La planification d’effectifs collaborative au service de la croissance

La planification stratégique des effectifs exige une collaboration entre le pôle financier et les ressources humaines (RH), ainsi qu’un alignement sur les objectifs stratégiques de l’entreprise. Pour cela, les équipes doivent s’appuyer sur des procédures et outils efficaces qui leur permettent d’évaluer les compétences existantes, d’anticiper les besoins futurs et de mettre en œuvre des stratégies pour recruter, perfectionner et maintenir en poste des personnes hautement qualifiées.

La planification de la main-d’œuvre est un processus généralement complexe et cloisonné où cohabitent deux univers qui parlent un langage différent et qui travaillent séparément, d’où une communication parfois défaillante, des analyses divergentes et des décalages dans la prise de décision. Les entreprises doivent par ailleurs s’adapter à des variables en constante évolution telles que la volatilité économique, la concurrence qui s’intensifie sur le marché de l’emploi et une main-d’œuvre de plus en plus disséminée. Les facteurs dynamiques d’origine interne et externe qui influent sur la planification des effectifs incitent les équipes financières et RH à mettre en commun leurs indicateurs de performance et leur expertise, afin de déboucher sur des décisions stratégiques de recrutement destinées à stimuler la croissance.

Défis à relever en matière de planification d’effectifs

Attirer et retenir les talents sur un marché hautement concurrentiel relève du challenge constant. Lorsque les entreprises sont confrontées à des impératifs de croissance, elles doivent agir sur différentes variables pour renforcer leur vivier de talents. L’une de ces variables concerne les incertitudes économiques, qui se manifestent aujourd’hui sous la forme d’une inflation et d’une récession plus ou moins importantes, contraignant les entreprises à décider comment se procurer et réaffecter rapidement leurs capitaux. Un autre défi consiste à réinventer l’espace de travail, aujourd’hui composé d’environnements hybrides et à distance qui permettent aux organisations de recruter des talents partout dans le monde¹.

En termes d’exécution, les pôles financiers ne disposent souvent que d’une visibilité partielle des données inter-organisationnelles, ce qui complique l’évaluation des besoins en personnel et la prise de décision. De plus, les rapprochements de données entre service financier et service RH est un processus parfois fastidieux et sujet aux erreurs, ce qui peut occasionner des retards et inexactitudes. Les équipes financières doivent impérativement surmonter ces difficultés pour parvenir à planifier les effectifs et contribuer positivement aux objectifs stratégiques de l‘entreprise. Pour cela, elles doivent conjuguer une réflexion stratégique, des solutions de planification évoluées et une collaboration à l’échelle de toute l’organisation².

Les équipes financières sont souvent confrontées aux cinq défis suivants en termes de planification d’effectifs :

Alignement des objectifs financiers et RH
Les équipes financières et RH doivent collaborer pour aligner leurs indicateurs de performance respectifs et soutenir la planification stratégique de la main-d’œuvre. Cette démarche implique d’identifier des liens entre les différents coûts liés au personnel (tels que l’amélioration des compétences), ainsi que leur incidence sur les aspects liés aux ressources humaines (par exemple : la fidélisation des employés).

Intégration de données issues de sources multiples
La collecte et l’harmonisation de données issues de systèmes hétérogènes dans les domaines de la finance, des ressources humaines, des ventes et d’autres départements prennent énormément de temps et sont sujettes aux erreurs. Le défi est de taille, car l’accès à des données fiables est essentiel pour réagir rapidement au changement et prendre des décisions en toute confiance.

Efficacité des prévisions et de la planification de scénarios
L’élaboration de scénarios multiples et la modélisation des résultats potentiels sont des processus continus qui requièrent beaucoup de temps, car ils nécessitent de procéder à des ajustements en fonction de la dynamique du marché et des évolutions internes. La capacité à prévoir les besoins en main-d’œuvre et la disponibilité des talents exige elle aussi un accès aux données en temps réel.

Collaboration à l’échelle de toute l’entreprise
Les équipes financières doivent non seulement établir des canaux de communication solides avec les RH, mais aussi se conformer aux décisions de leur direction et de tous les responsables de département. Pour garantir des décisions de recrutement avisées, il importe que toutes les parties prenantes soient sur la même longueur d’onde.

Confidentialité des données et mise en conformité
Les entreprises doivent réduire les risques de violation et d’accès non autorisé aux données personnelles telles que les informations salariales et les dossiers médicaux. L’équilibre entre la nécessité d’avoir des informations approfondies fondées sur les données et le respect des obligations de conformité requiert des stratégies de protection exhaustives reposant sur des contrôles d’accès adéquats.

Étapes d’une planification stratégique des effectifs

La mise en œuvre d’une procédure structurée de planification des effectifs aide les responsables financiers et RH à surmonter ces défis et à coopérer afin de stimuler la croissance. Cette approche méthodique et collaborative offre divers avantages, tels que l’identification des lacunes en matière de talents, la prédiction des besoins futurs en main-d’œuvre, ou encore l’élaboration de stratégies pour recruter et maintenir le personnel en poste. L’établissement d’un tel processus permet également aux équipes de réitérer et d’affiner leurs initiatives de planification afin de s’améliorer en permanence.

