Wenn Sie Finanz- und Buchhaltungsfachkräfte fragen, ob sie gerne mehr wertschöpfende Arbeit leisten würden, werden Sie ein klares “JA!” hören. Warum sie das nicht schon längst tun? Darauf folgt meist die Antwort: “Ich habe keine Zeit”. Dieser Zustand zieht sich durch die Finanzabteilungen der Unternehmen wie eine chronische Krankheit. Im Gegensatz zu den meisten chronischen Krankheiten gibt es in diesem Fall jedoch ein Heilmittel!

Um die Denkweise von CFOs und ihrer Finanzfunktion von einer “Kostenstelle zu einem Gewinntreiber” zu ändern [besprochen in einem früheren Artikel “Erforschung der Denkweise des CFO 4.0”], benötigen wir Zeit. Neue Wege einzuschlagen, fühlt sich oft schwieriger an als die gewohnten ausgetretenen Pfade zu benutzen. Das liegt daran, dass wir eingefahrene Gewohnheiten ändern müssen und mit neuen Aufgaben und Arbeitsabläufen außerhalb unserer Komfortzone agieren. Zudem mangelt es zu Beginn dieser neuen Arbeitsweise möglicherweise an Motivation.

Es geht also nicht nur darum, die Zeit, sondern auch die Energie zu finden, um ein Gewinntreiber zu sein. In diesem Artikel werden wir beide Themen vertiefen und Ihnen einige konkrete Werkzeuge und praktische Möglichkeiten für die Umstellung an die Hand geben.

Zeit und Energie

In Gesprächen mit Tausenden von Finanz- und Buchhaltungsfachkräften auf der ganzen Welt haben wir festgestellt, dass sie heute etwa 70 % ihrer Arbeitszeit mit Daten, Berichten und Analysen verbringen. Nur 30 % der Zeit wird für die Präsentation und Diskussion von Erkenntnissen, die Ausarbeitung von Empfehlungen und die Umsetzung von Entscheidungen aufgewendet. Diese stellen jedoch die wertschöpfenden Aufgaben dar, für die wir uns wünschen, dass Finanzfachkräfte mehr Zeit aufwenden. Lassen Sie uns sehen, wie wir das möglich machen können.

Zeitmanagement

Zunächst sollten wir uns klar machen, dass wir nicht mehr Zeit bekommen. 24/7/365 ist das, womit wir arbeiten müssen. Es geht also darum, mit der uns zur Verfügung stehenden Zeit effizienter (Dinge richtig tun) und effektiver (die richtigen Dinge tun) zu werden.

Mehr Effizienz kann durch Prozessoptimierung unter Verwendung von Rahmenwerken wie „Lean“ erreicht werden. Es gibt eine Vielzahl an Finanzprozessen, wie Monatsabschlüsse sowie Planung und Prognosen, die wesentlich effizienter durchgeführt werden können. Das wäre ein guter Ansatzpunkt.

Mehr Effektivität können wir mit Hilfe der Eisenhower/Cover-Matrix angehen, indem wir unsere Aufgaben unter dem Aspekt der Dringlichkeit und Wichtigkeit betrachten. Studieren Sie Ihre Arbeitswoche und schauen Sie, wie Sie Ihre Zeit verbringen. Wählen Sie dazu eine Standardwoche und notieren Sie, wie Sie in 15-Minuten-Schritten Ihre Aufgaben erledigen. Wenn Sie diese persönliche Studie abgeschlossen haben, teilen Sie alle Aufgaben in die vier Quadranten dringend/wichtig, dringend/unwichtig, nicht dringend/wichtig und nicht dringend/unwichtig ein.

Im Durchschnitt verbringen wir 35 % unserer Zeit (bei Führungskräften sogar noch mehr) mit unwichtigen Aufgaben. Erstellen Sie nun einen Plan, um 20 % Ihrer Zeit, die Sie mit unwichtiger Arbeit verbringen, freizumachen und sie stattdessen für wichtige Arbeit zu verwenden. Diese Umstellung ist für die meisten Mitarbeitenden machbar!

