RBI Retail Innovation bringt mit Jedox Transparenz in die Projektplanung

RBI Retail Innovation GmbH wurde 2021 gegründet und ist ein IT-Produktunternehmen der RBI-Gruppe mit Sitz in Wien. Als österreichische Tochtergesellschaft der Raiffeisen Bank International kümmert sich das Team der RBI Retail Innovation, kurz RBI RI, um das Design, die Bereitstellung und die Post-Delivery-Aktivitäten von digitalen Banking-Plattformen der nächsten Generation und befasst sich mit der Verwaltung digitaler Transformationsprojekte für die RBI-Gruppe.

Das Team der RBI RI kümmert sich um alle rechtlichen und finanziellen Aspekte im Zusammenhang mit Vertragsabschlüssen, behördlichen Bewertungen und Dokumentenmanagement für die betreffenden Projekte und ermöglicht die Vertragsabwicklung und Finanzverwaltung für verschiedene Dienstleistungen, die im Sinne von „Product as a Service“ von den unterschiedlichen Banken im Netzwerk der Raiffeisen Bank International genutzt werden.

Ziel war es, die Projekt- und Prozessplanung sowie deren Koordination durch die Einführung eines einheitlichen Planungsprozesses zu optimieren. Das aktuelle System war ausschließlich Excel-basiert und damit aufwändig, fehleranfällig und verfügte über keine Versionskontrolle. Der stark manuelle Prozess war nicht nur zeit- und personenintensiv, sondern auch schwierig zu verwalten. Die individuell erstellten Excel-Sheets mit aufwändigen Makro-Unterstützungen wurden zwischen der RBI Retail Innovation und den Netzwerkbanken, für die die Projekte geplant und durchgeführt werden, mehrmals hin und her geschickt, bis letztendlich alle dieselbe Entscheidungsgrundlage hatten.

Michael Weese, CEO bei RBI Retail Innovation, suchte daher nach einer einheitlichen Lösung für einen Financial and Project-Planning-Hub. Für ihn standen Benutzerfreundlichkeit mit dem passenden Look & Feel einer Excel-ähnlichen Lösung sowie die nahtlose Integration in die bestehende Systemumgebung und die schnellen Reaktionszeiten an erster Stelle.

Nachdem Jedox im Unternehmen in einem POC getestet wurde, waren Weese und sein Team schnell davon überzeugt, dass sie hier die perfekte Lösung für ihre Anforderungen haben.

Vor allem die Architektur von Jedox und seine Datenkommunikation war für die Entscheidung ausschlaggebend. In Jedox können alle Daten der End-User zentral eingegeben und verwaltet werden. Die Ergebnisse und das Feedback werden sofort online für den Benutzer sichtbar. Das System ist einfach zu bedienen und stieß durch die Excel-ähnliche Oberfläche auf Zustimmung bei den Benutzern.

Flexible Standardsoftware

Durch ihre hohe Flexibilität und Planungsfunktionalität konnte die Standardsoftware alle Anforderungen zur Abbildung des komplexen Projektplanungsmodells abdecken. Auch die Datenübertragung in die Microsoft SQL-Datenbank, die als Vorsystem genutzt wird, sowie in die als Gruppenstandard eingesetzte Reporting-Lösung mit Qlik Sense verlief reibungslos.

Innerhalb weniger Monate wurde die komplette Projektplanung in Jedox integriert. Dabei wurden zwei Perspektiven berücksichtigt: der Expense-Block für Innovations- und Operationsausgaben der RBI-RI, und die Outbound-Seite für die Receiver Banken. Entscheidend war, dass die einzelnen Rechnungsposten von Lieferanten auf der Expense-Seite gegenüber den Netzwerkbanken genau aufgeschlüsselt werden können, um so den Zusammenhang von Eingangs- bis Ausgangsrechnung nachvollziehbar zu machen.

Effektive Zusammenarbeit

Die Umsetzung wurde von Harrer & Partner Unternehmensberatung begleitet. Da man sich bereits aus früheren Projekten im Bereich Analyse und Reporting kannte, konnte man hier auf einen verlässlichen Partner zurückgreifen, der das Geschäftsmodell des Unternehmens bereits kannte und über die nötige Expertise verfügte.

Die Experten von Harrer & Partner übernahmen die Schulung und halfen im Vorhinein bei der Anbindung der Systemumgebung und bei der Konnektivität mit der Cloud. Im Laufe der Implementierung stand dem Team der RBI Retail Innovation weiterhin ein Senior Consultant zum Review bei Bedarf zur Seite und half, die Prozesse noch zu optimieren.

