Von Chaos zu Klarheit: Die Budgetierungsphase für FP&A beginnt

Planung ist etwas, das jedes Unternehmen macht. Doch wenn es an der Zeit ist, mit dem jährlichen Budgetierungsprozess zu beginnen, hört man oft ein kollektives Stöhnen und Seufzen. Tatsächlich mögen viele Menschen die Budgetierung nicht besonders und halten sie für Zeitverschwendung. Um es in den Worten von Bayer-CEO Bill Anderson zu sagen: „Budgets repräsentieren das Schlimmste an der Unternehmensbürokratie.“

Es ist richtig, dass – unabhängig von der persönlichen Meinung zum Budgetierungsprozess – die Budgetierung traditionell ein arbeitsintensiver, zeitaufwendiger und ein für die Beteiligten frustrierender Prozess gewesen ist. Zu den wichtigsten Punkten, die den Stress im Budgetierungsprozess verursachen, gehören:

• Manuelle Prozesse: Excel-Vorlagen und Dateien werden mittels isolierter Tabellen hin- und hergeschickt
• Isolierte Daten: Ein Großteil der Zeit wird mit der Sammlung von Daten aus verschiedenen Systemen verbracht, wobei häufig Uneinigkeit darüber herrscht, welche die richtigen Zahlen sind
• Taktische Spielchen: Bereichsleiter experimentieren mit ihrem Budgetierungssystem, um mögliche Boni für sich selbst und ihr Team zu erhöhen
• Mangelnde Transparenz: Die Finanzabteilung erstellt Budgets isoliert und ohne das Gesamtunternehmen einzubeziehen
• Ständig wechselnde Zahlen: Es existieren mehrere Versionen bei der Geschäftsleitung – Zahlen und Ziele ändern sich laufend
• Veraltete Zahlen noch vor der Fertigstellung: Kaum ist die Tinte trocken, müssen die Budgetzahlen schon wieder überarbeitet werden

Der Handlungsbedarf ist klar

Das Veränderungen notwendig sind, ist offensichtlich, und viele Organisationen haben auch bereits Schritte unternommen, um ihre Budgetierungs- und Forecasting-Prozesse zu verbessern. Doch der Weg zu einem vernetzten, dynamischen Budgetierungsprozess, der sich dem Geschäft anpasst, ist für die meisten Unternehmen noch weit.

Die COVID-19-Pandemie hat bei vielen FP&A-Fachkräften und Unternehmen das Bewusstsein für die Bedeutung eines dynamischen, vernetzten Planungsprozesses geschärft. Als die Pandemie ausbrach, wurden die Budgets von Unternehmen obsolet – sie mussten plötzlich multiple Szenarien erstellen und ihren Cashflow ständig neu prognostizieren. Diese Situation offenbarte für viele Unternehmen gleich mehrere wichtige Gründe, warum sie sich auf die Schaffung eines modernen Planungsprozesses fokussieren sollten:

• Verbesserte Agilität und Reaktionsfähigkeit: Der klassische Budgetierungsprozess ist oft sehr starr und bindet Unternehmen an statische Pläne. Da sich der Markt heute schneller denn je verändert, brauchen Unternehmen einen agilen und reaktionsschnellen Prozess, der eine kontinuierliche und vernetzte Planung im gesamten Unternehmen umfasst.
• Bessere bereichsübergreifende Zusammenarbeit und Ausrichtung: Ein guter Budgetierungsprozess ist eine Übung in Kommunikation, Kommunikation und nochmals Kommunikation. Doch allzu oft hat die Planung mit Silostrukturen in Abteilungen und der mangelnden Abstimmung zwischen den Plänen des Finanz- und den operativen Bereichen zu kämpfen.
• Echtzeitbasierte, datengetriebene Entscheidungsfindung: Unternehmen müssen während des gesamten Jahres Einblick in relevante Daten haben und darauf reagieren können. Ein Plan auf der Grundlage eines Datensatzes, der oft bereits veraltet ist, bevor der Plan überhaupt fertiggestellt wurde, bringt das Unternehmen nicht weiter.
• Effizientere Ressourcennutzung und strategische Fokussierung: Ein vernetzter Planungsprozess erleichtert es dem Management, Ressourcen entsprechend aktueller Daten zu verteilen – anstatt immer wieder zu hören, dass eine Initiative nicht finanziert werden kann, weil sie nicht im ursprünglichen Budget vorgesehen war.

