Prévisions 3x plus fréquentes, analyse de scénarios 10x plus rapide et processus budgétaires accélérés

PJP Investments Group—qui exploite plus de 130 restaurants Papa John’s en Jordanie, en Arabie Saoudite et aux Émirats Arabes Unis—a historiquement géré ses budgets et ses rapports via Excel. Cependant, à mesure que l’organisation grandissait, le fichier Excel aussi. En fait, il a triplé en taille. Avec des onglets séparés pour chaque nouveau magasin et de nombreux calculs pour de grandes quantités de données, ouvrir le fichier est même devenu difficile.

Avec jusqu’à 20 nouveaux magasins ouverts chaque année, PJP a constaté que la catégorisation correcte de chaque magasin par région devenait de plus en plus laborieuse et sujette aux erreurs. Des centres commerciaux aux magasins en ligne, en passant par les points de vente dans les stations-service—chaque type de magasin nécessitait une catégorisation unique, ajoutant de la complexité à un fichier Excel déjà surchargé et sujet aux pannes.

En raison de diverses entrées de données, de variations d’orthographe et de conventions de nommage incohérentes dans les feuilles de calcul, une analyse précise était presque impossible. En bref, l’équipe de planification et d’analyse financière (FP&A) était constamment en train de rattraper son retard.

Avec la phase de croissance rapide de PJP et l’augmentation de sa taille, il est devenu évident qu’Excel avait atteint ses limites. L’organisation avait besoin d’une solution FP&A intégrée et évolutive, capable de gérer la demande croissante et de suivre la trajectoire de croissance de PJP.

Pour accompagner l’évolution de l’organisation, PJP a choisi la solution de gestion de la performance d’entreprise de Jedox. Personnalisable et intuitive, elle peut être adaptée pour être similaire à Excel, facilitant ainsi la transition vers une nouvelle interface pour la Finance et d’autres départements. Jedox offre également un contrôle et une structure accrus, permettant à PJP de construire et d’étendre la plateforme selon les besoins actuels et futurs.

En particulier, PJP estimait que les insights et fonctionnalités de visualisation pilotés par l’IA seraient utiles : « Nous pouvions voir que Jedox ne résoudrait pas seulement nos besoins immédiats en planification et en reporting, mais fournirait également une solution durable avec des opportunités de développement à mesure que notre entreprise continue de croître », a déclaré Darrell Edon, directeur financier.

Avant de choisir Jedox, PJP envisageait d’acheter un serveur pour le stockage des fichiers Excel. Cependant, la Finance aurait été confrontée à une gestion complexe des feuilles de calcul, davantage d’erreurs, des processus lents et des blocages de fichiers—ce qui aurait limité le temps consacré aux missions stratégiques.

Avec Jedox, PJP peut se concentrer sur son processus de budgétisation annuel, ainsi que sur les mises à jour mensuelles et trimestrielles des prévisions. Cela permet aux départements des Opérations, des Ressources Humaines, de la Location, des Projets et d’autres de participer activement au processus de budgétisation.

Auparavant, l’équipe Finance créait et partageait des modèles Excel avec d’autres départements pour les données. Cependant, de nombreux départements modifiaient les modèles en ajoutant ou supprimant des lignes, entraînant des incohérences et des erreurs.

En utilisant Jedox, la Finance peut contrôler les droits d’accès et d’édition de chaque département. Par exemple, les RH peuvent uniquement ajouter des données sur les effectifs, tandis que les Opérations peuvent seulement ajouter des données de vente. La solution a éliminé tout risque que les départements modifient les formules et les données critiques. Désormais, il ne faut que cinq minutes à la Finance pour configurer les prévisions de ventes pour tous les magasins PJP.

Jedox a également permis une collaboration interfonctionnelle plus solide. Par exemple, les équipes RH et Opérations disposent désormais d’une meilleure visibilité sur leurs données respectives. Les RH peuvent voir les effectifs et les salaires, tandis que les Opérations peuvent approfondir les prévisions, les budgets et les ventes. Cela fournit des insights plus clairs sur les magasins par région et par type, ce qui est essentiel car les effectifs et les ventes sont des moteurs clés de la rentabilité des restaurants.

L’amélioration de la collaboration aide également la Finance et les autres départements à travailler dans un format standard. Par exemple, les Opérations peuvent suivre les prévisions par rapport au budget, et les RH peuvent surveiller les effectifs par rapport aux données passées pour une meilleure planification.

Avec Jedox, PJP bénéficie d’un meilleur contrôle des données et prévoit désormais mensuellement au lieu de trimestriellement. Dans le secteur de la restauration en constante évolution, des prévisions dynamiques sont essentielles, surtout lorsque de nouveaux magasins ouvrent régulièrement et que ceux qui sous-performent ferment.

PJP dispose également d’une vue plus claire de sa situation financière, permettant à la Finance d’évaluer la performance et d’identifier les tendances. L’équipe FP&A est passée du travail manuel sur tableur à une analyse et une prévision plus efficaces. Cela signifie que l’organisation termine désormais des prévisions annuelles avec plusieurs scénarios en quelques jours au lieu de semaines—ce qui mène à de meilleures décisions.

Jedox fournit à PJP des données cohérentes et précises dans toute l’entreprise. La Finance ne se préoccupe plus d’erreurs comme les formules modifiées ou les lignes supprimées dans Excel. Maintenant, l’équipe peut se concentrer sur la révision des décisions stratégiques et dispose de plus de temps pour ajuster les scénarios si nécessaire.

Avec des données plus fiables et une plus grande confiance, la Finance est désormais plus consciente de la précision des prévisions, des tendances du secteur et des facteurs externes comme les changements politiques ou les évolutions du marché.

Jedox a permis àPJP d’anticiper les changements et à gérer les attentes avec une meilleure visibilité sur les résultats, permettant ainsi une approche proactive plutôt que réactive. En regardant vers l’avenir, PJP prévoit d’améliorer les visualisations et d’utiliser les fonctionnalités d’IA pour des prévisions à long terme automatisées, dans le but d’améliorer ses processus de prévision et de budgétisation.