Michael Weese erklärt den Projektansatz: „Wir wollten die Implementierung und Projektumsetzung so gut es geht selbst durchführen. So war unser anfänglicher Aufwand bis auf die umfangreiche Schulung minimal und es gab geringe externe Beratungskosten. Da Jedox einfach zu bedienen ist, konnten wir alles selbst anpassen und umsetzen und uns so per Training-on-the-job das Softwarewissen aneignen. Dies ermöglichte uns einen pragmatischen, kostengünstigen und kontrollierten Roll-Out.“

Von der Discovery-Phase mit einer Cost-Benefit-Analyse (interne Entwicklung, POC, Marktstudie) der veranschlagten Projekte über die Assessments & Contracting-Phase mit einer detaillierten Planung und Potenzialanalyse bis hin zur Invoicing und Monitoring-Phase aller mit dem Projekt verbundenen Eingangs- und Ausgangsrechnungen findet Jedox nun seinen Einsatz. Dabei interagiert es in den Projektphasen mit unterschiedlichsten Datenquellen wie z. B. Sharepoint, iProc, SQL-Datenbank, SAP, Qlik Sense etc. und sorgt so dafür, dass alle Informationen an einem Ort allokiert werden.

„Der mühselige Prozess mit der manuellen Erstellung von Planungsrechnungen in Excel sowie den endlosen Feedbackschleifen zwischen uns und den Netzwerkbanken ist obsolet geworden. Nun werden mit wenigen Mausklicks die Daten und Planungsparameter für die Projekte erfasst oder auch schnell geändert. Jedox macht den Rest und ermöglicht eine automatisierte Planung bis auf Detailebene sowie den direkten Datenzugriff. Dies erleichtert die Kommunikation mit den Receiver Banken erheblich, da besser nachvollzogen werden kann, welcher Service wann, wo und für wen erbracht wurde,“ zeigt sich Michael Weese zufrieden.

Transparenter Planungsprozess

Mithilfe von Workflows, Freigabeprozessen und einem übersichtlichen Navigation Board werden die Product Owner und Delivery-Teammitglieder zudem sicher durch den Planungsprozess geführt. Nicht nur der einzelne Planer hat dabei einen Überblick über den Status seiner Planung, sondern jeder Teilbereich bis hin zum Gesamtunternehmen hat jederzeit Einblick auf den aktuellen Stand.

Aktuell werden 17 bis 20 Groß-Projekte parallel in Jedox abgewickelt. Bis zu sechs weitere Projekte stehen bereits in der Pipeline. Insgesamt arbeiten rund 40 User mit der Jedox-Lösung in den unterschiedlichen Projektphasen zusammen. In der stabilen und performanten Planungs-Plattform können erstmals alle Plankostendaten gemeinsam in einem System ausgewertet und einem weiteren Schritt mit den Ist-Daten, die von den Receiver Banken kommen, verglichen werden. Damit wird die dezidierte Simulation von finanziellen Stellschrauben möglich.

„Unser Investment-Board haben wir innerhalb weniger Monate zu 100 % in Jedox abgebildet und so von Eingangsrechnungen zu Ausgangsrechnungen eine komplett transparente End-to-End-Kostenprojektplanung umgesetzt. In Zukunft möchten wir das Potenzial dieser Planungsplattform und ihre Anbindungsmöglichkeiten voll nutzen und werden auch die Benefitplanung mit Jedox umsetzen.“

Michael Weese, CEO der RBI Retail Innovation GmbH

Hohe Planungsqualität

Die Planungsqualität hat sich seit dem Einsatz der Jedox-Lösung deutlich erhöht. Entscheidend ist dabei die hohe Transparenz. Die Plandaten sind im Detail bis auf ihre Herkunft nachvollziehbar. Das schafft Vertrauen während der gesamten Projektphase innerhalb des Unternehmens und gegenüber den Receiver Banken und ermöglicht schnellere Anpassungen und Entscheidungen.

RBI Retail Innovation kann in einem viel kürzeren Zeitraum als früher in den Projekten effizient und sicher Ergebnisse liefern. Jedox fügt sich nahtlos in die Plattformen und Unternehmensinformationsarchitektur der RBI RI. Gemeinsam mit Qlik Sense (für das Forecast- und Budget-Reporting nach außen im Einsatz) bildet Jedox eine zentrale Informationsquelle und findet seinen Einsatz unternehmensintern in der Dokumentation, in der Projektplanung sowie im Reporting.