Sales and Operations Planning, kurz S&OP, ist ein Prozess integrierter Unternehmensplanung (IBP). Warum das Konzept von IBP von einigen aber holistischer und inklusiver verstanden wird, besprechen wir in diesem Blogbeitrag. Dabei klären wir auch die Fragen, was S&OP ist, wofür es gut ist und wie der Prozess aussieht.

S&OP ist ein Prozess, in dem Vertriebspläne und Unternehmensziele mit der Planung in anderen Abteilungen und Funktionen in Einklang gebracht wird. S&OP ist also ein Dachbegriff für integrierte Planung im Bereich Vertrieb, Produktion, Inventar und vielen mehr – abhängig von der jeweiligen Organisationsstruktur und den vorhandenen Funktionen. Während einige argumentieren, dass die Finanzplanung kein integraler Bestandteil von S&OP ist, behaupten andere, dass die Finanzplanung ein Bestandteil sein muss, weil Planung idealerweise integriert ist, und zwar über alle Abteilungen hinweg. Hier findet sich auch die Schnittmenge zwischen S&OP und integrierter Unternehmensplanung (IBP).

Indem sie Planungsprozesse von Vertrieb und operativem Geschäft integrieren, schaffen Unternehmensleiter die Klarheit, die sie für die sinnvolle Ressourcenzuweisung benötigen. Das Gesamtbild erlaubt eine sinnvolle Anpassung und Synchronisation der bestehenden Pläne aus den verschiedenen Abteilungen. Vor allem für große Unternehmen, die in mehreren Ländern und Regionen Produktionsstätten unterhalten oder Produkte anbieten, ist es wichtig, eine konsistente Datenbasis für die aggregierte Planung bereitzuhalten.

Woher kommt der Begriff S&OP?

Die US-Amerikaner Walter Goddard und Richard Ling haben den Begriff S&OP in ihrem 1988 erschienenen Buch „Orchestrating Success: Improve Control of the Business with Sales and Operations Planning“ erstmals eingeführt. Seitdem wurde das Konzept ständig weiterentwickelt, sowohl von den ursprünglichen Autoren als auch anderen Wirtschaftsexperten. Früher wurde in dem Zusammenhang schlicht von Produktionsplanung (Production Planning) gesprochen, was ein Student Lings in einem Seminar monierte, beschäftige sich der Prozess doch mit viel mehr als nur der Produktion. Mit dem Begriff beschreiben Sie einen fünfstufigen Prozess, der sich folgendermaßen gestaltet:

  1. Sammeln und Vorbereiten von Daten
  2. Bedarfsplanung (Demand Planning)
  3. Produktionsplanung (Supply Planning)
  4. Plankonsolidierung und Balancieren von Bedarf und Produktion
  5. Prüfung und Zustimmung durch Unternehmensleitung

Wird die Finanzplanung als Teil des Prozesses verstanden, so findet diese vor allem in den Schritten vier und fünf Einzug. Die Begriffe Supply Chain Management und Supply Chain Planning finden in Verbindung mit S&OP auch oft Verwendung oder werden gar synonym gebraucht.

Der S&OP-Prozess im Detail

Jeder Planungsprozess hat eine zentrale Voraussetzung: historische Daten, die strukturiert, konsistent und – im Idealfall – in hoher Qualität vorliegen müssen. Das heißt, sie sollten nicht unvollständig sein oder Extremwerte (Ausreißer) aufweisen. Der erste Schritt liegt also in der Datenaufbereitung.

Was folgt, sind eng verzahnte Schritte, die kontinuierlich an der Performance gemessen werden. Nach der Datenaufbereitung folgt die Bedarfsplanung, bei der die Planer ständig die Ist-Absätze mit den Vertriebsforecasts und Soll-Absätzen (nach Plan) vergleichen müssen. Hier sind auch Marketingpläne- und Kampagnen zur berücksichtigen, mit denen zusätzliche Nachfrage generiert werden soll.

