Fiat: 10x kürzere Abfragezeiten im Forecasting

Den Werkstatttermin mit nur einem Klick buchen, im Onlineshop nach passenden Ersatzteilen suchen oder die Kundenbasis durch ein multimediales Loyalty Program pflegen: der Traditionskonzern Fiat geht mit der Zukunft und bietet in seinen „Motor Villages“ personalisierte Vertriebs- und Service-Leistungen. Die FCA Motor Village Germany GmbH koordiniert deutschlandweit die Prozesse der 15 Autohäuser, von direktem Vertrieb von Neu- und Gebrauchtwagen über Geschäftskunden und -partner, Wartung bis hin zur Reparatur.

Um der Turiner Hauptzentrale aktuelle Daten aus den deutschen Niederlassungen zu berichten und den Quartal-Forecast bereitzustellen, setzte das zentrale Controlling in Frankfurt auf eine Reporting-Lösung eines deutschen BI-Anbieters sowie MS Excel als Planungstool.

Der Head of Controlling entdeckte schnell Schwachstellen des bisherigen Systems: Zwar konnten Daten aus den vorgelagerten Finanzbuchhaltungs- und ERP-Systemen reingeladen werden, doch Plandaten mussten den Umweg über starre Excel-Sheets nehmen. Wichtige Informationen für den Forecast wurden nicht automatisch aktualisiert, sondern mussten manuell in das BI-System transferiert werden.

Darüber hinaus konnte die komplexe Rechenlogik für die unternehmensweite Planung sowie Gewinn- und Verlustrechnung nicht abgebildet werden.

„Bei 15 Autohäusern, deren Daten wir meist unter Zeitdruck konsolidieren müssen, kam es mit der bisherigen BI-Lösung zu einem erheblichen Zeitaufwand bei der Auswertung. Nachtschichten vor dem vierteljährlichen Forecast waren für das Controlling-Team leider keine Seltenheit.“

Auch für den Planungsprozess mit MS Excel sah Fiat Optimierungspotenzial: Die Eingabe der Plandaten erfolgte in mehr als 30 Excel-Sheets mit je fast 150.000 Zellen, die bei jeder kleinen Änderung einzeln angepasst und manuell konsolidiert werden mussten. Dieser Datenkreislauf zwischen Zentrale und den einzelnen Planern in den Fiat-Niederlassungen resultierte in einer erheblichen Ressourcenbindung, um den aus Turin vorgegebenen Zeitplan zu erfüllen.

Head of Controlling: „Während des mehrstufigen Planungsprozesses kam es unweigerlich auch zu Un-Plausibilitäten in den komplexen Excel-Mappen, deren Aufdeckung noch mehr Zeit einnahm.“

Um auf die zeitnahen Forecast-Änderungen der Turiner Zentrale agiler zu reagieren und die Datenströme der einzelnen Niederlassungen einfacher und schneller zu bündeln, aufzubereiten und mit Plandaten zu befüllen, suchte die FCA Motor Village Germany GmbH nach einer modernen Reporting-Software mit integrierter Planungsfunktionalität. Weitere Anforderungen waren eine personalschonende Administration der neuen Lösung und die einfache Anpassung von Berichten und Planungslogiken durch die Power User des Fiat-Controllings.

Jedox konnte sich während der Evaluierungsphase in einem Proof of Concept-Workshop gegen Lösungen von mehreren Wettbewerbern behaupten. Vor allem die Excel-Nähe der Jedox-Software überzeugte die Fiat-Entscheider, da sie auch Controlling-fernen Niederlassungsmitarbeiter einen schnellen Einstieg ermöglicht. Zudem sprach die einfache Anbindung an die bestehende IT-Landschaft von Fiat mittels automatisierter ETL-Prozesse für Jedox, wie auch die leistungsstarke multidimensionale Reporting-Engine, die Datenabfragen in Echtzeit ermöglicht. 

„Wir haben verstanden, dass unsere Planung und das Reporting mit modernen Bordmitteln agil werden musste und Jedox hat sich dafür als ideales Steuerungstool herausgestellt.“

Der Self-Service Ansatz der Software und die Unterstützung durch Jedox-interne Berater im Coaching-Verfahren ermöglichten eine schnelle Implementierung der Jedox-Lösung. Gemeinsam mit den Fiat-Power Usern wurden die konkreten Projektanforderungen evaluiert und auch komplexere Umsetzungen, etwa automatisierte ETL-Jobs, im Team absolviert.

