Customer Success Story
Mantrac automatisiert 90 % der Abstimmungen und verkürzt Reporting um 88 %
Die Mantrac Group ist ein Anbieter von Komplettlösungen und einer der weltweit größten autorisierten Caterpillar-Händler für Baumaschinen sowie branchenführende Antriebslösungen für alle Anwendungsbereiche. Seit 1977 hat sich das Angebot des Unternehmens erheblich erweitert und es ist in Asien, Afrika und dem Nahen Osten tätig, mit zwei Tochtergesellschaften in Großbritannien und China. Dank eines umfassenden Lagerbestands verfügt das Unternehmen über die besten Lösungen zur Unterstützung zahlreicher Branchen in 14 Regionen, darunter Dschibuti, Ägypten, Äthiopien, Ghana, Kenia, Liberia, Nigeria, Sierra Leone, Tansania, Uganda, Irak, Russland, Burkina Faso, und Côte d’Ivoire. Neben der Vermietung von Neumaschinen liefert das Unternehmen auch Gebrauchtmaschinen, gebrauchte Antriebssysteme, Ersatzteile und Anbaugeräte. Dank der hohen Verfügbarkeit vor Ort stellt es sicher, dass seine Kunden bei Bedarf sofortigen Zugang zu den Maschinen haben. Mantracs Engagement, seinen Kunden jederzeit und überall den besten Service und die besten Lösungen zu bieten, macht das Unternehmen zu einem weltweit bevorzugten Partner für jeglichen operativen Bedarf.
Challenge
Isolierte Prozesse verlangsamten Abstimmung, Konsolidierung und Reporting
Die Mantrac Group ist einer der größten Caterpillar (CAT®) -Händler für Baumaschinen, Antriebsmotoren, Ersatzteile, Dienstleistungen und andere Nicht-CAT®-Lösungen von Marken wie JLG, Palfinger, Heli, Perkins, SEM und MaK. Das Finanzteam, das in 14 Regionen in Asien, Afrika und dem Nahen Osten tätig ist, sah sich mit erheblicher Komplexität konfrontiert. Da das Datenvolumen über Unternehmenseinheiten, Niederlassungen und Systeme hinweg beständig wuchs, benötigte das Team eine effizientere Methode, um Kontenabstimmung, Finanzkonsolidierung und Management-Reporting auf einer einzigen, verlässlichen Grundlage zu verwalten.
Die bisherige Lösung für die Kontenabstimmung war kostspielig und schwerfällig. Es fehlte ihr an Flexibilität, um sich an veränderte Geschäftsanforderungen anzupassen, sie bot nur begrenzte Anpassungsmöglichkeiten und erschwerte die Arbeit mit den unterschiedlichen Dateiformaten, die im gesamten Unternehmen erforderlich waren. Oft waren manuelle Eingriffe erforderlich, um Kontoauszüge und Hauptbuchdaten abzugleichen, nicht zugeordnete Transaktionen zu untersuchen und Berichte zu erstellen. Dies verlangsamte den Abschluss und verschlechterte die Transparenz bei Ausnahmen.
Gleichzeitig standen auch die Reporting- und Konsolidierungsprozesse unter Druck. Die Finanzabteilung musste Daten aus mehr als 50 Spreadsheet-basierten Reports extrahieren sowie aufbereiten und dabei Eingaben Dutzender rechtlicher Einheiten verarbeiten. Hinzu kam, dass der bisherigen Lösung robuste Integrationsmöglichkeiten fehlten, was es erschwerte, Daten in verschiedenen Formaten wie CSV, Excel oder MT940/950 ohne zusätzlichen Aufwand oder Kosten zu erfassen.
Das Team benötigte eine skalierbare Plattform, die ETL-Prozesse (Extract, Transform, Load) automatisieren, die Kontrolle auf Ebene der Unternehmenseinheiten unterstützen und eine zuverlässige, zentrale Single Source of Truth für Planung, Budgetierung, Forecasting und Ad-hoc-Reporting schaffen konnte.
Solution
Mantrac automatisiert mit Jedox 90 % des Transaktionsabgleichs über 40 rechtliche Einheiten hinweg
Mantrac entschied sich für Jedox, um seine unflexiblen Altsysteme durch eine anpassungsfähigere Plattform für den Finanzbereich zu ersetzen. Ausgangspunkt waren das Management-Reporting und die Datenkonsolidierung: Das Team implementierte Jedox, um Daten aus 40 rechtlichen Einheiten zu verarbeiten und zusammenzuführen, ETL-Workflows zu automatisieren und einheitsspezifische Logik bis hinunter auf die Ebene des Hauptbuchs anzuwenden.
Da nun verifizierte Daten auf Ebene der Unternehmenseinheiten in die Konzernkonsolidierung einfließen, arbeitet Finance auf einer zuverlässigeren und transparenteren Grundlage. Jedox bietet den Teams flexible Berichtsansichten nach Region, rechtlicher Einheit, Niederlassung, Kostenstelle, Produktlinie und auf Konzernebene.
