Demandez aux professionnels de la Finance et de la Comptabilité s’ils aimeraient accomplir des tâches générant davantage de valeur ajoutée et vous entendrez un « OUI » retentissant. Demandez-leur pourquoi ils ne le font pas déjà et la réponse sera le plus souvent : « Je n’ai pas le temps ». C’est comme une maladie chronique de la fonction Finance, mais, contrairement à la majorité des maladies chroniques, celle-ci a un remède !

Pour changer l’état d’esprit des Directeurs financiers et faire passer la fonction Finance « d’un centre de coûts à un moteur de profit », nous avons besoin de temps, comme nous l’avons précédemment évoqué dans l’un de nos articles « Explorer l’état d’esprit du DAF 4.0 ». Adopter de nouvelles méthodes de travail constitue un défi bien plus grand que de se cantonner aux méthodes déjà en place. Cela est dû au fait que nous devons changer des habitudes bien ancrées et accomplir des tâches qui nous font sortir de notre zone de confort. De plus, au début, il est probable que nous n’ayons pas toute la motivation nécessaire pour appliquer ces nouvelles méthodes.

Il ne s’agit donc pas uniquement de trouver le temps mais aussi l’énergie pour être un moteur de profit. Dans cet article, nous allons nous pencher sur ces deux aspects et partager avec vous des outils concrets ainsi que des solutions pratiques pour mettre ce changement en œuvre.

Temps & énergie

Après avoir discuté avec des milliers de professionnels de la Finance et de la Comptabilité à travers le monde, nous avons constaté qu’ils consacraient aujourd’hui près de 70 % de leur temps à travailler sur des données, des rapports et des analyses. Seulement 30 % sont employés à la présentation et à la discussion d’idées, à la formulation de recommandations et à la mise en œuvre de décisions. Il s’agit pourtant de tâches offrant une valeur ajoutée, auxquelles nous souhaiterions que les professionnels de la Finance consacrent davantage de temps. Voyons comment nous pouvons atteindre cet objectif.

Gestion du temps

Tout d’abord, nous devons insister sur le fait que nous ne pouvons pas avoir plus de temps. 24 heures par jour, 7 jours par semaine et 365 jours par an. Pas 1 minute de plus ne nous sera accordée. Il s’agit donc de devenir plus efficient(e) (faire les choses correctement) et plus efficace (faire les bonnes choses) avec le temps dont nous disposons.

Pour le premier point, il convient d’optimiser les processus en mettant en place des cadres de travail tels que la méthode du Lean management. Il existe en effet un grand nombre de processus, tels que la clôture mensuelle, la planification et les prévisions, qui peuvent être exécutés d’une manière bien plus efficiente. Cela constituerait un bon point de départ.

Quant au second point, nous pouvons utiliser la matrice des priorités Einsenhower / Covey afin d’appréhender nos tâches sous l’angle de l’urgence et de l’importance. Essayez d’analyser « comment s’organise l’une de vos semaines type » afin de déterminer comment vous utilisez votre temps. Choisissez une semaine standard et notez, par tranches de 15 minutes, ce à quoi vous occupez vos journées. Une fois l’analyse terminée, répartissez l’ensemble de vos tâches dans les quatre sections suivantes : urgent/important, urgent/pas important, pas urgent/important et pas urgent/pas important. En moyenne, nous consacrons 35 % de notre temps (encore plus pour les dirigeants) à des tâches sans importance. Créez maintenant un planning permettant de libérer 20 % du temps que vous passez sur des tâches non importantes et réaffectez-le à des tâches qui le sont. Cela est possible pour la majorité des gens !

Gestion de l’énergie

Vous avez maintenant récupéré 20 % de votre temps pour « faire les bonnes choses ». Tout est réglé, n’est-ce pas ? Pas si vite ! Nous disposons certes toutes et tous d’un certain nombre d’heures dans la journée, mais ce que nous sommes capables d’accomplir durant ce temps varie grandement d’une personne à une autre. Le temps n’est pourtant pas uniquement quelque chose qui nous est accordé par la nature. Il s’agit d’un facteur sur lequel nous pouvons agir, et nous y parvenons en gérant l’énergie et en tenant compte des quatre sources d’énergie.