Es war wichtig, das Know-how bei Fiat zu stärken und die Fachanwender zum selbstständigen Administrieren der Software zu befähigen. Coaching-Workshops und der Besuch der Jedox Academy unterstützten das Fiat-Controlling, wodurch Kosten für externe Beratungsleistungen deutlich reduziert werden konnten. Die Implementierung konnte ressourcensparend ohne Unterstützung der IT-Abteilung erfolgen und die einzelnen Berichte sowie die Nutzerrechteverteilung wurden durch Fiat selbstständig erstellt. Vor allem der anwenderfreundliche Datei-Manager der Jedox Web-Oberfläche erleichtert die Arbeit:

Es ist sehr einfach mit den hinterlegten Daten im Excel-ähnlichen UI zu arbeiten und mit wenigen Klicks einen neuen Report zu erstellen. Für Jedox muss man als Controller kein IT-Experte sein, sondern kann mit seinem Excel-Wissen autark arbeiten.

Nach erfolgreicher Umsetzung erfolgt die Administrierung der Jedox-Lösung nun parallel zum Tagesgeschäft durch einzelne Controlling-Mitarbeiter – eine dedizierte Administratorstelle ist nicht notwendig.

Das zentrale Controlling der FCA Motor Village Germany GmbH setzt Jedox für eine vollständige integrierte Unternehmensplanung im Gegenstromverfahren (Top-down/Bottom-up) sowie umfängliche Gewinn- und Verlustrechnung ein. Fiat profitiert von tagesaktuellen Kennzahlen für seine Budgetierung und Forecasting, den monatlichen Plan-Ist-Vergleich und wöchentliche Forecast-Calls mit dem Turiner Konzernhauptsitz. Dabei können über 60 Nutzer bei Fiat, vom Niederlassungsleiter bis zum Geschäftsführer in Turin, über die Jedox Web-Lösung auf einheitliche, tagesaktuelle und korrekte Daten zugreifen.

Plandaten aus Vertrieb, Personal und Administration werden nun selbstständig von den jeweiligen Center-Verantwortlichen im Web eingegeben und in die zentrale Jedox-Datenbank zurückgeschrieben. Die Planung wurde bewusst von den kaufmännischen Abteilungen entzerrt, so dass die Vertriebsmitarbeiter ihre Stückzahlen selbstständig in das Jedox-System eintragen können und zeitraubende Abstimmungsprozesse überflüssig sind.

Die Vorteile der Jedox-Planungsfunktion erläutert der Head of Controlling: „Was vorher mehrere Stunden in Anspruch genommen hat, ist mit Jedox in Sekunden erledigt: Sobald die Kollegen ihre Plandaten eingegeben haben, ist die Konsolidierung erledigt und mein Controlling-Team hat wieder Zeit für wichtige Auswertungen. Das entlastet die gesamte Organisation.“

Plan-Ist-Vergleiche und Rückblicke auf die Vorplanung können mit einem Klick generiert werden, was etwa die Nachlassplanung erleichtert: Fiat Niederlassungsmitarbeiter können mit Jedox genau sehen, wie der Nachlass sich entwickelt hat und müssen keine gesonderte Auswertung erstellen.

Tagesaktuelle Berichte im Web für die Fiat-Geschäftsführung in Turin

Auch das Reporting wurde mit der neuen Business Intelligence-Lösung optimiert und bietet Fiat nun visualisierte Dateneinblicke. Die wöchentlichen Forecast-Zahlen werden als Reports per Upstream-Verknüpfung an das Hyperion-System der Turiner Konzernzentrale weitergeleitet, anstatt wie bislang Excel-Sheets zu versenden. Per Batch PDF-Versand werden die Reports wöchentlich an einen definierten Empfängerkreis verschickt. Für tagesaktuelle Daten in Echtzeit sorgt die leistungsstarke Jedox-Datenbank:

„Nicht nur die Planung, sondern auch die Datenanalyse und komplexe Abfragen erfolgen mit Jedox 10-Mal schneller als zuvor.“

Erfolgreiche Anwendung soll international erweitert werden

Die nutzerfreundliche Jedox-Lösung für Planung und Reporting hat nicht nur das Controlling-Team überzeugt, sondern kommt auch bei den planenden Fiat-Niederlassungsmitarbeitern gut an:
„Das Feedback ist durchweg positiv, denn Jedox ist einfach zu handhaben und durch die intuitive Drop-Down-Funktion schnell einsetzbar.“

Zukünftig soll die Anwendung durch weitere Diagrammarten erweitert und auch die mobile Nutzung auf Tablet und Smartphone vertieft werden. Darüber hinaus hat die erfolgreiche Lösung der deutschen FCA Motor Village Germany GmbH auch im Ausland Interesse erregt: Eine Skalierung auf die Fiat-Vertriebsgesellschaften Österreich und Schweiz ist bereits im Gespräch.