KERA réduit de 20 % le temps consacré à sa gestion budgétaire et gagne en précision

Dans le cadre de sa transformation numérique à l’échelle de toute l’entreprise, KERA avait besoin d’une solution moderne pour remplacer ses anciens processus de planification et de budgétisation basés sur Excel. Les procédures manuelles reposaient jusque-là sur de nombreuses feuilles de calcul Excel qui ralentissaient le travail de l’équipe et devenaient ingérables. Conséquence de la lenteur de ce processus, il était difficile de fournir en temps opportun les budgets et les informations réelles actualisés de chaque département, ce qui est pourtant essentiel pour obtenir des rapports financiers réglementaires. Souhaitant passer à l’échelon supérieur, l’équipe voulait se doter d’une solution moderne et intégrée qui permette aux différents responsables de service de planifier et gérer leurs budgets et de simplifier leur processus. Le projet devait en outre permettre à l’équipe de générer ses propres rapports et tableaux de bord. Après avoir passé en revue cinq autres fournisseurs de logiciels en vue de sélectionner une solution dématérialisée offrant une intégration transparente à ses autres systèmes existants, l’entreprise a porté son choix sur Jedox en raison de sa convivialité, de sa rentabilité et de son assistance à la mise en œuvre.

Le plan de mise en œuvre a débuté par une amélioration du processus de budgétisation annuelle : l’organisation a abandonné les nombreuses feuilles de calcul créées par ses différents services, au profit d’un modèle de saisie directe à destination des responsables du budget. Ce choix a accru l’efficacité du travail des responsables de service et du pôle financier à l’échelle de toute l’entreprise, dans la mesure où l’ensemble du processus est relié aux données financières historiques. Jedox a par ailleurs simplifié le flux d’approbation et l’analyse des données.

Au cours de la deuxième phase de mise en œuvre, KERA a élaboré un ensemble standardisé de rapports mensuels et de tableaux de bord composés d’indicateurs KPI à l’usage des responsables de département, des cadres et du personnel financier dans le cadre du conseil d’administration et des autres rapports externes. Les équipes chargées de la paie et des ressources humaines disposent désormais de leurs propres tableaux de bord intégrés à leur système de gestion de la relation client (CRM), afin de fournir des capacités d’analyse approfondie et des scénarios hypothétiques.

Jedox permet à KERA de présenter ses informations financières avec davantage de rapidité et une plus haute précision. La présence d’une source de référence unique améliore grandement la justesse des rapports financiers, ce qui permet à un total de 47 utilisateurs, dont le personnel financier et les directeurs de département, de consacrer leur temps à des activités plus stratégiques et à haute valeur ajoutée. Aujourd’hui, les responsables de secteur de KERA passent 20 % de temps en moins à s’occuper de gestion budgétaire, ce qui leur permet d’augmenter considérablement le temps consacré à des missions plus stratégiques. Jedox réside au cœur de tous les rapports mensuels destinés à l’ensemble des responsables de service, des rapports mensuels pour le conseil d’administration, ainsi que de la budgétisation de l’exercice suivant. À l’avenir, KERA prévoit de mettre en place davantage de tableaux de bord et de rapports analytiques en exploitant les données intégrées issues de plusieurs systèmes source, et d’incorporer au final le moteur d’intelligence artificielle de Jedox pour réaliser des projets et analyses.