Getränke Hoffmann steuert Filialen mit tagesaktuellen SAP-Daten

Mit rund 600 Filialen ist Getränke Hoffmann die Nr. 1 der filialisierten Getränkefachmärkte in Deutschland. Das erfolgreiche Unternehmen wächst schnell. Im Controlling erfordert das vornehmlich anorganische Wachstum durch Zukäufe hohe Flexibilität. Die stark dezentral ausgerichtete Organisation besteht derzeit aus drei rechtlichen Firmen, und regelmäßig müssen neu hinzukommende Filialen in die Planung des Gesamtunternehmens integriert werden.

Im Getränke-Fachhandel sind zudem erhebliche Umsatzschwankungen zu berücksichtigen. Saisonaler bzw. wetterabhängiger Verkauf, Unterschiede zwischen Wochenenden und Wochentagen und Umsatzspitzen, z.B. bei großen Sportereignissen, erschweren bei der Filialplanung genaue Vorhersagen.

Mit der vorhandenen Planung in Excel waren die wachsenden Anforderungen nicht mehr zu bewältigen. Das Controlling suchte daher nach einer anpassungsfähigen Software für Planung, Forecasting und Reporting, mit der ein unternehmensweites Corporate Performance Management auf gemeinsamer Datenbasis abgebildet werden kann. Das Team entschied sich für Jedox wegen der hohen Anpassungsfähigkeit und der Exelnähe. Auch die einfache Integration von SAP und anderen Vorsystemen sprach für Jedox. Der projektverantwortlichen Controllerin Constanze Perlberg war zudem wichtig, dass sie die Softwarelösung mit ihrem Team eigenständig steuern und schrittweise nach Bedarf ausbauen kann.

Mit Unterstützung des Jedox-Partners HICO-Group hat das Team von Getränke Hoffmann eine leistungsstarke BI-Architektur implementiert und eine integrierte Unternehmensplanung aufgebaut. Hauptsächliche Datenquelle ist das SAP-System der Organisation, in dem u.a. auch die Kassendaten der Filialen und die Warenwirtschaft eingehen. In einem Data Warehouse auf Basis einer Snowflake Plattform fließen die Daten aus verschiedenen SAP-Buchungskreisen zusammen und werden in performanten Datenmodellen für Planung und Analyse bereitgestellt. Bei der Datenmodellierung hat die HICO-Group die Unternehmensorganisation in Business Units, Kostenstellen, Filialen und Fachbereichen abgebildet. So sind vielfältige Analysen, Aggregationen und Detailsichten aus Business-Sicht möglich. Die Nutzer greifen über Jedox Web oder das Jedox Excel Add-in auf die Daten zu. Geplant ist, künftig auch Microsoft Power BI als Frontend zu nutzen.

Beim Aufbau der Lösung kamen u.a. Jedox Finanzmodelle für die GuV, Bilanz und Cash Flow sowie das HR-Planungsmodell zum Einsatz. Die Berater der HICO-Group haben auf dieser Basis ein umfassendes unternehmensindividuelles Planungsmodell aufgebaut. Im Zuge des Projekts hat das Team das vorhandene Controlling wesentlich erweitert und vertieft. So wurde beispielsweise die Filialstruktur auf 600 Kostenstellen erweitert und eine wesentlich genauere Kostenplanung abgebildet.

Planung, Forecast und Reporting

Im Mittelpunkt der Jedox Applikation steht die GuV-Planung. Basis dafür sind eine detaillierte Umsatzplanung mit Tagesumsätzen der Filialen sowie die HR-Planung von FTEs, Zu- und Abgängen, Kapazitäten sowie Filialeröffnungen und -schließungen. Zusammen mit der Kostenstellenplanung und der Investitions- und Projektplanung baut sich die GuV auf, von der sich wiederum Bilanz, Cash Flow und eine komplexe Konzernumlagenverrechnung mit mehrstufigen Deckungsbeiträgen und Ergebnisrechnung über alle Filialen ableiten.

Neben der jährlichen Budgetplanung wird ein Rolling Forecast über 15 Monate erstellt. Testweise setzt Getränke Hoffmann auch das Jedox-Modul AIssisted™ Planning für die Vorhersage der GuV-Entwicklung ein. Auf der Basis von 36 Monaten generiert das KI-Modul Vorschlagswerte für Umsätze und Kosten, die zum Vergleich mit der manuellen Planung herangezogen werden. Wegen der branchentypischen zahlreichen Ausreißer im Verkaufsgeschäft gestaltet sich die automatisierte Vorhersage der Umsätze schwierig, während die Hochrechnung der Kosten genauere Ergebnisse liefert.

Die Themen der Fachbereiche hat das Controlling-Team von Vertrieb über Marketing, IT und Einkauf nach Bedarf schrittweise in das Planungsmodell integriert. In Jedox wird zudem das Monatsreporting für die Radeberger Gruppe als Mutterkonzern von Getränke Hoffmann generiert.

Mit Jedox verfügt Getränke Hoffmann über ein anpassungsfähiges System, das mit dem Unternehmen und dem Controlling mitwächst. Ein breites Themenspektrum und spezifische Anforderungen konnten ohne Programmierung mit den Bordmitteln der Software abgebildet werden. Neue Filialen werden heute einfach in den Planungsprozess integriert. Die Neuzugänge werden dabei jeweils separat ausgewiesen, um die Konzernentwicklung in aussagekräftigen Benchmarks darzustellen.

Mit der Einführung von Jedox wurde die vorherige Top-down-Planung in Excel auf eine Bottom-up-Planung umgestellt. Die Befragung der Regionalleiter im Vertrieb, der Abteilungsleiter und Bereichsleiter liefert realistische Planergebnisse und macht die Planung zu einem verlässlichen Steuerungsinstrument. Hilfreich für die Steuerung ist auch das automatisierte Umlageverfahren für Ist und Plan, das Kosten und Ergebnisse nach hinterlegten Formeln auf alle Filialen verteilt.

„Wir haben uns für Jedox aufgrund der Excelnähe und der Flexibilität des Systems entschieden. Da das Controlling bei Getränke Hoffmann und die internen Prozesse stetig wachsen, war das definitiv die richtige Entscheidung und wir wissen die Flexibilität des Systems sehr zu schätzen. Die Arbeit im Projekt ist aufgrund der vielen Mitgestaltungsmöglichkeiten sehr spannend.“

Constanze Perlberg, Senior Controller, Getränke Hoffmann GmbH

Die projektverantortliche Senior Controllerin Constanze Perlberg zieht ein positives Fazit aus der Jedox-Implementierung und nennt handfeste Vorteile im Tagesgeschäft:

• Durch den täglichen Import der SAP-Daten nach Jedox sind schnellere und flexiblere Analysen möglich.
• Die Akzeptanz der beteiligten Fachbereiche ist groß. Excel- und Kopierfehler werden vermieden, und mittels der Drillthrough-Funktion auf die Belege haben die Fachbereiche eine viel höhere Transparenz ihrer Kosten.
• Anpassungen von Daten während der Planungsprozesse sind in ihrer wirtschaftlichen Auswirkung sofort sichtbar und direkt für alle zugänglich.
• Reports haben einen deutlichen Mehrwert an Optik und Flexibilität.
• Stetig wachsende Anforderungen durch Prozessänderungen oder neue Systeme etc. können schnell umgesetzt werden.