Wie sie die 7 schwersten Fehler im Projekt- und Portfoliocontrolling vermeiden

Diese Woche heißen wir unseren Diamond-Partner smartPM.solutions als Gastautor im Jedox-Blog willkommen. Die Projektcontrolling-Experten zeigen Ihnen die sieben schwersten Fehler im Projekt- und Portfoliocontrolling auf und besprechen, wie eine Softwarelösung hilft, diese zu vermeiden.

Zahlreiche Projektanträge, -genehmigungen, Budget- und Ressourcenzuweisungen sowie die Erfolgsüberwachung von Projekten und Portfolios bringen viele Projektcontroller regelmäßig an Ihre Kapazitätsgrenzen. Wir fassen die sieben schwersten Fehler im Projektcontrolling zusammen und zeigen auf, wie sich diese vermeiden lassen – einfach, praxiserprobt und anhand von Beispielen. Anhand eines flexiblen, durchdachten Projektcontrolling-Tools reduzieren Sie nicht nur Kosten- und Zeitaufwand, sondern überblicken zu jeder Zeit mühelos alle Projekte und Portfolios.

1. Fehlender Single Point of Truth

In vielen Unternehmen wird im Projektcontrolling mit Excel-Dateien gearbeitet. Unzählige Bearbeiter führen unterschiedliche Versionen händisch zusammen. Aufgrund der komplexen, fehleranfälligen und aufwendigen Prozesse ist die Sicherheit der Aussagen auf Basis dieser Daten begrenzt: Das Management kann jede darauf basierende Entscheidung anzweifeln.

Die Lösung dieses Problems liegt in integrierten Daten. Um uneingeschränktes Vertrauen in Projektzahlen zu erreichen, ist es notwendig, alle relevanten Informationen aus dem gesamten Unternehmen zusammenzuführen und für alle Beteiligten zugänglich zu machen. Durch die Verknüpfung von Beschaffungs-, Auftrags-, Personal- und Kapazitätsplanungsdaten können Verantwortliche auf aktuelle und richtige Zahlen zugreifen und fundierte Entscheidungen treffen. Dies wird auch als Single Point of Truth (SPOT) bezeichnet.

Für eine nahtlose Datenintegration und Anbindung aller Vorsysteme wird hier eine modular aufgebaute und flexibel an die Anforderungen des jeweiligen Unternehmens anpassbare Controlling-Software empfohlen. Moderne Projektcontrolling und Portfoliooptimierungs-Lösungen verhindern Insellösungen und erlauben die modulare Erweiterung bis hin zur vollständig integrierten Unternehmensplanung. Diese Erweiterbarkeit der standardisierten und praxiserprobten Module sehen Projektcontroller als großen Vorteil. Anwenderberichte aus dem Bereich zeigen ein umfassendes Kosten- und Zeiteinsparungspotenzial bei Anwendung der Lösung – lt. Kundenaussagen zwischen 50 % und 60 % bzw. mehrere Mio. Euro durch die konsequente Anwendung von Budgetobergrenzen und die Reduktion von komplexen Prozessen.

2. Nicht oder unzureichend definierte Rahmenbedingungen und Richtlinien

Die Rechtfertigung von Projektablehnungen und -genehmigungen muss auf Basis gut überlegter und definierter Rahmenbedingungen und Richtlinien erfolgen. Die Forschung gibt hier sinnvolle Strukturen wie PMI, PMBOK oder Prince2 vor.

Definieren Sie Schlüsselinformationen für Projektanträge, wie etwa strategische Relevanz in Abstimmung mit den Unternehmenszielen, Budget, Ressourcen und Zeitplan  als notwendig für die Projekteinreichung. Fehlende Vergleichbarkeit führt zu verlängerten Prozessen und schwer argumentierbaren Entscheidungen.

Best-practice Projektcontrolling-Lösungen wenden anerkannte Projektmanagement- und Controlling-Standards automatisch an. So können beispielsweise nur Projekte beantragt werden, die vorgegebene Kriterien erfüllen und durchlaufen dann einen definierten Freigabeprozess (etwa das 4-Augenprinzip ab einer bestimmten Budgethöhe). Auch die Zuordnung zu bestimmten Projekt-Clustern und die Häufigkeit von Projektstatusüberprüfungen lassen sich idealerweise von den Vorgaben der jeweiligen Standards abhängig machen.

