Wie Sie mit Management-Reporting Herausforderungen meistern und Chancen erkennen

Management-Reporting ist schon lange ein wesentlicher Bestandteil der Unternehmenssteuerung und für Führungskräfte und Manager von unschätzbarem Wert, um einen tieferen Einblick in die finanzielle Performance und die Geschäftsprozesse ihres Unternehmens zu erhalten. Dank fortschrittlicher Technologien wie Predictive Analytics, Automatisierung und künstlicher Intelligenz werden Informationen heute noch schneller, transparenter und aussagekräftiger bereitgestellt.

Daten aus ERP-/CRM-Systemen und anderen Quellen werden leichter erfasst, integriert und analysiert. Außerdem wurde der Berichterstattungsprozess weiter automatisiert. So erstellen Manager ihre Berichte deutlich schneller als früher. Durch neue Visualisierungsmöglichkeiten werden Stakeholder stärker eingebunden und können Trends, Fehler, Unstimmigkeiten und andere Probleme auf einen Blick erkennen. Das Ergebnis: Führungskräfte sind besser informiert, treffen fundiertere Geschäftsentscheidungen und schaffen einen größeren Mehrwert für ihre Unternehmen.

Das heißt aber nicht, dass Management-Reporting in allen Unternehmen vollständig angekommen ist oder effektiv genutzt wird. Noch heute werden Managementberichte in vielen Unternehmen manuell erstellt. Das bremst die Produktivität und lenkt von geschäftsrelevanten Aktivitäten ab. Auch die Datenqualität ist ein großes Problem: Es fehlen standardisierte und einheitliche Formate, mit denen alle Stakeholder auf dem gleichen Stand sind.

Das wiederum unterstreicht, wie wichtig und wertvoll Management-Reporting-Systeme sind: Sie automatisieren Routineaufgaben, vereinfachen Prozesse und beschleunigen die Berichterstattung. So bleibt Führungskräften mehr Zeit für Analysen, wertvolle Insights und eine fundiertere Entscheidungsfindung. Auch die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Mitarbeitern wird verbessert. Zusätzlich können sie die Performance und Produktivität jedes Einzelnen steigern und die Arbeitsmoral verbessern. Im besten Fall entsteht so eine datengetriebene Unternehmenskultur, durch die sich das Unternehmen kontinuierlich weiterentwickelt.

Management-Reporting vs. Finanzreporting

Management- und Finanzberichte unterscheiden sich in mehreren Punkten.

Management-Reporting

• Liefert detaillierte Informationen über die finanzielle und operative Performance, anhand derer Entscheidungsträger Trends vorhersagen, Änderungen vornehmen und zukünftige Wachstumschancen erkennen können.
• In erster Linie für den internen Gebrauch durch Manager und Führungskräfte.
• Anpassbar und nicht verpflichtend. Enthält in der Regel geschützte und vertrauliche Informationen.
• Kann verschiedene Informationen enthalten, z. B. zu Vertrieb und Marketing, Gewinn und Verlust, Mitarbeiter-Performance oder Environmental Compliance.

Finanzreporting

• Ist eine Art von Management-Reporting.
• Zusammenfassung historischer Unternehmensdaten und -informationen, das auf monatlicher, vierteljährlicher oder jährlicher Basis einen Überblick über Unternehmenswachstum und -entwicklung gibt. Nicht darauf ausgelegt, Unternehmensentscheidungen zu beeinflussen.
• Wird hauptsächlich für die externe Prüfung durch Banken, Investoren, Lieferanten oder Aufsichtsbehörden erstellt.
• Aus Compliance- und rechtlichen Gründen gesetzlich vorgeschrieben.
• Enthält Informationen zu Gewinn- und Verlustrechnungen, Bilanzen, Forderungen und Verbindlichkeiten sowie Kapitalflussrechnungen.

