In diesem Blogbeitrag schauen wir uns Datensilos genauer an und klären, wie und warum sie entstehen. Zudem zeigen wir Lösungsansätze auf, wie man sie wieder loswird und vor allem: Warum sich das wirklich lohnt.

Ein Datensilo besteht aus gespeicherten Daten, die nicht der ganzen Organisation, sondern nur Teilen, etwa Abteilungen, Teams oder gar einzelnen Mitarbeitern zur Verfügung stehen und somit innerhalb des Unternehmens abgegrenzt sind. Sie stehen damit dem Ansatz eines Data Warehouse entgegen.

Aber fangen wir ganz von vorne an. Silos sind an sich nichts Schlechtes, es gibt sie in unterschiedlichen Formen, Größen und Materialien. Sie werden zur Lagerung von verschiedensten Gütern in einem sicheren, konstanten Behälter genutzt. Am auffälligsten für den Betrachter sind die großen runden Türme, in denen – meist in ländlichen Gebieten – Getreide gelagert wird. Der höchste Kornspeicher der Welt steht allerdings mitten in einer Großstadt: In Zürich überragt er mit seinen 118 Metern die meisten anderen Gebäude und fasst 60.000 Tonnen Getreide, das dort vor der Weiterverarbeitung zwischengelagert wird. Wichtig ist: Bei Silos handelt es sich um von der Umwelt abgeschottete Systeme.

Bei Datensilos verhält es sich ähnlich und doch anders. Entgegen unserer bekannten Kornspeicher entstehen die abgekapselten Datenspeicher in der Regel unbeabsichtigt. Entweder, weil irgendwo einfach Daten anfallen, oder weil eine Einzelperson oder Gruppe in einer Organisation sie anlegt und diese dann über die Jahre hinweg weiterwachsen. Das wird vor allem dann zum Problem, wenn ganz viele dieser Silos – also abgeschlossene, nicht integrierte Datenspeicherorte entstehen. Schlussendlich führt diese Praxis nämlich dazu, dass der benötigte Speicherplatz exponentiell wächst und zum anderen, dass die Daten gleichzeitig keine weitere Verwendung finden. Praktisch eine Lose-Lose-Situation, denn sie enthalten oft wertvolle Informationen für Unternehmen.

Wo und wie Datensilos entstehen

Fangen wir bei Ihnen an. Egal in welcher Abteilung und Funktion Sie arbeiten: Es ist ziemlich wahrscheinlich, dass in Ihrer Arbeit täglich Daten anfallen. Das können Excel-Spreadsheets mit Zahlenwerten sein, Word-Dokumente, die Text enthalten oder PowerPoint-Präsentationen, in denen Sie Informationen auf Folien präsentieren. Zusätzlich zur allseits bekannten Microsoft-Office-Suite nutzen viele Abteilungen und Teams weitere Tools, in denen automatisch Daten anfallen. Zur Arbeitsorganisation, für Marketingmaßnahmen, für das Customer-Relationship-Management im Vertrieb oder Enterprise-Resource-Planning in der Produktion.

Klar ist aber auch, dass nicht alle Daten wichtig und relevant sind – viele der täglich anfallenden Daten sind vernachlässigbar, aber aus mindestens genauso vielen lässt sich Mehrwert gewinnen. Das setzt allerdings voraus, dass man sie zusammenführt und integriert, um sie ganzheitlich zu betrachten und so neue Erkenntnisse und Informationen zu gewinnen.

Wo werden also die Daten gespeichert, die in Ihrer täglichen Arbeit entstehen? Wer entscheidet, welche Daten gespeichert und weitergegeben werden, und in welchem Format das geschieht? Wer kümmert sich um die Datenpflege und -weitergabe? Wie gestaltet sich die Weitergabe (Aufbereitung, Häufigkeit, Umfang, automatisiert/manuell)?

Sie merken: Datensilos entstehen schnell und sind eher die Regel als die Ausnahme. Aber sind sie wirklich so problematisch? Und wenn ja, warum?

Warum Datensilos nicht wünschenswert sind

Sie kennen es vielleicht aus dem jährlichen oder halbjährlichen Budgetierungsprozess: Excel-Spreadsheets werden hin und her geschickt und landen schließlich im Controlling, wo sie händisch gesichtet, validiert und zusammengeführt werden müssen. Das kostet enorm viel Zeit, erfordert in der Regel mehrere Korrekturschleifen und ist ein fehleranfälliger Prozess, mit dem niemand so recht zufrieden ist.

Im Zuge der Digitalisierung fallen dauernd und überall Daten an – oft ganz automatisch. Dabei handelt es sich nicht immer um Finanzdaten, aber immer öfter um Daten, die aufschlussreiche Informationen zur Unternehmensleistung und Hinweise auf Optimierungspotenziale geben. Das setzt voraus, dass diese operativen Daten tagesaktuell, konsistent und zentral verfügbar sind.

Dabei bieten die meisten Systeme für CRM, ERP, HRM von Haus aus Funktionen an, die einen automatisierten Datenexport erlauben. Wenn dies nicht der Fall ist, stehen dafür aber häufig Lösungen von Drittanbietern zur Verfügung, die eine entsprechende Schnittstelle zur Datenintegration anbieten. Somit werden Datensilos aufgebrochen, oder zumindest angezapft.

Das wars? Fertig? Nein, leider noch nicht. Um sicherzustellen, dass keine neuen Datensilos entstehen, muss in der Organisation ein Bewusstsein für die oben genannten Probleme, Möglichkeiten und Vorteile geschaffen werden. Was dabei zu beachten ist, schauen wir uns im Folgenden genauer an.

Wie Sie Datensilos nachhaltig loswerden

Wie oben dargelegt, entstehen Datensilos meist unbeabsichtigt und häufig liegen die Daten darin brach. Manchmal entscheiden sich Mitarbeiter aber auch bewusst dafür, Daten gesondert zu bearbeiten und vorzuhalten. Dafür gibt es teilweise auch gute Gründe. Ein Beispiel sind vorhandene Lösungen, die den Anforderungen des Mitarbeiters oder Teams nicht genügen, etwa weil wichtige Funktionen fehlen oder weil die Bedienung wenig intuitiv ist. Kurzum: Sie werden abgelehnt – aus welchen Gründen auch immer.

Diese Gründe gilt es zu identifizieren, zu diskutieren und abzubauen. Dabei hilft es enorm, wenn die Bedarfe der jeweiligen Stakeholder genau geklärt werden. Kommunizieren Sie die Vorteile einer einheitlichen Datenlogik und einer Single Source of Truth (SSOT) für ihr Team und die Aufgaben sowie die gesamte Organisation entstehen. Binden Sie also alle Stakeholder in den Planungs- und Strategiefindungsprozess für eine neue Lösung ein.

Brechen Sie Datensilos nachhaltig auf, um aus operativen Daten mit und ohne Finanzbezug Informationen zu gewinnen und Mehrwert- sowie Optimierungspotenziale für die gesamte Organisation aufzudecken. Je mehr relevante Daten dabei in einer Single Source of Truth zusammenfließen, desto mehr Zusammenhänge können aufgedeckt und entsprechende Erkenntnisse abgeleitet werden. So unterstützen Sie die Entscheidungsfindung auf der Führungsebene informiert und datengetrieben.