Customer Success Story
20% weniger Zeit für Budgetierung und mehr Genauigkeit für KERA
Bei der North Texas Public Broadcasting (KERA) handelt es sich um eine gemeinnützige Organisation gemäß Paragraph 501 (c)(3) des US-Steuergesetzes mit Sitz in Dallas, Texas. Sie ermöglicht den Bewohnern Nordtexas Zugang zum öffentlich-rechtlichen Fernsehen, zu Radiosendern und zu sonstigen Multimedia-Ressourcen und möchte diese aufklären, inspirieren, informieren und unterhalten. KERA verzeichnet jeden Tag mehr als 2,6 Millionen Zuhörer und Zuschauer – sei es über das Fernsehen, Radio, Internet, über soziale Medien oder über mobile Apps.
Challenge
Veraltete und Excel-gestützte Planungs- und Budgetierungsprozesse
Im Zuge einer unternehmensweiten digitalen Transformation war KERA auf der Suche nach einer modernen Planungslösung, um ihre veralteten und Excel-gestützten Planungs- und Budgetierungsprozesse abzulösen. Der bisherige, manuelle Prozess stützte sich auf unzählige Excel-Spreadsheets, die das Teams bei seiner Arbeit ausbremsten und ihm langsam über den Kopf wuchsen. Das erschwerte die fristgerechte Bereitstellung aktueller Abteilungsbudgets und von Ist-Daten, die für die aufsichtsrechtliche Finanzberichterstattung entscheidend sind. Für die Zukunft wünschte sich das Team eine moderne, integrierte Lösung zur Planung und Verwaltung ihrer Budgets und zur Vereinfachung ihrer Prozesse, inklusive der Möglichkeit, Dashboards und Berichte individuell zu gestalten. Auf der Suche nach einer cloudbasierten Lösung, die sich nahtlos in andere bereits bestehende Systeme integrieren lässt, waren zusammen mit Jedox fünf weitere Software-Anbieter im Rennen. Benutzerfreundlichkeit, Preis und Support bei Implementierung gaben letztlich den Ausschlag für Jedox.
Solution
Ein zweigleisiger Implementierungsplan
Die Implementierung begann mit der Verbesserung des jährlichen Budgetierungsprozesses: weg von zahlreichen abteilungsinternen Spreadsheets hin zu einem direkten Eingabemodell für die Budgetverantwortlichen. Dadurch konnte die unternehmensweite Effizienz sowohl der Abteilungsleiter als auch der Finanzabteilung verbessert werden, da der gesamte Prozess alle bisherigen Finanzdaten mit einbezieht und den Genehmigungsworkflow sowie die Datenanalyse erleichtert.
In der zweiten Implementierungsphase konzipierte KERA ein standardisiertes monatliches Reporting sowie KPI-Dashboards. Dieses Lösungspaket richtet sich an Abteilungsleiter, Führungskräfte und Finance-Mitarbeiter für das Reporting gegenüber dem Vorstand und anderen externen Stellen. Sowohl die Lohnbuchhaltung als auch die Personalabteilung verfügen über eigene Dashboards, die in das CRM-System integriert sind und einen hohen Detailgrad sowie Szenarioanalysen ermöglichen.
Outcome
Um 20 % verringerter Zeitaufwand für die Budgetierung
Dank der Softwarelösung von Jedox ist KERA in der Lage, Finanzdaten schneller und exakter darzulegen. Eine Single Source of Truth sorgt für ein verbessertes Finanzreporting und ermöglicht es insgesamt 47 Benutzern (einschließlich Finanzmitarbeitern und Abteilungsleitern), ihre Zeit strategischeren und wertschöpfenden Aktivitäten zu widmen. Mittlerweile wenden die Abteilungsleiter bei KERA 20 % weniger Zeit für die Budgetierung auf und können sich so deutlich mehr Zeit für strategische Aufgaben nehmen. Die Softwarelösung von Jedox ist zentraler Bestandteil des monatlichen Reportings für Abteilungsleiter und Vorstand sowie der Budgetierung des folgenden Geschäftsjahres. Für die Zukunft plant KERA weitere analytische Dashboards und Berichte unter Verwendung integrierter Daten aus verschiedenen Quellsystemen. Langfristig soll auch der KI-Engine von Jedox in Projekte und Analysen einfließen.