Arten von Managementberichten

In Unternehmen gibt es verschiedene Arten von Managementberichten. Unter anderem:

• Vertriebs- und Marketingberichte
  Vertriebsanalyse
  Marketingkampagnen
  Kosten für die Kundenakquise
  Customer Lifetime Value
• Finanzberichte
  Gewinn und Verlust
  Bilanz
  Cashflow
  Realisierungsquote
  Auslastung
• Bestandsverwaltung
  Lagerbestand
  Bedarfsprognosen
• Performance
  Mitarbeiterperformance
  Mitarbeiterbindung und Fluktuationsrate
  Projektperformance
• Compliance
  Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz
  Environmental Compliance

Was macht einen guten Managementbericht aus?

Aussagekräftige Managementberichte enthalten alle wichtigen Informationen zur aktuellen Geschäftslage und geben dem Management einen umfassenden Überblick über die Geschäftsabläufe und die Unternehmensperformance.

• Manager, CEOs und CFOs erhalten einen tieferen Einblick in ihr Unternehmen und profitieren von mehr Transparenz. Sie sehen, in welche Richtung sich das Unternehmen entwickelt, können Unsicherheiten beseitigen, Trends erkennen und bei Bedarf gegensteuern.
• Führungskräfte haben einen Überblick über die Unternehmensperformance im Hinblick auf Ziele und Benchmarks und können so Stärken und Schwächen erkennen.
• Managementberichte liefern Antworten auf Fragen, etwa zu bestimmten Geschäftsbereichen oder Projekten. Sie geben einen detaillierten Einblick in diese Bereiche und liefern zeitnahe Analysen. Probleme können so rechtzeitig erkannt und gelöst werden.
• Mit einer gemeinsamen Datenbasis kommunizieren Führungskräfte und Mitarbeiter effizienter und arbeiten besser zusammen. Das schafft Vertrauen und steigert die Motivation.

So erstellen Sie einen Managementbericht

1. Zweck bestimmen: Welchen Zweck hat der Bericht? Welche Ziele werden verfolgt? Für wen ist der Bericht bestimmt – Manager, Führungskräfte oder andere Stakeholder? Wo wird der Bericht eingesetzt? Was sind die Anliegen der Interessensgruppe und worauf sollte der Bericht eingehen? Inhalt und Komplexität hängen von den Zielen der jeweiligen Interessensgruppe ab und sollten im Bericht klar kommuniziert werden.
2. KPIs festlegen: Leistungskennzahlen (KPIs) ermitteln und überwachen, mit denen sich Ergebnisse messen lassen und die auf die Unternehmensziele abgestimmt sind. Messbare Ziele und Benchmarks für jeden KPI helfen Managern, auf einen Blick zu erkennen, ob ihr Vorhaben funktioniert.
3. Inhaltliche Überlegungen: Welche Daten sind für den Managementbericht wichtig? Unternehmen stehen heutzutage unglaublich große Datenmengen aus verschiedenen Quellen zur Verfügung. Die Kunst besteht darin, die relevanten Daten auszuwählen und ihre Integrität sicherzustellen. Ganz nach dem Motto: Weniger ist manchmal mehr.
4. Feedback einholen: Bitten Sie Personen, die mit Ihrem Bericht arbeiten, um Feedback. Vielleicht gibt es Informationen, die nicht in Ihrem Bericht enthalten sind, die die Entscheidungsfindung aber erleichtert hätten. Oder der Informationsgehalt passt, aber eine andere Darstellung ist gewünscht. Mit konstruktivem Feedback können Sie Ihre Berichte kontinuierlich weiterentwickeln und verbessern.
5. Ansprechend gestalten: Berichte sollten ansprechend gestaltet, gut strukturiert und prägnant sein, und Managern und Führungskräften alles Wichtige auf einen Blick vermitteln. Visualisierungen helfen, Informationen anschaulich darzustellen.
6. Zur Gewohnheit machen: Einen Berichtsintervall festzulegen lohnt sich – egal ob wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich oder vierteljährlich. So können Manager die Performance regelmäßig überwachen und/oder Anpassungen vornehmen, um spezifische Herausforderungen oder Probleme anzugehen.

Herausforderungen beim Erstellen eines Managementberichts

Management-Reporting ist ein wichtiges Instrument, um einen besseren Überblick über Geschäftsabläufe und die Unternehmensperformance zu erhalten. Es bringt jedoch auch einige Herausforderungen mit sich.