3. Mangelhafte Priorisierung von Projekten bzw. fehlende Zuteilung zu Portfolios

Viele Projekte gleichzeitig zu steuern bedarf einer durchdachten Planung und Zuteilung von Ressourcen entsprechend der strategischen Ausrichtung des Unternehmens. Treffen Sie mittels definierter, gewichteter Kriterien, wie beispielsweise Deckungsbeitrag, strategische Relevanz, Projektkosten, Risiko- oder Opportunitätskosten, fundierte, objektive Entscheidungen.

In führenden Projektcontrolling-Lösungen lassen sich flexibel anpassbare Scoringsysteme zur Projektpriorisierung nutzen. Abbildung 1 gibt einen beispielhaften Überblick über das Portfolio-Balancing nach ausgewählten Kriterien in unserer Lösung. Die Nachvollziehbarkeit für Projektgenehmigungen und den Vorzug von Projekten werden dadurch sichergestellt. Die Zuweisung von Projekten zu bestimmten Clustern/Portfolios erlaubt eine eindeutige Klassifizierung.

Abbildung 1: Beispielhaftes Portfolio-Balancing, Budgetrahmen, strategische Relevanz, Risiko und Portfoliozugehörigkeit.

4. Starre Zeitpunkte für die Evaluierung des Projektfortschrittes und -erfolges

Meist werden für Projekte fix definierte Zeitpunkte für die Kontrolle des Projekterfolges definiert, z. B. nach gewissen Meilensteinen oder kurz vor Ende des Projektes. Genau hier liegt der Fehler, da sich unvorhergesehene Ereignisse massiv auf den Projekterfolg auswirken können und deren Korrektur direkt erfolgen sollte.

Eine laufende Kontrolle des Projektes und Portfolios während des gesamten Projekt-Lebenszyklus verhindert böse Überraschungen. Mittels Projekt-Performance-Management (Projektcontrolling) werden zunächst die Projekt-Pipeline, dann der Projektstatus, die Kosten, benötigte Ressourcen und Risiken laufend überwacht und ein umfassender Überblick über alle Projekte und Portfolios des Unternehmens ermöglicht (siehe Abbildung 2).

Hilfreich für Entscheidungen sind Methoden wie Drill-Down, Ad-hoc-Analysen, Meilenstein-Trend-Analysen, Earned-Value-Analysen, rollierende Kostenplanung und vor allem Was-wäre-wenn-Simulationen. Der Abruf des Status der Projekte sollte dabei jederzeit möglich sein.

Abbildung 2: Beispielhafter All-in-One-Überblick aller relevanten Projekt- und Portfolio-Informationen (z. B. Meilensteine, Zeit, Kosten, Ressourcen, Abweichungen etc.).

5. HR-Ressourcenengpässe nicht wirksam adressieren

Viele Unternehmen, mit denen wir über das Ressourcenmanagement sprechen, beurteilen die Ressourcenzuweisung von Mitarbeitern mit den richtigen Fähigkeiten für den Projekterfolg als gleichzeitig äußerst relevant und hochkomplex. Häufig gibt es Engpässe bei bestimmten Qualifikationen, um die sich unterschiedliche Abteilungen streiten. Die regelmäßige Neuzuordnung von Mitarbeitern mit entsprechendem Knowhow von Projekten mit geringerer strategischer Relevanz für das Unternehmen zu jenen mit hoher Bedeutung gehört zum Standard.

Ein Projektcontrolling-Tool unterstützt Sie bei Entscheidungen der Zuweisung, die auch auf die strategischen Ziele des Unternehmens und Projektabhängigkeiten abgestimmt sind. Ein passendes Werkzeug gibt einen Überblick über die benötigten Skills und Ressourcen für Projekte in der Zukunft (z. B. für die nächsten 2 Jahre). Dadurch machen Sie besonders stark nachgefragte Skills durch Weiterbildungsmaßnahmen oder Einstellungsoffensiven in höherem Umfang verfügbar. Benötigte externe Ressourcen oder Freistellungen von Personal planen Sie so frühzeitig. Entsprechende Softwares erkennen Engpässe und leiten Abstimmungsprozesse automatisiert ein. Das hilft dem Management, schnell und informiert zu reagieren.

