Telekom entre dans une nouvelle ère de planification avec Jedox

Jusqu’à présent, Telekom Deutschland s’appuyait principalement sur Excel pour ses processus de planification. Des centaines de planificateurs élaboraient des plans opérationnels détaillés et des prévisions financières à travers plusieurs centaines de fichiers Excel individuels. Bien que cette méthode ait fonctionné, elle était très consommatrice en ressources et manquait de transparence. En réponse à ces défis, Telekom Deutschland a lancé en 2022 le projet stratégique “Digital Planning” afin d’introduire une nouvelle plateforme de planification intégrée.

Lors du processus d’évaluation des logiciels, Telekom Deutschland a adopté une approche méthodique et approfondie. Environ 30 membres de l’équipe Finance, issus de différents départements, ont participé en tant qu’utilisateurs clés à un processus de sélection des fournisseurs en plusieurs étapes.

Après avoir évalué plusieurs solutions, Telekom a choisi d’implémenter Jedox. Les principaux critères ayant motivé cette décision incluaient la facilité d’utilisation du logiciel et son intégration étroite avec Excel. L’équipe Finance de Telekom a également accordé une grande importance à la haute performance du système, à la flexibilité dans la conception des modèles de planification, ainsi qu’à l’environnement no-code, permettant ainsi à l’équipe Finance de développer et gérer sa solution en toute autonomie.

Plutôt qu’une mise en œuvre descendante (top-down), le projet “Digital Planning” a adopté une stratégie ascendante (bottom-up). De plus, la transition d’Excel à Jedox a été laissée à la discrétion des planificateurs, leur permettant de passer progressivement d’un système à l’autre.

Aucune spécification initiale stricte des structures de modèles de données n’a été imposée. À la place, les contrôleurs et modélisateurs de Telekom ont conçu de manière autonome les modèles dont ils avaient besoin directement dans Jedox. Ensuite, l’équipe projet centrale a consolidé les données de référence similaires et les a fournies comme standard pour l’avenir.

Pendant cette période de transition, Excel et Jedox ont été utilisés en parallèle, et l’intégration native d’Excel dans Jedox a permis des transitions souples et flexibles entre les deux outils. Par exemple, les processus de suivi de la planification dans Jedox peuvent être gérés via l’Add-in Excel de Jedox, ou encore, les données d’Excel peuvent être facilement importées dans Jedox.

En matière de gestion des données, l’équipe projet était responsable de l’identification des systèmes centraux en amont et de la mise en place d’interfaces avec les sources de données nécessaires. De plus, les départements de Telekom avaient la possibilité de charger automatiquement des fichiers Excel et CSV dans Jedox, en l’absence d’interface existante.

Le processus de planification et de prévision, actuellement en cours de révision et de numérisation, inclut différents horizons de planification, allant de la planification stratégique à long terme aux prévisions intra-annuelles. Parallèlement, un processus de projection mensuelle en continu permet de suivre l’évolution économique à court terme.

Ce processus de projection mensuelle a été le premier cas d’usage mis en œuvre dans Jedox, incluant l’intégralité du compte de résultat (P&L). Sa mise en place a été relativement simple et a représenté un premier “quick win” pour le projet. Après cette première réussite avec la prévision continue, la planification des volumes de ventes a été implémentée comme premier processus opérationnel dans Jedox.

La stratégie ascendante mise en place avec Jedox s’est révélée être un véritable succès. En juin 2024, 500 utilisateurs s’étaient déjà inscrits sur Jedox—soit le double du nombre d’utilisateurs enregistrés depuis le début de l’année 2024. Actuellement, 25 cas d’usage sont déjà en production et 25 autres sont en cours de développement.

Susanne Neubauer, responsable du projet Digital Planning, a souligné :

« La dynamique autour de Jedox fonctionne. Nous recevons en permanence de nouvelles demandes d’équipes souhaitant travailler avec Jedox. »

Les avantages de la standardisation et de l’automatisation sont rapidement devenus tangibles. Neubauer explique :

« Nous avons réalisé un bond significatif en termes d’efficacité grâce à Jedox. La plateforme, basée sur une base de données, élimine le besoin de transferts manuels d’informations. Nos processus de planification sont désormais nettement accélérés grâce à des workflows automatisés. »

Les planificateurs bénéficient désormais d’une transparence totale sur l’état d’avancement de leurs plans, et la charge administrative est considérablement réduite. Les équipes sont également enthousiasmées par le potentiel d’automatisation du Jedox Integrator, ainsi que par les performances élevées en matière de calcul et de transformation des données.

Un autre avantage clé est la capacité d’apporter des modifications à court terme aux paramètres de planification dans les modèles de données centraux, de manière rapide et fluide.

Telekom Deutschland poursuivra la digitalisation progressive de sa planification d’entreprise. À partir de 2025, l’objectif sera l’intégration complète des cas d’usage. À cette étape, les méthodes de prévision basées sur l’IA, qui ont déjà montré des résultats prometteurs en phase de test, passeront à une mise en œuvre à grande échelle afin d’accompagner encore plus efficacement les planificateurs dans l’élaboration de prévisions précises.

« Jedox est l’outil avec lequel notre équipe Finance souhaite travailler. Lors d’un processus de sélection logicielle approfondi impliquant de nombreux fournisseurs, ils ont choisi Jedox comme solution de planification. »

Susanne Neubauer, Product Owner Digital Planning, Telekom Deutschland GmbH