Dans cet article, nous étudierons les silos de données, leur origine et les problèmes qu’ils peuvent entraîner dans l’entreprise. Nous envisagerons également des mesures pour y remédier et nous verrons surtout en quoi ces mesures sont vitales pour le succès à long terme de l’entreprise.

Un silo de données est constitué généralement de données sauvegardées qui ne sont pas accessibles à toute l’entreprise, mais à certaines entités seulement – services, équipes, ou même collaborateurs spécifiques. On dit de ces données qu’elles résident dans des silos au sein de l’entreprise. Les silos sont aux antipodes d’un entrepôt de données.

Mais reprenons depuis le début. En soi, un silo n’a rien de négatif ; il peut être de forme, taille et matière variable. Il permet de stocker toutes sortes de biens dans un contenant sûr et pérenne. Ce grand réservoir cylindrique ne passe pas inaperçu et sert habituellement à conserver des céréales ou d’autres substances, en zone rurale la plupart du temps. Le plus haut silo à grains du monde est situé toutefois au cœur de la métropole de Zurich, en Suisse. Haute de 118 mètres, la tour dépasse à peu près tous les autres édifices environnants et permet de stocker 60 000 tonnes de céréales qui entrent ensuite dans divers processus de transformation. La notion principale à retenir est que les silos constituent des systèmes hermétiquement clos par rapport à leur environnement.

Le cas des silos de données est comparable, et cependant différent. Contrairement aux fameux greniers à grains, les silos contenant des données sauvegardées résultent généralement d’une accumulation involontaire des données, ou grossissent progressivement après avoir été créés par une personne ou une équipe de l’entreprise. Cela devient problématique en particulier lorsque plusieurs de ces silos se forment. D’une part, les besoins en capacité de stockage augmentent alors à un rythme exponentiel et d’autre part, les données d’un silo sont inaccessibles à d’autres personnes/équipes de l’entreprise. L’accès limité pose un réel problème qui a tendance à s’aggraver avec le temps, car les silos renferment souvent des informations précieuses pour les ventes, les ressources humaines ou la logistique.

Où et comment naissent les silos

Prenons votre exemple. Peu importe votre fonction ou votre service, vous générez très probablement des données au quotidien dans votre travail. Ce sont peut-être des tableaux Excel contenant des formules et des valeurs numériques, des documents Word contenant du texte ou des présentations PowerPoint avec des diapositives riches en informations. Outre la suite Microsoft Office bien connue, beaucoup de services et d’équipes utilisent d’autres outils qui génèrent automatiquement des données : pour l’organisation des tâches, les opérations de marketing, la gestion de la relation client dans les ventes ou la gestion intégrée (ERP – Enterprise Resource Planning) dans la production.

Clairement, toutes les données ne sont pas importantes et pertinentes – beaucoup des données qui s’accumulent chaque jour sont d’un faible intérêt, mais beaucoup peuvent aussi devenir sources de valeur ajoutée. À condition toutefois de pouvoir compiler et envisager toutes ces données d’un point de vue holistique pour en tirer de nouveaux enseignements et de nouvelles informations.

Voyons maintenant à quel endroit sont stockées les données issues de votre travail quotidien. Qui décide de stocker quelles données, de les partager et dans quel format ? Qui prend en charge la maintenance et la diffusion des données ? De quelle manière les données sont-elles partagées – mode de préparation, fréquence, portée, partage automatique ou manuel ?

Vous l’aurez compris : les silos de données se forment rapidement et sont plus courants qu’on ne pense. Mais sont-ils vraiment si problématiques ? Et si oui, pourquoi ?

Silos de données – pourquoi sont-ils problématiques ?

La situation vous est peut-être familière : la planification budgétaire annuelle ou semestrielle entraîne un va-et-vient de fichiers Excel, qui arrivent enfin au service des finances chargé de les vérifier, de les valider et de les fusionner à la main. Le processus prend un temps fou, nécessite généralement plusieurs boucles de correction et favorise les erreurs. En termes d’exactitude, le résultat est en deçà de vos attentes.

À l’ère du numérique, les données s’accumulent partout, souvent de manière automatique, sans que personne n’en ait véritablement conscience. Ces données ne sont pas forcément financières ; de plus en plus, il s’agit de données opérationnelles qui apportent un précieux éclairage sur la performance de l’entreprise et peuvent révéler des possibilités d’amélioration. Encore faut-il, pour extraire ces informations pertinentes, que les données de base soient à jour, cohérentes et accessibles de manière centralisée dans l’entreprise.

La majorité des systèmes qui sous-tendent les outils CRM et ERP proposent des fonctions d’export automatique des données. Dans le cas contraire, il existe souvent des solutions tierces que l’on peut utiliser en interface pour faciliter l’intégration des données. Cela permet de casser les silos ou tout au moins d’y ouvrir une brèche.

Alors c’est tout ? Fin du problème ? Non, pas encore. Pour éviter que de nouveaux silos ne se forment, il convient de sensibiliser toute l’entreprise aux problèmes, possibilités et avantages décrits plus haut. Voyons quels sont les aspects à prendre en compte.

Des solutions durables pour éliminer les silos de données

Comme nous l’avons expliqué, les silos de données résultent généralement de processus involontaires et renferment des données qui restent souvent inutilisées. Mais parfois, le traitement et le stockage isolés des données sont le fruit de décisions volontaires. Par exemple, il arrive que des solutions existantes ne répondent pas aux besoins d’un collaborateur ou d’une équipe parce qu’elles sont dépourvues de certaines fonctions essentielles ou que leur utilisation n’est pas intuitive. De telles solutions sont mal acceptées et la défiance qu’elles suscitent peut avoir de multiples motifs.

Il importe d’identifier, de discuter et d’éliminer ces motifs. Pour cela, il est extrêmement utile d’étudier en profondeur les besoins des différentes parties concernées et de sensibiliser ces dernières aux avantages qu’une logique de données cohérente et une source unique de vérité (SSOT – Single source of truth) peuvent apporter à l’équipe, aux missions et à toute l’entreprise. Il est donc essentiel d’impliquer toutes les parties concernées dans le processus de planification d’une solution unifiée, destinée à la gestion centralisée des données.

Pour extraire des informations utiles à partir des données opérationnelles – financières ou extra-financières – et révéler le potentiel de création de valeur et d’optimisation pour l’ensemble de l’entreprise, il faut mettre fin aux silos de données. Plus l’on met de données en lien, plus l’on peut déceler de possibilités d’amélioration et obtenir de renseignements utiles à de meilleures décisions.