7 erreurs fréquentes en gestion de la performance des projets et comment les éviter

Cette semaine, nous avons l’immense plaisir d’accueillir sur le blog Jedox smartPM.solutions, l’un de nos Diamond Partners. Basée en Autriche, la société partage son expertise sur la gestion de la performance des projets et programmes et souligne les 7 erreurs les plus fréquentes en expliquant comment les éviter.  

Submergés par les demandes de projet, les validations, l’allocation des budgets et ressources, sans oublier le suivi de la réussite des projets et portefeuilles, les gestionnaires de programmes sont souvent poussés dans leurs derniers retranchements. C’est pourquoi nous avons regroupé les sept erreurs les plus fréquentes en matière de gestion des programmes afin de vous expliquer comment les éviter à travers plusieurs exemples. En adoptant un outil flexible et bien pensé, vous pouvez non seulement gagner du temps et de l’argent, mais aussi consulter tous vos projets et portefeuilles d’un seul coup d’œil.

1. L’absence d’une source unique de vérité

Dans la plupart des entreprises, les programmes sont gérés au moyen de tableurs Excel où d’innombrables employés fusionnent manuellement différentes versions des fichiers qu’ils collectent. Toutefois, ces processus sont si complexes et propices aux erreurs qu’ils compromettent la fiabilité des résultats, une limitation qui affecte tous les aspects de la planification et pose donc de sérieuses difficultés aux équipes de direction.

Pour pallier ce manque relatif de fiabilité, il existe une solution : intégrer totalement les données. Pour renforcer la confiance dans les données de votre organisation, il faut consolider toutes les informations pertinentes dans l’ensemble de l’organisation et les rendre accessibles à toutes les parties concernées. En rattachant les données relatives à l’approvisionnement, aux commandes, au personnel et aux capacités de planification, les managers obtiennent des chiffres à jour et précis qui leur permettent de prendre des décisions en toute connaissance de cause. C’est ce qu’on appelle une source unique de vérité (en anglais, Single Source of Truth ou SSOT).

Pour faciliter l’intégration des données et la connexion de tous les systèmes en amont, il est recommandé d’utiliser une solution logicielle moderne capable de s’adapter de manière flexible aux exigences de chaque organisation. En effet, les solutions modernes de gestion de programme et d’optimisation des portefeuilles évitent la compartimentation et permettent une extension modulaire jusqu’à une planification entièrement intégrée. Pour les principales parties prenantes, l’extensibilité de modules standardisés et vérifiés représente un avantage de taille. Suite à la mise en pratique des solutions modernes, les rapports utilisateurs font en effet état d’un gain important en termes de coûts et de temps.

2. L’absence ou la mauvaise définition des conditions-cadre et directives

Le rejet ou la validation d’un projet doivent être justifiés selon des conditions-cadre et des directives bien définies. Les recherches fournissent des structures importantes, comme PMI, PMBOK ou Prince2.

Relevez les informations clés des propositions de projet, comme la pertinence stratégique par rapport aux objectifs de l’entreprise, au budget, aux ressources et au calendrier, en fonction des exigences requises pour la soumission du projet. Le manque de comparabilité augmente les délais des processus et rend les décisions difficiles à défendre.

Les solutions de gestion de programmes alignées sur les bonnes pratiques appliquent automatiquement des normes de gestion de projet et de contrôle de gestion reconnues. Par exemple, seuls les projets qui répondent à des critères prédéfinis peuvent être soumis et feront ensuite l’objet d’un processus d’approbation spécifique (par exemple, un deuxième avis lorsqu’il dépasse un certain budget). Dans l’idéal, le projet peut aussi être affecté à des groupes de projet spécifiques et son état peut être régulièrement contrôlé, selon les spécifications établies par les normes concernées.

3. Une mauvaise priorisation des projets ou l’absence d’allocation aux portefeuilles

Pour gérer simultanément un grand nombre de projets, il est indispensable de planifier et répartir soigneusement les ressources en fonction des objectifs stratégiques de l’organisation. Prenez des décisions objectives et bien fondées à l’aide de critères spécifiques et pondérés, comme les marges de contribution, la pertinence stratégique, les coûts du projet, les risques ou les coûts de renonciation.

Les principales solutions de gestion de programme du marché sont équipées de systèmes de notation flexibles et adaptables permettant de prioriser les projets. La figure 1 montre un aperçu d’équilibrage du portefeuille en fonction des critères choisis, afin de suivre la validation et la priorisation des projets. L’affectation des projets à des groupes/portefeuilles spécifiques permet également d’effectuer une classification précise.

Figure 1 : Exemple d’équilibrage de portefeuille, budget, pertinence stratégique et affiliation au portefeuille 

4. Des échéances strictes pour évaluer les avancements du projet et sa réussite

Généralement, on détermine des points fixes dans le temps afin de suivre et d’évaluer la réussite des projets, par exemple après certaines étapes clés ou peu après la fin du projet. En effet, c’est souvent là que se produisent les erreurs, car des évènements imprévus peuvent avoir un impact énorme sur le succès du projet, d’où l’importance de réagir immédiatement.

En gardant en permanence un œil sur le projet et le portefeuille tout au long du cycle de vie du projet, vous êtes moins susceptible de rencontrer des mauvaises surprises. La gestion de la performance du projet (ainsi que de certains des objectifs alignés sur la gestion de programme) permet de contrôler en continu les projets en préparation dans un premier temps, et dans un second temps l’état du projet, les coûts, les ressources requises et les risques. De plus, ce processus offre une vue d’ensemble de tous les projets et portefeuilles de l’entreprise (voir Figure 2).