Energiemanagement

Auf diesem Weg tun Sie also Dinge, für die Sie 20 % Ihrer Zeit zurückgewinnen, um so am Ende die richtigen Dinge zu tun. Das leuchtet ein, oder? Aber nicht so schnell! Sie haben vielleicht nur eine bestimmte Anzahl von Stunden am Tag zur Verfügung. Wie viel Sie in diesen Stunden jedoch erreichen können, ist von Mensch zu Mensch sehr unterschiedlich. Dieser Umstand ist allerdings nicht nur von der Natur gegeben, sondern etwas, das wir aktiv beeinflussen können: mit Energiemanagement und der Berücksichtigung der vier Energiequellen.

  • Körperliche Energie: Sind Sie gut ausgeruht, gut ernährt und fit? Die meisten Menschen sind es nicht, oder könnten zumindest einen oder mehrere dieser Zustände optimieren. Schlafen Sie täglich sieben bis acht Stunden, ernähren Sie sich gesund und bewegen Sie sich jeden Tag mindestens 30 Minuten.
  • Emotionale Energie: Wie fühlen Sie sich heute? Niemand ist immer glücklich und der Großteil der Gedanken, die wir im Kopf haben, sind negativ – was die Frage schwierig beantworten lässt. Wenn Sie sich jedoch um Ihre Beziehungen wie Familie, Arbeit und Freunde kümmern und Zeit mit Menschen verbringen, die Sie glücklich machen, dann befinden Sie sich bereits auf einem guten Weg. Und einfach immer wieder lächeln, das macht glücklicher!
  • Mentale Energie: Wie konzentriert sind Sie? Wie oft haben Sie beim Lesen dieses Artikels Ihre Aufmerksamkeit auf etwas anderes als den Text gerichtet, z. B. auf Ihr Telefon oder auf eine andere Website? Dies mag ein einfaches Beispiel sein, ist aber wahrscheinlich ein guter Indikator dafür, wie konzentriert Sie sind. Die Welt ist voller Ablenkungen und wir müssen sehr bewusst mit ihnen umgehen. Probieren Sie Techniken wie die Pomodoro-Technik aus, um ungestörte Konzentrationszeiten zu schaffen. Sie wird Ihnen helfen, mehr zu erledigen.
  • Geistige Energie: Warum tun Sie die Dinge, die Sie tun? Das klingt wie eine philosophische Frage, aber wenn Sie genauer darüber nachdenken, hat diese Frage viele praktische Auswirkungen. Warum arbeiten Sie in Ihrem derzeitigen Beruf? Warum sind Sie im Finanzwesen tätig? Warum sind Sie mit Ihrer Ehepartnerin oder Ihrem Ehepartner zusammen? Wenn wir auf diese wesentlichen Fragen keine guten Antworten geben können, haben wir wahrscheinlich keine Lust auf das, was wir tun. Wenn Sie also nicht wissen, warum Sie das tun, was Sie tun, müssen Sie wahrscheinlich etwas ändern. Stellen Sie sich 5x diesem WARUM und sehen Sie, wohin Sie das führt.

Wenn Sie Ihre Zeit und Energie gut einteilen, werden Sie sich fast wie ein Übermensch fühlen und so viele Dinge erledigen, dass Sie sich die Frage stellen werden, was Sie als nächstes tun sollen. Das ist der Zeitpunkt, an dem Sie wirklich bereit sind, Ihre Einstellung zu ändern.

Einsicht, Einfluss und Wirkung

Anstatt sich zu sehr mit Daten, Berichten und Analysen zu beschäftigen, sollten Sie mehr Zeit für Erkenntnisse, Einfluss und Wirkung aufwenden. Wir hoffen, dass Sie mit diesen einfachen Zeitmanagement-Tipps den Wandel einleiten können. Wenn Sie jemals zweifeln sollten, welche Dinge, an denen Sie arbeiten, die richtigen sind, können Sie das auf den Wandel Ihrer Denkweise zurückführen.

Führen Sie eine fortlaufende Liste mit wertschöpfenden Aufgaben, die Sie in Angriff nehmen können, wenn Ihr Kalender Platz für eine neue Aufgabe bietet. Andernfalls laufen Sie Gefahr, wieder in die Falle des Unwichtigen zu tappen.

Wie sieht Ihre Liste der neuen wertschöpfenden Aufgaben aus?