Dieses Prinzip der frühzeitigen Identifikation von drohenden Engpässen oder Ressourcenkonflikten ist mit einer Projektcontrolling-Lösung problemlos auf andere Ressourcen wie Produktionsmittel, zu beschaffende Güter etc. anwendbar.

6. Fehlende Kommunikation zwischen Verantwortlichen und mangelndes Projekt-Reporting

Normalerweise sind mehrere Abteilungen pro Projekt involviert. Unternehmensinterne Verflechtungen und auch darüberhinausgehende Abstimmungen mit verbundenen Unternehmen oder Lieferanten und Kunden erfordern eine regelmäßige, strukturierte Information und Kommunikation. Während persönliche Meetings sinnvoll aber nicht immer möglich sind – wie jetzt in Krisenzeiten – stellen sich Kommunikationstools à la Microsoft Teams, Planner oder Project als nächstbeste Wahl heraus.

Die nahtlose Integration dieser Tools in die Projektcontrolling-Lösung erlaubt eine eindeutige Aufgabenzuweisung und Online-Kollaboration (z. B. über Live-Chat via Teams) der Verantwortlichen. Deadlines und nachverfolgbare Aufgabenpakete sichern die erfolgreiche Abstimmung – alle Beteiligten arbeiten im gleichen System und mit demselben Datenstand. Personen ohne entsprechende Projektmanagementausbildung, wie etwa Techniker oder Wissenschaftler, kommen problemlos mit entsprechenden Systemen zurecht. Ein stets aktueller, standardisierter Projektstatusbericht auf Knopfdruck hilft bei der Kommunikation und spart Zeit in der Vorbereitung. Auslastungsvorschau und (rollierende) Kostenprognosen stellen einen integralen Bestandteil des Reports dar.

7. Bewährte Vorlagen nicht nutzen und immer wieder die gleichen Fehler machen

Warum nicht aus Fehlern lernen und durch die Dokumentation dieser eine Wiederholung verhindern? Die Möglichkeit einer standardisierten, übersichtlichen Erfassung von Projekterfahrungen und eines gesicherten Zugriffes aller Beteiligten wird durch ein modernes Projektcontrolling-Tool sichergestellt. „Lessons Learned“ nach Projektabschluss sowie die Verwendung von gut funktionierenden Vorlagen abgeschlossener Projekte in einem System erhöhen die Effizienz und reduzieren Fehler. Durch die Projektnachkalkulation identifizieren Sie größere Abweichungen zur ursprünglichen Planung und leiten daraus Empfehlungen für zukünftige ähnliche Projekte ab.

Zusammenfassung: Wie Sie die 7 schwersten Fehler im Projekt- und Portfoliocontrolling vermeiden

• Verwenden Sie einen „Single Point of Truth“ als Datenbasis für verlässliche Entscheidungen. Die Projektcontrolling-Lösung sollte nahtlos in die Unternehmensplanung integrierbar sein, um maximale Flexibilität für Erweiterungen zu haben.
• Überwachen Sie Projekte und Portfolios kontinuierlich und nicht nur in festgelegten Zeitabschnitten.
• Nutzen Sie standardisierte, vordefinierte Kriterien für Projektvergaben und -entscheidungen.
• Profitieren Sie von etablierten Analysen, wie etwa Meilenstein-Trend-Analysen, Szenario-Simulationen und Earned-Value-Analysen.
• Sehen Sie das große Ganze aller Projekte und Portfolios in nur einer Grafik und lassen Sie sich bei Abweichungen von Projekten benachrichtigen.
• Kommunizieren Sie effizient in einem System mit Zugriff aller Beteiligten und derselben Datenbasis.
• Ziehen Sie Lehren aus erfolgreichen und vor allem herausfordernden Projekten mit einem integrierten Learnings- und Vorlagensystem.

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