  • L’énergie physique : êtes-vous bien reposé(e), bien nourri(e) et en bonne santé ? La majorité des gens ne le sont pas, ou peuvent tout du moins optimiser un ou plusieurs de ces paramètres. Dormez 7 à 8 heures en vous assurant que votre sommeil soit de qualité, adoptez une alimentation saine et pratiquez au moins 30 minutes d’activité physique chaque jour.
  • L’énergie émotionnelle : comment vous sentez-vous aujourd’hui ? Personne n’est heureux en permanence et, en fait, la plupart des pensées que nous avons sont des pensées négatives. Il s’agit donc là d’une question épineuse. Toutefois, si vous prenez soin de vos relations (avec votre famille et vos amis, dans le cadre de votre travail) et que vous passez du temps avec des personnes qui vous rendent heureux(se), vous partez déjà sur une bonne base. Et n’oubliez pas de sourire car cela vous donnera encore davantage de joie de vivre !
  • L’énergie mentale : quel est votre degré de concentration ? Pendant que vous lisiez cet article, combien de fois avez-vous porté votre attention sur autre chose, en consultant votre téléphone ou un autre site Web ? Il s’agit peut-être d’un exemple assez basique, mais celui-ci constitue probablement un bon indicateur de votre niveau de concentration. Le monde est rempli de distractions, et nous devons en être extrêmement conscients pour être à même de les gérer. Vous pouvez par exemple essayer des techniques telles que la technique Pomodoro afin de vous imposer des périodes de concentration, exemptes de toute perturbation. Cela vous aidera à en faire plus!
  • L’énergie spirituelle : pourquoi faites-vous ce que vous faites ? Cette question peut sembler philosophique, mais si vous y réfléchissez, vous vous rendrez compte qu’elle a de nombreuses conséquences sur le plan pratique. Pourquoi occupez-vous votre poste actuel ? Pour quelle raison travaillez-vous dans le domaine de la Finance ? Pourquoi êtes-vous avec votre conjoint(e) ? Si vous n’êtes pas en mesure d’apporter de bonnes réponses à ces questions essentielles, vous ne disposez probablement pas de la motivation requise. Nous devons trouver un but dans la vie et au travail. Par conséquent, si vous ne savez pas pourquoi vous faites ce que vous faites, il est vraisemblable qu’un changement soit nécessaire. Posez-vous les questions des « 5 Pourquoi » et voyez où cela vous mène.

Si vous gérez votre temps et votre énergie correctement, vous aurez presque l’impression d’être surhumain(e) et vous accomplirez tellement de choses que vous vous interrogez sur ce que vous allez bien pouvoir faire ensuite. C’est à ce moment-là que vous serez véritablement prêt(e) à changer votre état d’esprit.

Idées, influence et répercussions

Plutôt que de trop travailler sur les données, les rapports et les analyses, consacrez du temps aux idées, à leur influence et à leurs répercussions. Nous espérons que vous pourrez mettre en pratique ces conseils simples de gestion du temps que nous avons partagés ici et qu’ils vous aideront à lancer le processus de changement. S’il vous arrivait de ne pas savoir quelles sont les bonnes choses sur lesquelles vous devez travailler, vous pouvez vous appuyer sur le changement d’état d’esprit.

Nous vous recommandons de tenir une liste de tâches génératrices de valeur ajoutée à jour. Des tâches auxquelles vous pouvez vous atteler lorsque vous avez créé un peu de temps dans votre planning pour entamer quelque chose de nouveau. Faute de quoi, vous risquez de retomber dans le piège des tâches non importantes.

Alors, à quoi ressemble votre liste de nouvelles tâches génératrices de valeur ajoutée ?