Customer Success Story
Starlight Children’s Foundation: Den Aufwand von einem Monat auf eine Minute verkürzen
Die Starlight Children‘s Foundation ist eine australische Non-Profit-Organisation, deren Ziel es ist, Kinder und junge Menschen im ganzen Land glücklich zu machen. Seit mehr als 30 Jahren arbeitet die Stiftung mit Gesundheitspersonal zusammen, um Kindern und Jugendlichen mit chronischen Erkrankungen Freude zu schenken und Grund zum Lachen zu geben. Die Kinderhilfsorganisation verfügt auf dem australischen Kontinent über die größte Reichweite und will mit ihrem breiten Angebot erreichen, dass schwer kranke Kinder einmal nicht an ihre Behandlung denken.
Challenge
Excel konnte nicht mehr mithalten
Als innovative Stiftung beschloss die Starlight Children‘s Foundation, in eine EPM-Lösung zu investieren, um bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen. Wegen seiner Funktionalität, Skalierbarkeit und Leistungsfähigkeit fiel die Wahl auf Jedox.
Ziel der Starlight Children‘s Foundation war die Optimierung ihrer Entscheidungsprozesse. Gleichzeitig sollte die interne operative Effizienz durch eine skalierbare Lösung gesteigert werden. Es wurde schnell klar, dass dafür moderne Planungs- und Budgetierungsprozesse nötig waren.
Die Transformation der Finanzabteilung begann vor zwei Jahren mit der Aufstellung eines Teams für Financial Planning and Analysis (FP&A). Dessen Aufgabe war es, die Finanzabteilung zu unterstützen und die Finanzkompetenz von Mitarbeitern außerhalb des Finanzbereichs zu fördern. Eine skalierbare Lösung mit breiterem Funktionsumfang als Excel wurde benötigt.
Zunächst wurde versucht, das bestehende System für Planung und Reporting nachzubilden, doch die Nutzer bemängelten fehlende Tiefenschärfe und fanden das Reporting wegen verteilt gespeicherter Daten und komplizierter Datenzusammenführung wenig intuitiv.
Solution
Perfekter Überblick dank flexibler Komplettlösung für das Reporting
Starlight Children’s Foundation brauchte eine neue Sichtweise, um die Jedox-Funktionen optimal nutzen zu können. Dazu gehörten das Hinzufügen und die Restrukturierung von Daten in den Quellsystemen. Für Geschäftsanalysen und Berichte an den Vorstand sowie für Planung, Budgetierung und Forecasting wurde die Jedox Cloud implementiert. Heute läuft das gesamte Reporting über Jedox. Kostenstellenleiter und Programm-Manager können relevante Daten jederzeit ganz einfach einsehen – eine Flexibilität, die dem vorigen System fehlte.
Während Daten früher nicht zentral zusammengeführt wurden, ist heute Folgendes möglich:
- Konsolidierung der Finanzdaten aus SAP mit rollengesteuerten Planungsdaten und einfachem Zugriff in der Cloud
- Detaillierte Modellierung von Personalplanung und Programmkosten ohne komplizierte Spreadsheets
- Analyse von „Was-wäre-wenn“-Szenarien
- Gesamtüberblick über die Finanz- und Fundraising-Situation der kommenden Jahre
Outcome
Finance als Innovationstreiber – dank gemeinsamer Datenbasis
Durch die Umstellung des Finanzbereichs auf Jedox ist die Starlight Children’s Foundation in der Lage, alle einfachen Reporting-Aufgaben zu automatisieren. So bleibt mehr Zeit für Analysen und die Steigerung der Wertschöpfung. Der Vorstand muss sich heute nur noch 15 Minuten mit den Finanzen befassen und profitiert von reibungslosen Planungs- und Budgetierungsprozessen.
Der CFO kann bei Bedarf spontan Berichte erstellen und die Finanzabteilung ist in der Lage, eine Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben nach Jahr, Monat, Programm, Krankenhaus und Kampagne vorzunehmen. Alle Nutzer und ihre Zugriffsrechte werden ganz einfach zentral verwaltet und dank automatischer Updates müssen keine E-Mails mehr versandt werden, wenn neue Berichte zur Verfügung stehen.
Als kleinere Organisation ist die Starlight Children’s Foundation nun außerdem weniger von internen Finanz-Mitarbeitern abhängig. Zuvor dauerte es einen Monat, um eine Budgetübersicht mit allen Kosten je Programm und Krankenhaus aufzustellen. Heute geht das automatisch.
- Schnellere Auffindbarkeit der Daten – mehr Zeit für Analysen
- Beschleunigung von Budgetierung, Forecasting und Finanzabschluss
- Präzisere Forecasts
- Fehlerminimierung durch Automatisierung von Datenverarbeitung und -konsolidierung
- Keine Abhängigkeit von „offline“ gespeicherten Excel-Spreadsheets
Die Starlight Children’s Foundation arbeitet weiterhin an der Optimierung ihrer Prozesse. Beispielsweise werden Gehaltsdaten jetzt in Jedox genutzt, damit Kostenstellenleiter das Reporting und Forecasting direkt vornehmen können. Außerdem ist geplant, die Umsatzprognose und rollierende Forecasts in die Planungsprozesse zu integrieren.
Mit Jedox können wir jederzeit die passenden Finanzberichte erstellen und finden alle Daten an einem Ort, anstatt in unterschiedlichen Spreadsheets. Durch den einfachen Zugriff auf Informationen hat sich auch unsere Kompetenz und unser Selbstvertrauen im Finanzbereich verbessert. Heute können wir unser Budget viel vorausschauender verwalten, sehen Veränderungen im Jahresverlauf besser und erstellen im Handumdrehen Prognosen. Davon profitieren letztlich auch die Kinder und Jugendlichen und ihre Familien.
Felicity McMahon, Head of Programs, Starlight Children’s Foundation.
Jedox Partner: 3rd Rock IT Solutions
Ziel von 3rd Rock Business Solutions ist es, den Finanzbereich der Zukunft entscheidend mitzugestalten. 3rd Rock ist überzeugt, dass die Finanzabteilung in Organisationen den Ton angibt und zukünftige technologische Veränderungen vorantreiben wird. Finanzabteilungen sind genau in der richtigen Position, um bei Prozessen, Tools und Technologien den Wandel zu bewirken, der zur Steigerung des Unternehmenswerts nötig ist.