Auf dieser Grundlage hat Mantrac auch die Kontenabstimmung durch regelbasierte Automatisierung transformiert. Jedox unterstützt nun automatische, partielle und vorgeschlagene Abgleiche zwischen Bank- und Hauptbuchdaten, wobei mehr als 90 % der Transaktionen automatisch abgeglichen werden. Die Plattform kann verschiedene Dateiformate wie MT940/950, CSV und Excel erfassen sowie transformieren und unterstützt dabei sowohl die Abstimmung auf Salden- als auch auf Transaktionsebene.
Letztlich führte diese Transformation zu einer Verkürzung der Abstimmungszyklen um 90 %, was einen schnelleren Periodenabschluss, einen besseren Überblick über nicht abgestimmte Posten und eine verbesserte Auditfähigkeit ermöglichte. Das bedeutet, dass Mantrac isolierte Prozesse hinter sich lassen und eine einzige Plattform nutzen kann, um Abstimmung, Konsolidierung, Planung, Budgetierung, Forecasting und Ad-hoc-Management-Reporting zu unterstützen.
Outcome
Schnellerer Abschluss, stärkere Kontrolle, bessere Entscheidungsfindung
Mit Jedox reduzierte Mantrac den Zeitaufwand für sich wiederholende ETL- und Datenintegrationsaufgaben um mehr als 75 % und verkürzte die Verarbeitungszeit von acht auf weniger als zwei Stunden. „Ich kann bestätigen, dass Jedox mehr als nur ein benutzerfreundliches Tool ist. Unser Team kann die Datenbank problemlos erstellen oder ändern sowie ETL-Prozesse über unsere Website ausführen“, berichtet Herr Ashraf Hamada, Head of Group Financial Controlling & Decision Support.
Auch das Ad-hoc-Reporting ist deutlich schneller, wobei die filterbasierte Erstellung von Reports um 88 % verbessert wurde. Während der Abschlussphasen können Korrekturen, die früher Tage dauerten, nun in Stunden oder sogar Minuten erledigt werden. Wie Herr Hamada formulierte: „Wir stehen in den Abschlussmonaten oft vor dringenden Überarbeitungen, da die Aktualisierungen so schnell wie möglich an die Geschäftsleitung weitergeleitet werden müssen. Dies dauerte früher meist Tage, kann nun aber in Stunden oder sogar Minuten erledigt werden.“
Auch der neue Abstimmungsprozess hat erhebliche Vorteile gebracht. Mantrac erreichte eine automatisierte Zuordnung von Transaktionen von über 90 % und verkürzte die Abstimmungszyklen um 90 %. Dies half Finance, Abschlüsse schneller, genauer und mit weniger manuellem Aufwand durchzuführen. Nicht abgeglichene Posten werden früher identifiziert und die Auditfähigkeit hat sich verbessert. Zudem verbringen die Teams nun weniger Zeit damit, Ausnahmen nachzuverfolgen und können sich mehr auf die Analyse und Unterstützung des Geschäftsbetriebs fokussieren.
Der Wechsel von einem starren, kostenintensiven System zu einer flexiblen und skalierbaren Plattform hat nicht nur die Effizienz verbessert, sondern auch die Betriebskosten und die Abhängigkeit von der IT gesenkt. Mantrac kann nun je nach Geschäftsbedarf täglich, wöchentlich oder monatlich Abstimmungen durchführen – ohne Einschränkungen oder zusätzliche Kosten für die Datenintegration.
„Jedox hat unsere Reporting- und Planungslandschaft bei Mantrac grundlegend verändert, indem es präzises Finanz-Reporting und einheitliches operatives Reporting über eine einzige integrierte Plattform ermöglicht hat. Die flexible ETL-Funktionalität hat sowohl unser Reporting-Modell als auch unser strukturiertes Rahmenwerk für die Budgetierung gestärkt. Diese kombinierten Funktionen ermöglichten letztlich einen weitaus effizienteren Prozess zur Bilanzabstimmung, bei dem automatisierte Finanz- und Betriebssalden in einer einzigen Ansicht zugänglich sind – und damit einen lang gehegten Traum unserer Teams Wirklichkeit werden ließen.“
– Herr Mohamed Ahmed Fayek, Group Controlling Manager – XP&A
Vor allem aber bietet Jedox Mantrac eine Single Source of Truth für Abstimmung, Konsolidierung, Reporting und Planung. Die Kontenabstimmung trägt dazu bei, die Integrität der Daten auf Ebene der Unternehmenseinheiten sicherzustellen. Die Konzernkonsolidierung wandelt diese verifizierten Daten in zuverlässige Konzernabschlüsse um. Mit dieser vertrauenswürdigen Datengrundlage kann Mantrac bessere Planung, Budgetierung, Prognoseerstellung und ein besseres Management-Reporting im gesamten Unternehmen unterstützen.
Das Team testet derzeit ein neues Jedox-Modul für die AIsissted™-Planung. „Aufgrund meiner bisherigen persönlichen Erfahrungen ist Jedox weitaus besser als jedes System, mit dem ich zuvor gearbeitet habe. Ich würde die Lösung jedem Finanzanwender empfehlen, sei es einem Kollegen oder einem Geschäftspartner“, sagt Herr Hamada. „Die Lösung ist anpassungsfähig genug, um jeden Anwender bei seiner täglichen Arbeit zu unterstützen.“
