768 Excel-Monatsberichte durch Jedox abgelöst

Die Zertus Holding baut Schritt für Schritt eine konzernweite integrierte Unternehmensplanung mit Jedox auf. Jedox wurde 2021 im Unternehmen eingeführt und im ersten Schritt vor allem im Finanzbereich etabliert. Ziel der Implementierung war es, das vorhandene Konzernmeldewesen in Excel durch eine professionelle BI-Lösung zu ersetzen.

In Zusammenarbeit mit den Stakeholdern der Tochtergesellschaften definierte das zentrale Controlling die Anforderungen an die neue BI-Lösung. Gewünscht war ein anwendernahes System, das die Fachbereiche einfach bedienen und ohne Unterstützung der IT-Abteilung selbst weiterentwickeln können. Wichtig war dem Team die sukzessive Erweiterbarkeit der entwickelten Lösungen in der Firmengruppe. Da mittelfristig auch die sechs ERP-Systeme der Gruppe angebunden werden sollen, war auch die einfache Integration verschiedener Datenquellen ein entscheidendes Kriterium.

Nach der Evaluierung verschiedener Lösungen entschied sich Zertus für Jedox. Die starke Planungsfunktionalität, das Baukasten-Prinzip zum schrittweisen Aufbau umfassender Anwendungen und die starke Excel-Nähe mit Plug-In entsprachen genau den Vorstellungen der Controller.

Ausschlaggebend war auch die umfassende Begleitung bei der Implementierung, die Jedox bietet: Der Coaching-Ansatz und die mehrsprachige Dienstleistung, mit der Jedox auch die Umsetzung bei den internationalen Tochtergesellschaften aus einer Hand gewährleisten kann, waren wichtige Argumente für Zertus. Einige Stakeholder hatten zudem bereits positive Erfahrungen mit Jedox gemacht.

Die Zertus Holding setzt die integrierte Unternehmensplanung systematisch im Rahmen einer durchdachten Gesamtstrategie um. Das stufenweise Vorgehen in überschaubaren Projektschritten sichert dabei schnelle Projekterfolge.

Fachlich stehen zunächst das Datenmanagement für das Konzernberichtswesen sowie die Finanzplanung aus Sicht der Holding im Fokus. Die Finanzplanung wird beginnend mit einzelnen Modulen wie der HR-Planung, der Kostenstellen- und Projektplanung, der CapEx- und Opex-Planung sowie der Dienstleistungsumlage für die Tochtergesellschaften aufgebaut, die in der GuV-, der Bilanz- und Cashflow-Planung mündet.

Den Aufbau der entsprechenden Datenmodelle hatten die Controller von Zertus bestens vorbereitet und die Dimensionen bereits selbst in Excel abgebildet. Jedox übernahm dann die Umsetzung der ETL-Strecken und die Entwicklung der Planungsmasken. Das Hochladen der vorbereiteten Dimensionen dauerte nur 1,5 Tage – aus Sicht des Projektleiters von Zertus ein überraschend schneller und positiver Projektstart.

Das Datenmanagement wurde im ersten Schritt als Datenload aus Excel realisiert. Schon in dieser Phase konnten 768 Excel-basierte Monatsberichte im Konzern durch Jedox abgelöst werden. Im zweiten Schritt entsteht ein Data Warehouse mit automatischer Datenanbindung an die ERP-Systeme, das die zentrale Datenquelle des unternehmensweiten Berichtswesens bildet. In der dritten Ausbauphase sollen dann weitere fachliche Planungsmodule z. B. für den Vertrieb oder Einkauf der operativen Tochtergesellschaften die integrierte Planung ergänzen.

Auch die Ausweitung im Konzern erfolgt stufenweise. Zunächst führen die Holding und zwei Tochtergesellschaften Jedox ein. Nach erfolgreicher Inbetriebnahme in den Pilotgesellschaften werden die Module dann systematisch ausgerollt. Jedox betreut dabei alle Teilprojekte aus einer Hand und gewährleistet damit, dass in der internationalen Unternehmensgruppe eine Lösung aus einem Guss entsteht.

Die sukzessive Entwicklung der integrierten Finanzplanung bringt zahlreiche Synergiepotenziale für Folgeprojekte im Konzern. Durch den hohen Standardisierungsgrad und die einfache Skalierung in Jedox können Module wie die Kostenstellenplanung kopiert und im Konzern multipliziert werden. Für die Personalplanung auf FTE-Basis kam dabei ein vorkonfiguriertes Jedox-Modell zum Einsatz. In der GuV laufen die Ergebnisse der Basismodule mit voller Transparenz über die Datenherkunft zusammen.

Nach Inbetriebnahme der ersten Module bewertet Zertus das Projekt als Erfolg. Die Planung auf der Ebene von Kostenstellen, Konten und Projekten verläuft durch Standardisierung und Automatisierung wesentlich effizienter als zuvor. Zugleich wurde die Qualität und Datensicherheit erhöht.

Eine wesentliche Hilfe für die Planer sind die auf Basis von Ist- und Budgetwerten generierten Vorschlagwerte sowie die direkte Aggregation im System. In der CapEx-Planung beispielsweise werden dabei automatisch die Abschreibungen zu Investitionen pro Kostenstellen ausgewiesen. In der Personalplanung auf FTE-Basis erfolgt die Berechnung der Lohnnebenkosten über globale Parameter, unter Berücksichtigung des individuellen Bonusmodells, das in Jedox abgebildet wurde.

„Mit Jedox haben wir die Qualität der Planung verbessert und sparen bei der Erstellung des Forecasts 1,5 Tage pro Monat in der Holding ein.“

Philipp von Arnim, Division Manager Group Controlling & Accounting
Zertus Group / Zertus GmbH

Der dezentrale Planungsprozess profitiert zudem erheblich durch die Workflow-Unterstützung. Die Kostenstellenverantwortlichen planen jeweils in ihren Modulen und können die Daten per Knopfdruck übermitteln. Die Holding behält über den Workflow-Monitor jederzeit den Status der Planung im Blick. Sowohl die Prozesstransparenz als auch die hohe Transparenz über die Herkunft der Plandaten heben die Projektverantwortlichen als wesentlichen Vorteil der Planung in Jedox hervor.