Pour mettre en place un processus efficace de planification des effectifs, procédez comme suit¹ :

1. Définissez des objectifs et des cibles de l’entreprise afin de trouver un équilibre entre la croissance et la perte de liquidités, en optimisant la trésorerie et en calculant le futur retour sur investissement (ROI).
2. Fixez des objectifs et des actions devant être prises par chaque département afin de réaliser les ambitions de l’entreprise.
3. Comparez les ressources nécessaires aux ressources actuelles à l’échelle de chaque département afin d’identifier les compétences à recruter, à la fois en termes d’effectifs et d’équivalents temps plein (ETP).
4. Calculez le coût financier des ressources en fonction des besoins.
5. Calculez la rentabilité et la perte de liquidité.
6. Ajustez et réitérez l’opération.

Solutions pour une planification collaborative des effectifs

Le renforcement du partenariat et de la boucle de rétroaction entre pôle financier et ressources humaines passe par l’investissement technologique. Selon l’enquête 2023 Global Human Capital Trends de Deloitte, 90 % des dirigeants d’entreprise estiment que l’utilisation de l’intelligence artificielle (IA) pour obtenir de meilleurs résultats est un facteur important, voire très important pour le succès de leur entreprise³. Les solutions de planification telles que Jedox offrent de nombreux atouts : réduction du temps et des ressources nécessaires à la budgétisation des effectifs, intégration de systèmes hétérogènes pour procurer à toutes les parties prenantes une source de référence unique, protection des employés et de l’entreprise contre les violations de la vie privée grâce à un contrôle d’accès aux données sensibles.

Jedox simplifie la planification de la main-d’œuvre même dans les entreprises les plus complexes en unifiant les indicateurs de performance financière, tels que les coûts du cycle de vie des employés, avec ceux des ressources humaines, tels que le taux de rétention des employés. La plateforme dispose d’outils qui rationalisent la collaboration et favorisent une prise de décision en toute confiance :

• Intégration aisée : les données issues de n’importe quelle source telle que les salaires, prestations sociales, données d’effectif, objectifs de chiffre d’affaires et budgets peuvent être intégrées afin de raccourcir la planification de plusieurs jours à quelques heures seulement.
• Source de référence unique : harmonisez les indicateurs financiers qui font partie intégrante de la planification des effectifs au sein d’une plateforme unique, afin d’offrir une visibilité partagée et un alignement sur les objectifs internes de l’entreprise.
• Contrôle d’accès : protégez les données personnelles hautement sensibles inhérentes aux processus des finances et des ressources humaines grâce à un contrôle d’accès selon le rôle.
• Mise en pratique de l’IA : identifiez les facteurs externes et internes qui influent le plus sur l’activité grâce aux prévisions prédictives.

Des outils pour bien débuter

Les accélérateurs de bonnes pratiques Jedox (Best Practice Accelerators) héritent de l’expertise cumulée durant plusieurs milliers de déploiements afin de mettre le pied à l’étrier des utilisateurs de Jedox et accélérer la création de valeur. La solution Jedox Best Practice Accelerator for HR and Workforce Planning permet aux clients de sélectionner une multitude d’indicateurs de performance, d’intégrer des données pertinentes issues de pratiquement n’importe quel système et de générer des tableaux de bord qui délivrent des informations approfondies d’une grande clarté. Cet accélérateur active la planification stratégique des effectifs pour per-mettre aux équipes de :

• Planifier les indicateurs KPI tels que les équivalents temps plein (ETP), effectifs, salaires, assurances et prestations sociales
• Apporter des modifications par individu, par équipe, par unité opérationnelle, par centre de coûts ou par fonction
• Soumettre et solliciter l’approbation des modifications (via un accès approprié)
• Obtenir des informations approfondies via le tableau de bord RH afin de mieux analyser les dépenses par centre de coûts, par mois et par ETP, ainsi que l’évolution de la main-d’œuvre
• Visualiser les indicateurs clés tels que les bénéfices, recettes, marges et dépenses à l’échelle de chaque département
• Alimenter automatiquement le centre de coûts RH et répercuter directement les données sur les comptes de résultat et les bilans

Jedox travaille également en partenariat avec des experts afin de concevoir des modèles pré-construits complémentaires sur la base de domaines de solutions spécialisés. L’un de ces visionnaires est bdg (better decisions group), un cabinet international de conseil en intelligence économique basé en Allemagne, qui possède une solide expérience du soutien aux départements des finances et des ressources humaines. Son offre bdg ONE | People est une solution de planification et d’analyse RH holistique et con-forme au règlement RGPD.

Conclusion

En comblant l’écart de données entre pôle financier et ressources humaines, les entreprises peuvent opérer des décisions stratégiques de planification des effectifs sur un marché de l’emploi extrêmement concurrentiel. Cette approche unifiée permet d’harmoniser les objectifs commerciaux et de recrutement afin de constituer des équipes hautement performantes. En s’appuyant sur des solutions de planification qui favorisent l’intégration des données, la collaboration à l’échelle de toute l’entreprise et la gestion des risques, les équipes peuvent collaborer plus efficacement et mettre en place la planification d’effectifs nécessaire pour stimuler leur croissance.

Sources

1 Jedox, Réconcilier la finance et les RH : Atteignez vos objectifs commerciaux et RH grâce à la planification unifiée des effectifs., 2023

2 ChatGPT, Conversation about overcoming workforce planning challenges, May 2023

3 Deloitte, Global Human Capital Trends, 2023