Als nächstes geht es an die Produktionsplanung, bei der zu eruieren ist, wie die Nachfrage gedeckt werden kann. Hierfür werden ständig die Produktions-Istwerte mit den Planwerten verglichen, wobei sowohl die Nennkapazität als auch die Personalkapazität eine große Rolle spielen, weshalb es auch wichtig ist, Notfallpläne für unvorhergesehene Lieferengpässe aufgrund von Produktionsausfällen bereitzuhalten.

Im nächsten Schritt wird die Angebots- und Bedarfsplanung für alle Regionen konsolidiert und anschließend ab- und angeglichen. Das Ziel ist es, die Planung aus den vorangegangenen Schritten zu validieren und zu aggregieren. Dies ist auch der Schritt, bei dem die Finanzplanung in den Prozess einfließt.

Im letzten Schritt des kontinuierlichen S&OP-Zyklus, der Zustimmung durch die Unternehmensleitung, werden Ist- und Planwerte wieder auf aggregierter Ebene verglichen und Ausnahmepläne erstellt. Dies ist auch der Schritt, in dem mögliche Probleme diskutiert und adressiert werden müssen. Die Frequenz des Planungszyklus hängt stark von der Branche und den produzierten Gütern ab und kann von wöchentlich bis monatlich oder vierteljährlich reichen.

Auch der Umfang von S&OP kann stark variieren und reicht von Länderebene über regional (z. B. EMEA, Americas etc.) bis hin zu global. Je größer das Bild, desto komplexer sind die Konsolidierungsprozesse. Für eine globale Vertriebs- und Betriebsplanung mit kurzen Planungszyklen ist eine Planungsplattform also nahezu unumgänglich.

Genauere Planung und bessere Zusammenarbeit mit Softwareunterstützung

Die Vertriebs- und Produktionsplanung ist ein komplexer Prozess, und die Planungszyklen sind typischerweise eher kürzer als länger. In die wöchentliche Planung fließt damit eine beträchtliche Anzahl an Arbeitsstunden. Angefangen bei der Datenaufbereitung, für die viele Unternehmen bereits ein Data Warehouse einsetzen, das die Konsistenz sicherstellt, über die Vertriebspläne und -prognosen bis hin zur Bedarfs- und Angebotsplanung und deren Aggregationen kann Planungssoftware eine große Hilfe sein.

Viele Unternehmen setzen zwar bereits Planungssoftware ein, haben aber oft mit fragmentierten Systemen zu kämpfen, die zu Datensilos und damit zu inkonsistenten Daten führen. Mit den auf dem Vormarsch befindlichen Plattformlösungen mit integrierten Datenbanken als Single Source of Truth vereinheitlichen erfolgreiche Unternehmen ihre S&OP-Prozesse und profitieren so von konsistenteren Daten, besseren Plänen und einer verbesserten Zusammenarbeit durch die Nutzung ein und derselben Plattform über Abteilungen hinweg. Sie tragen dazu bei, die Planung im gesamten Unternehmen schneller und einfacher zu machen und sorgen für eine höhere Datenqualität und Plangenauigkeit.

Wie Sie von einer Platform as a Service (PaaS) für S&OP profitieren

  • Die Sammlung, Aufbereitung, Konsolidierung und Aggregation von Daten ist viel einfacher, schneller und genauer als mit mehreren Excel-Tabellen oder einer fragmentierten Systemumgebung
  • Die Datenkonsistenz und -qualität wird durch eine SSOT sichergestellt, die allen Mitarbeitern im Unternehmen stets aktuelle Informationen zur Verfügung stellt und somit eine bessere Zusammenarbeit und Diskussionen unterstützt
  • Der Vergleich von Ist-Werten mit Prognosen und Plänen ist wesentlich schneller, und Prognosen sowie Pläne können einfach erstellt und angepasst werden
  • Finanz- und Vertriebsplanung mit einem Tool, das unabhängig von Ihrem ERP ist, sich aber nahtlos mit diesem verbindet und über Rückschreibefunktionen verfügt, stellt sicher, dass alles reibungslos läuft
  • Einfache Durchführung von Szenarien auf Basis eines Variablenmodells zur Prognose und Planung von Preisänderungen bei Rohstoffen, veränderter Nachfrage und Wettbewerbspreisen. Automatisch angepasst für Länder, Währungen, Regionen usw.