Individuelles Reporting im Personalbereich bei Pernod Ricard Deutschland

Im Finanz- und Vertriebscontrolling vertraut Pernod Ricard Deutschland schon seit Jahren auf Jedox und arbeitet seitdem erfolgreich mit dem Jedox-Partner HICO-Group zusammen. Auch für die anderen Fachbereiche und BI-Themen (Qlik) steht die HICO-Group als kompetenter Beratungs- und Implementierungspartner bereit.

Dringenden Bedarf gab es im HR-Bereich. Im Rahmen des Finanzcontrollings wurden bislang HR-Kosten lediglich auf der aggregierten Kostenstellen-Ebene erfasst. Für ein eigenes Reporting benötigt der HR-Bereich detailliertere Kennzahlen. Diese Berichte wurden im Fachbereich bislang umständlich mithilfe zahlreicher Excel-Dateien erstellt.

Das HR-Controlling sollte daher auf Jedox umgestellt werden. Die BI-Lösung unterstützt Berichte, Planung und dynamische Analysen bis auf die Detailebene der einzelnen Mitarbeiter. Neben einer granularen Berichterstattung war dem HR-Team wichtig, dass mit der BI-Architektur eine zentrale Single Source of Truth (SSOT) für das HR-Reporting geschaffen wird. Diese einheitliche Datenbasis fehlte bislang beim Excel-Reporting.

Mit der Zusammenführung relevanter Abrechnungsdaten aus dem Data Warehouse und dem HR-Tool in Jedox wurde der zentrale Datenpool für das
dynamische HR-Reporting geschaffen. Die Quelldaten werden über die Jedox Excel-Schnittstelle importiert und stehen dem HR-Bereich nun für kombinierte Analysen von Personaldaten und Kosten zur Verfügung.

Die Detailanalysen zeigen Personalkosten pro Monat und Mitarbeiter, aufgesplittet beispielsweise nach Lohnarten und Sachkonten. Besonders hilfreich ist die automatische FTE-Kalkulation (Full Time Equivalent), die Payroll-Daten und die Zahlung einer bestimmten Lohnart mit einbezieht. Auf diese Weise werden nur aktuell aktive Mitarbeitende in den FTE-Kennziffern erfasst und beispielsweise Mutterschutzfristen herausgerechnet.

Eine zentrale Anforderung im HR-Bereich ist die Einhaltung hoher Datenschutz-Standards. Mit Jedox ist die Compliance jederzeit gewährleistet. So wurde für das HR-Controlling ein separater Datencube aufgesetzt, auf den ausschließlich die HR-Abteilung und die Geschäftsleitung Zugriff haben. Die Zugriffsrechte sind in Jedox dezidiert bis auf die einzelne Tabellenzelle steuerbar. Die DatenbankApplikation schützt zudem vor manuellen Eingriffen und macht Bearbeitungen nachvollziehbar.

Bei der Umsetzung arbeitete die BI-erfahrene Verantwortliche für das HR-Controlling mit einem Berater der HICO-Group zusammen. Diese Teamarbeit mit Online-Abstimmungen von Entwicklungs- und Testphasen verlief sehr effizient. Bereits zwei Monate nach Projektstart konnte die erste Systemversion in den Testbetrieb gehen, die dann im Nachgang weiter ausgefeilt wurde, um über den Drill-Through aus Jedox bis zum einzelnen Buchungs- und Zahlungsbeleg im ERP-System Erkenntnisse zu gewinnen.

Skalierbare Standardlösung

Der HR-Bereich verfügt nun über die zentrale Datenbasis für sein individuelles Reporting. Die Berichtsstrukturen orientieren sich am Kontenplan und der Buchungslogik des Finanzcontrollings. Das HR-Controlling fügt sich so in die standardisierte Jedox Berichtsplattform für das Finanz- und Vertriebscontrolling ein, ist aber als separate Applikation vor unberechtigtem Datenzugriff geschützt. Auf dieser Basis kann der HR-Bereich sein Reporting nach Bedarf weiter ausbauen. Nächste Schritte sind die Ergänzung des Jedox Excel Add-in durch Webreports sowie der weitere Ausbau der HR-Planung in Jedox. Auch die Ausweitung der Plattform für das HR-Controlling in Österreich und der Schweiz ist angedacht.