui ont ainsi pu réaliser une analyse combinée des données personnelles et des coûts. Cette étude approfondie fournit des informations telles que les frais de personnel par mois et par employé, répartis par types de salaires et comptes de pertes et profits. Le calcul automatique de l’ETP (équivalent temps plein) s’est révélé particulièrement utile pour l’équipe RH, qui peut ainsi consulter les données salariales et la rémunération d’un type de salaire spécifique. Grâce à cette approche, seuls les employés actuellement actifs sont inclus dans les codes ETP, ce qui permet d’exclure, par exemple, les congés maternité.

Pour les RH, le respect des normes de protection des données sensibles est fondamental. Jedox assure une conformité exemplaire, tout en permettant de définir facilement les autorisations des utilisateurs. Le contrôle de gestion RH a donc été intégré à un cube de données à part, auquel seuls le service RH et la direction ont accès. Jedox permet même de contrôler les droits d’accès de chaque cellule du tableau. Enfin, l’application de base de données empêche les interventions manuelles et permet de suivre les modifications.

Pour donner vie au projet, les membres clés de l’équipe de Pernod Ricard ont travaillé en étroite collaboration avec un consultant de HICO-Group, partenaire de Jedox. Ces phases de collaboration et de test se sont révélées très efficaces. Deux mois seulement après le début du projet, la première version du système a pu être testée. Elle a ensuite été affinée pour obtenir des informations grâce à l’analyse de Jedox, jusqu’à générer un document individuel de réservation et de paiement dans le système ERP.

Une solution flexible et évolutive

Le département RH de Pernod Ricard dispose désormais d’une base de données centralisée pour créer ses rapports individuels, dont les structures hiérarchiques s’appuient sur le plan comptable et la logique d’écriture du contrôle de gestion financier. Bien qu’intégré de manière transparente à la solution de contrôle de gestion financière et commerciale standardisée de Jedox, le contrôle de gestion RH est protégé sous forme d’application distincte pour éviter tout accès non autorisé aux données. Le service RH peut ainsi développer ses activités de reporting de manière flexible selon ses besoins. À l’avenir, l’entreprise prévoit d’ajouter les rapports Web au module Jedox Excel et de développer la planification des ressources humaines sur la plateforme. Elle envisage aussi d’étendre le contrôle de gestion RH à l’Autriche et à la Suisse.