Datengenauigkeit

Im Bereich der Datenanalyse gibt es ein weit verbreitetes und bekanntes Sprichwort: „Garbage In, Garbage Out“. Das bedeutet nichts anderes als dass die Qualität einer Analyse nur so gut sein kann wie die Qualität der analysierten Daten. Wenn die Daten unbrauchbar („Garbage“) oder fehlerhaft sind, ist auch die Analyse ungenau und wenig aussagekräftig. Das ist gerade dann problematisch, wenn Unternehmen Vorhersagen treffen, Trends erkennen oder Chancen nutzen wollen. Datenpraktiken wie Validierung, Verifizierung und Auditing können dazu beitragen, die Integrität der Berichtsdaten zu gewährleisten.

Datenintegration

Daten aus unterschiedlichen Quellen, Formaten und Strukturen zusammenzuführen und zu integrieren ist mühsam. Bevor die Daten analysiert werden können, müssen sie in mehreren Schritten aufbereitet werden. Dazu müssen Unternehmen gegebenenfalls zuerst schriftlich festlegen, wie Daten aus verschiedenen Quellen migriert, standardisiert und analysiert werden.

Datensicherheit

Das Management-Reporting beinhaltet in der Regel geschützte Informationen. Daher ist es wichtig, dass diese vertraulichen und sensiblen Daten sicher verarbeitet werden (u. a. durch strenge Kontrollen, Datenverschlüsselung und gegebenenfalls Anonymisierung).

Veränderte Bedürfnisse

Unternehmen wachsen, entwickeln und verändern sich. Führungskräfte sollten deshalb regelmäßig überprüfen, ob ihre Management-Reporting-Prozesse und -praktiken noch mit der Unternehmenssituation in Einklang stehen.

Vorteile einer Management-Reporting-Software

Die automatisierte Management-Reporting-Software von Jedox wurde entwickelt, um Daten aus verschiedenen Quellen zusammenzuführen und Managern und Führungskräften im Handumdrehen anpassbare Ad-hoc-Berichte zur Verfügung zu stellen. Die Lösung ist intuitiv, zuverlässig und sicher. Managementberichte können mit nur wenigen Klicks erstellt werden und erleichtern Führungskräften eine fundierte Entscheidungsfindung.

Profitieren Sie mit der Management-Reporting-Software von Jedox von den folgenden und vielen weiteren Vorteilen:

• Effizienz: Dashboards können ganz einfach und in Sekundenschnelle per Drag-and-Drop erstellt und mit Inhalten aus verschiedenen Berichten, Arbeitsmappen oder anderen Ressourcen aus Ihrem ERP/CRM-System befüllt werden. Jedox ist einfach zu bedienen – ganz ohne umfangreiches technisches Know-how oder spezielle Schulungen.
• Automatisierung: Mit Jedox erstellen Sie Berichte und Dashboards mit nur wenigen Klicks. Dank automatisierter und optimierter Prozesse gehört die manuelle Berichterstellung der Vergangenheit an.
• Kommunikation und Zusammenarbeit: Eine gemeinsame Datenbasis verbessert unternehmensweit die Kommunikation und Zusammenarbeit, stärkt das Vertrauen und führt zu besseren Geschäftsergebnissen.
• Einfachheit: Dank Jedox haben Manager und Führungskräfte einen umfassenden Überblick über komplexe Daten aus verschiedenen Prozessen, sind besser informiert und können fundiertere Geschäftsentscheidungen treffen.
• Visualisierung: Jedox bietet verschiedene Visualisierungsmöglichkeiten. Ob Heatmaps, Diagramme, Grafiken oder Videos und vieles mehr – mit den Jedox-Dashboards können Sie Ihre Daten anschaulich und aussagekräftig darstellen.
• Künstliche Intelligenz: Automatisierte Prozesse und Zeitersparnis sind nur einige der vielen Vorteile von KI. Dank ihrer Prognosefähigkeit können große Datenmengen in kürzester Zeit analysiert und modelliert werden – für objektive und zuverlässigere Ergebnisse.
• Self-Service: Mit dem Self-Service-Tool von Jedox können auch fachfremde Manager Daten analysieren und visualisieren und erhalten so schnell die Informationen, die sie für eine fundierte Entscheidungsfindung benötigen.