L’entreprise Getränke Hoffmann gère ses filiales avec des données SAP mises à jour quotidiennement

Avec ses quelques 600 filiales, l’entreprise Getränke Hoffmann est le numéro 1 des magasins de boissons spécialisés en Allemagne. Cette entreprise prospère connaît une croissance rapide. Cette croissance due à des rachats nécessite notamment une grande flexibilité en matière de contrôle de gestion. L’organisation fortement décentralisée est composée à l’heure actuelle de trois entités juridiques. Les filiales qui viennent s’y ajouter doivent régulièrement être intégrées dans la planification de l’entreprise.

Dans le secteur de la distribution de boissons, il faut également tenir compte des variations importantes du chiffre d’affaires. Les ventes saisonnières et dépendantes de la météo, les fluctuations entre le weekend et les jours de la semaine et les pics de chiffre d’affaires, par exemple lors de grands événements sportifs, rendent la planification au niveau des filiales plus difficile.

Les exigences étant de plus en plus nombreuses, la planification actuelle ne pouvait plus s’effectuer dans Excel. Le département contrôle de gestion a donc recherché un logiciel flexible pour la planification, les prévisions et le reporting, permettant de gérer les performances de toute l’entreprise en utilisant des données communes. L’équipe a opté pour Jedox en raison de sa grande flexibilité et de sa compatibilité avec Excel. La facilité d’intégration dans SAP et dans d’autres systèmes en amont a également joué en faveur de Jedox. Pour Constanze Perlberg, responsable du projet au département contrôle de gestion, il était important de pouvoir gérer le logiciel de façon autonome avec son équipe et de le faire évoluer étape par étape en fonction des besoins.

Avec le support de HICO-Group, partenaire de Jedox, l’équipe Getränke Hoffmann a pu mettre en place une architecture BI puissante, ainsi qu’une planification intégrée pour l’entreprise. La source principale de données est le système SAP de l’entreprise, dans lequel on trouve, entre autres, les données d’encaissement des filiales et la gestion des produits. Dans un entrepôt de données basé sur une plate-forme Snowflake, les données de différentes sociétés SAP convergent et sont mises à disposition dans des modèles de données performants pour la planification et l’analyse. Lors de la modélisation des données, HICO-Group a représenté l’organisation de l’entreprise en business units, centres de coûts, filiales et domaines spécialisés. De cette façon, il est possible d’effectuer de nombreuses analyses, des agrégations et des vues détaillées. Les utilisateurs accèdent aux données via l’interface Web Jedox ou via l’add-in Jedox pour Excel. À l’avenir, il est prévu de pouvoir utiliser Microsoft Power BI.

La solution a été développée à l’aide de modèles financiers Jedox pour les comptes de pertes et profits, le bilan et la trésorerie. Le modèle de planification RH a également été utilisé. Sur cette base, les conseillers de HICO-Group ont créé un modèle de planification complet et personnalisé. Dans le cadre du projet, l’équipe a considérablement élargi et approfondi le contrôle de gestion existant. Par exemple, la structure des filiales a ainsi été étendue à 600 centres de coûts. Une planification des coûts beaucoup plus précise a également été mise en place.

Planification, prévisions et reporting

La planification du compte de résultat est au cœur de l’application Jedox. Elle est basée sur une planification détaillée du chiffre d’affaires avec le chiffre d’affaires journalier des filiales ainsi que sur la planification RH des ETP, sur les entrées et les sorties, les capacités, ainsi que sur les horaires d’ouverture et de fermeture des filiales. Les pertes et profits se basent sur la planification des centres de coûts, des investissements et des projets. Ils découlent eux-mêmes du bilan, de la trésorerie et d’une imputation complexe des allocations du groupe avec des marges de contribution à plusieurs niveaux et un compte de résultats pour l’ensemble des filiales.

En plus de la planification budgétaire annuelle, des prévisions sont faites sur une période de 15 mois. Getränke Hoffmann teste également le module Jedox AIssisted™ Planning pour prévoir l’évolution du compte de résultat. En se basant sur une période de 36 mois, le module IA génère des valeurs par défaut pour le chiffre d’affaires et les coûts qui sont utilisées pour la comparaison avec à la planification manuelle. En raison des nombreuses valeurs anormales typiques de la branche dans les activités de vente, la prévision automatisée des chiffres d’affaires s’avère difficile, alors que le calcul des coûts est plus précis.

L’équipe de contrôle de gestion a intégré progressivement dans le modèle de planification les thèmes des services spécialisés, de la vente au marketing, en passant par l’informatique et les achats, en fonction des besoins. C’est également dans Jedox qu’est généré le reporting mensuel pour le groupe Radeberger, la maison mère des Boissons Hoffmann.

Avec Jedox, l’entreprise Getränke Hoffmann dispose d’un système adaptable qui évolue en fonction de la croissance de l’entreprise et du contrôle de gestion. De nombreux thèmes et exigences spécifiques ont pu être intégrés sans programmation grâce aux fonctions internes du logiciel. Aujourd’hui, les nouvelles filiales s’intègrent facilement dans le processus de planification. Les nouvelles acquisitions sont présentées séparément afin de représenter l’évolution du groupe avec des indices de référence pertinents.

L’implémentation de Jedox de Jedox a permis de passer d’une planification descendante (top-down) dans Excel à une planification ascendante (bottom-up), La consultation menée auprès des directeurs commerciaux régionaux, des chefs de service et des chefs de secteur fournit des résultats réalistes et fait de la planification un instrument de pilotage fiable. Le processus de répartition automatisé des prévisions et des résultats est également utile pour la gestion. Il répartit les coûts et les résultats entre toutes les filiales en fonction des formules assignées.

« Nous avons opté pour Jedox en raison de sa compatibilité avec Excel et de la flexibilité du système. Du fait que le contrôle de gestion et les processus internes sont en croissance permanente chez Getränke Hoffmann, nous avons définitivement pris la bonne décision et nous apprécions tout particulièrement la flexibilité du système. Travailler sur le projet est très intéressant du fait de la grande flexibilité du système. »

Constanze Perlberg, Senior Controller, Getränke Hoffmann GmbH.

La responsable de projet Constanze Perlberg, Senior Controller, tire un bilan positif de l’implémentation de Jedox et évoque les avantages tangibles au niveau des opérations quotidiennes :

• L’importation quotidienne des données SAP dans Jedox permet des analyses plus rapides et plus flexibles.
• L’acceptation par les différents services concernés est excellente. Les erreurs dans Excel et au niveau des copier-coller sont évitées. Grâce à la fonction Drillthrough des documents, les services spécialisés bénéficient d’une meilleure transparence de leurs coûts.
• L’impact économique des modifications de données durant le processus de planification est immédiatement visible et directement accessible à tous.
• Les rapports ont une réelle valeur ajoutée en termes d’apparence et de flexibilité.
• Les exigences, qui augmentent continuellement en raison de changements de processus ou de nouveaux systèmes, peuvent être intégrées rapidement.