Project Worldwide réduit le nombre de jours nécessaires à son reporting et délivre les données à ses 43 bureaux répartis dans 23 pays en temps réel.

Project Worldwide avait atteint les limites de son ancien logiciel de gestion des performances. Bien qu’au départ la solution ait constitué un progrès par rapport à Excel, elle posait des problèmes importants au personnel : « Nous ne pouvions plus convertir automatiquement les taux de change de nos bénéfices, explique Bobby Rays, analyste financier chez Project Worldwide. Nous avions donc recours à un processus manuel qui était compliqué pour nos entités étrangères. Elles devaient saisir leurs valeurs en mode natif, puis attendre pendant une heure que nous les convertissions en dollars américains via un processus manuel. Nous recevions de nombreuses plaintes liées à la latence des données et à l’expérience utilisateur ».

De même, l’ancien système rendait le reporting financier fastidieux et chronophage. Si cette activité représente un défi pour n’importe quelle organisation, elle s’avère encore plus lourde pour un groupe mondial comme Project Worldwide, où les problèmes se répercutent sur une multitude d’agences et de collaborateurs à travers le monde.Le système limitait la capacité des équipes à visualiser les données, ce qui rendait difficile la production de modèles personnalisés. Lorsque du temps pouvait enfin être consacré à la création d’un tel modèle, son actualisation devenait un vrai cauchemar, car il fallait aussi mettre à jour de nombreuses vues de données dans le back end.

Lorsque l’équipe a eu le choix entre mettre à niveau la solution existante ou implémenter Jedox, aucun argument – même financier – ne justifiait de garder l’ancien système. Project Worldwide a donc commencé par utiliser Jedox, puis la solution a été étendue à 27 entités réparties entre 43 bureaux et 23 pays. Pour la première fois, tous les employés ont pu accéder aisément et en temps réel aux données inter-organisationnelles, en disposant par ailleurs de puissantes capacités en libre-service.

Puisque le portefeuille de Project Worldwide regroupe diverses agences, il était nécessaire d’intégrer plusieurs sources de données différentes. Auparavant, chaque entité était responsable de sa propre comptabilité et confiait la connectivité de sa base de données ouverte (ODBC) à un fournisseur de logiciel tiers. La plateforme Jedox étant conçue pour s’intégrer à n’importe quelle source, l’équipe a pu s’affranchir de cet intermédiaire et obtenir un panorama complet de ses données au sein d’une seule et même plateforme.

« Après notre passage à Jedox, nous avons reçu de nombreux compliments. Ce système fait gagner beaucoup de temps à tout le monde et il est beaucoup plus facile à utiliser que l’ancien », explique Bobby Rays. En conséquence, l’adoption par les utilisateurs s’est considérablement améliorée pour nous ». L’équipe apprécie les options en libre-service et la visibilité des données inter-organisationnelles, qui faisaient défaut par le passé : « Les capacités en libre-service ont été bénéfiques à l’ensemble de l’entreprise. Chaque équipe accède aux données en temps réel, selon ses besoins, et nous n’avons pas besoin d’exécuter nos rapports nous-mêmes, ce qui nous fait gagner du temps », explique Erich Ekert, responsable FP&A chez Project Worldwide.

Grâce à Jedox, Project Worldwide permet à tous ses collaborateurs d’accéder instantanément à des données précises, dont la création demandait autrefois plusieurs jours. Le personnel dispose aujourd’hui d’un comparatif mensuel entre ses résultats réels et prévisionnels, qui lui permet d’évaluer les performances des agences par rapport aux projections du mois antérieur. Le rapport est mis à jour automatiquement et il est accessible en ligne en permanence. Avant Jedox, plusieurs heures étaient nécessaires à l’équipe pour obtenir ce rapport manuellement. « Avant,  il me fallait près d’une journée de travail chaque mois pour mener à bien le processus d’élimination des coûts ; avec le processus que nous avons conçu dans Jedox, cela ne nous prend plus que 30 minutes », confie Erich Ekert. Depuis que l’équipe a opté pour Jedox, elle a pu constater mois après mois une accélération du processus.

« Avant,  il me fallait près d’une journée de travail chaque mois pour mener à bien le processus d’élimination des coûts ; avec le processus que nous avons conçu dans Jedox, cela ne nous prend plus que 30 minutes. »

– Erich Ekert, responsable FP&A chez Project Worldwide

Le test le plus important a eu lieu au mois d’août, lorsqu’il a été demandé à l’équipe de générer plusieurs rapports dans un court laps de temps. Au départ, l’idée de tout devoir boucler en quelques jours a suscité quelques inquiétudes : « Malgré l’ampleur de la tâche, Jedox nous a aidés à atteindre notre objectif pratiquement sans aucun stress », explique Erich Ekert. Pour une équipe jusque-là habituée à d’éreintantes procédures manuelles, ce fut une vraie libération :« Nous avons gagné plusieurs jours sur notre processus de reporting, car la création, l’accès et le partage des rapports sont beaucoup plus rapides », précise-t-il.

« Lorsque je repense à la façon dont nous générions nos projections internes avant Jedox, nous rencontrions toujours une erreur ou un pépin de dernière minute. Ce n’est plus le cas désormais. Avec Jedox, c’est le jour et la nuit », conclut Erich Ekert.