Plusieurs méthodes sont utiles pour appuyer les prises de décision : le drill-down, les analyses ad-hoc, les analyses de tendance des jalons, les analyses de valeur acquise, la planification des coûts glissants, et surtout les simulations what-if. L’état des projets doit pouvoir être consulté à tout moment.

Figure 2 : Exemple de vue d’ensemble du projet pertinent et des informations du portefeuille (par exemple, jalons, délais, coûts, ressources, écarts, etc.) 

5. Échouer à remédier efficacement à l’engorgement des ressources

Lorsque nous abordons le sujet de la gestion des ressources, la plupart des organisations considèrent qu’allouer les ressources aux employés les plus qualifiés pour assurer le succès d’un projet est à la fois absolument nécessaire et extrêmement complexe. Souvent, les différents services se disputent certaines compétences, ce qui forme des goulots d’étranglement. Il est d’ailleurs de pratique courante de retirer les employés possédant le savoir-faire nécessaire des projets dont l’intérêt stratégique est moindre pour l’organisation et de les réaffecter aux projets de plus haute importance.

Les outils de gestion de programme permettent aux organisations de prendre des décisions en matière d’attribution tout en respectant leurs objectifs stratégiques et les dépendances du projet. Une bonne solution fournit un aperçu des compétences et ressources nécessaires pour les futurs projets (par exemple, pour les 2 prochaines années). De cette manière, vous pouvez rendre plus largement disponibles les compétences particulièrement demandées en accentuant la formation ou en lançant des campagnes de recrutement. Vous pouvez ainsi planifier à l’avance les ressources externes nécessaires ou les départs de personnel. Une solution adéquate permet de détecter les goulots d’étranglement et d’initier automatiquement des processus de coordination pour permettre aux équipes de direction de réagir plus rapidement.

Ce principe d’identification précoce des goulots d’étranglement imminents ou des conflits de ressources peut facilement s’appliquer à d’autres ressources, comme le matériel de production, les marchandises à acheter, etc.

6. Manque de communication entre les parties prenantes

Pour mener à bien un projet, plusieurs services au sein de l’organisation sont souvent amenés à collaborer. Qu’il s’agisse de communiquer en interne ou d’aller plus loin en coordonnant les échanges avec d’autres filiales, fournisseurs ou clients, les projets requièrent des échanges d’informations structurés et réguliers. Se réunir en personne est certes utile, mais pas toujours possible (comme le prouve la pandémie actuelle). Par conséquent, les outils de communication comme Microsoft Teams, Planner ou Project sont souvent la meilleure solution alternative.

Grâce à l’intégration sans couture de ces outils aux solutions de gestion de projet, les tâches peuvent être clairement réparties et toutes les personnes impliquées peuvent collaborer efficacement en ligne (par exemple, via des chats en direct dans Teams). L’établissement d’échéances et de groupes de tâches traçables assurent une coordination efficace, et tous les participants travaillent dans le même système avec les mêmes données. Même les personnes qui n’ont pas suivi de formation spécifique en gestion de projet, comme les techniciens ou les scientifiques, n’ont aucun problème à utiliser ces systèmes. Un simple bouton permet de générer des rapports standardisés et toujours à jour sur l’état des projets, ce qui favorise la communication et fait gagner du temps lors de la préparation. Ces rapports incluent aussi un aperçu de l’utilisation des capacités et des prévisions des coûts (en rolling forecast).

7. Ne pas utiliser des modèles éprouvés : faire constamment les mêmes erreurs

Pourquoi ne pas apprendre de vos erreurs et les enregistrer pour éviter de les répéter ? Les solutions de contrôle de projet modernes permettent d’enregistrer de manière claire et standardisée les expériences liées aux projets et tous les participants peuvent y accéder. Réunir dans un même système les leçons tirées au terme des projets ainsi que des modèles performants basés sur les projets terminés renforce l’efficacité et réduit le nombre d’erreurs. Le calcul a posteriori des projets permet d’identifier les principaux écarts par rapport au plan d’origine et d’en tirer des recommandations pour les futurs projets similaires.

Synthèse : Comment éviter les 7 erreurs les plus fréquentes en gestion de la performance des projets

• Utilisez une source unique de vérité comme base de données pour prendre des décisions fiables. La solution de gestion de la performance projet doit être intégrée de manière fluide aux processus de planification opérationnelle pour offrir une flexibilité maximum pour les extensions.
• Contrôlez les projets et les portefeuilles en continu et non seulement à des périodes fixes.
• Utilisez des critères standardisés et prédéfinis pour attribuer les projets et prendre les décisions.
• Appuyez-vous sur des analyses établies, comme les analyses de tendance des jalons et les simulations de scénarios.
• Créez une vue d’ensemble de tous les projets et portefeuilles dans un graphique unique.
• Communiquez efficacement à travers un système unique auquel tous les participants ont accès.
  Utilisez un système de modélisation et d’apprentissage

Évitez les sept erreurs les plus fréquentes en gestion de la performance des projets grâce à nos conseils et suggestions pour aider votre organisation à obtenir de meilleurs résultats lors de ses futurs projets. Découvrirez plus de conseils sur la gestion et le contrôle des projets.