Wie man Klarheit in den Budgetierungsprozess bringt

Um Klarheit in die Budgetierung zu bringen, sollten man sich zunächst der typischen Fallstricke bewusst sein, die selbst die besten Absichten zunichte machen können. Diese lassen sich in drei Kategorien einteilen:

1. Kommunikationsprobleme
2. Mangelnde Zusammenarbeit
3. Probleme bei der Datenqualität

Sobald Ihr Team diese Hürden bei der Budgetierung kennt und einen Plan hat, um sie zu vermeiden, sind schnelle Erfolge (Quick Wins) der nächste Schritt. Gemeint sind Verbesserungen, die sich sofort umsetzen lassen, um den jährlichen Budgetierungsprozess zu optimieren.

Diese ersten beiden Schritte können jederzeit umgesetzt und sollten mit Blick auf das große Ganze verfolgt werden: Dem Aufbau eines kontinuierlichen, vernetzten Planungsprozesses mit dynamischen Anpassungen während des gesamten Jahres. Die Verwirklichung dieser langfristigen Vision erfordert in der Regel erhebliche Veränderungen in Prozessen und Systemen – und das passiert nicht über Nacht.

Drei häufige Fallstricke

Wie oben beschrieben stößt der Budgetierungsprozess häufig auf drei gängige Fallstricke. Im Folgenden werden wir uns jede Kategorie näher ansehen und hervorheben, worauf Sie achten sollten.

1. Kommunikationsprobleme

Der irische Dramatiker George Bernard Shaw sagte einmal: „Das größte Problem in der Kommunikation ist die Illusion, dass sie stattgefunden hat.“ Mit anderen Worten: Einer der schnellsten Wege, Ihren Budgetierungsprozess zum Scheitern zu bringen, ist mangelnde Kommunikation.

Stellen Sie deshalb sicher, dass Sie einen klaren Plan haben, um den Prozess frühzeitig an alle Beteiligten Ihrer Abteilung zu kommunizieren und planen Sie regelmäßige Meetings ein, um sich während des gesamten Prozesses mit Ihren Stakeholdern abzustimmen. Wenn Sie das Budget fertiggestellt haben, sollte niemand sagen: „Das sind nicht meine Zahlen“ oder „Diese Zahl kenne ich nicht – das hat sich Finance wohl ausgedacht.“ Falls das passiert, wurde nicht ausreichend kommuniziert.

Ein eng verwandtes Thema: Zusammenarbeit.

2. Mangelnde Zusammenarbeit

Der Budgetierungsprozess ist keine Rechenübung, sondern eine Planungsübung. Das Ziel der Planung ist es nicht, das Budget für das nächste Jahr zu erreichen. Niemand von uns hat eine Glaskugel und ganz gleich wieviel Zeit wir mit der Planung verbringen, am Ende werden wir dennoch oft daneben liegen. Das Ziel ist vielmehr ein glaubwürdiger Plan zur Steuerung des Unternehmens.

Garry Ridge, ehemaliger CEO von WD-40, fasste es so zusammen: „Es sieht aus wie eine Roadmap zu einem Ziel, von dem man weiß, dass sie nicht 100 % korrekt ist – aber in der Richtung sehr, sehr präzise und verständlich.“

Ein robuster Planungsprozess gelingt nur durch unternehmensweite Zusammenarbeit. Das heißt: Mit anderen Teams zusammenarbeiten, um deren Ziele, Prioritäten und Strategien zu verstehen – und diese dann mit den übergeordneten strategischen Zielen des Unternehmens in Einklang zu bringen.

3. Probleme bei der Datenqualität

Der dritte Fallstrick: mangelhafte Datenqualität. Ich habe erlebt, wie ganze Pläne in sich zusammenfielen, weil sie auf schlechten Daten basierten. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen mit Budgetproblemen in Millionenhöhe konfrontiert sind, die durch falsch interpretierte Daten, unvollständige Informationen oder in manchen Fällen schlicht falsche Daten verursacht werden.

Datenqualität zu verbessern braucht Zeit, aber dies als gemeinsame Herausforderung anzuerkennen ist der erste Schritt. Ein Bewusstsein hierfür ermöglicht es Ihnen, zusätzliche Überprüfungen und Feedbackschleifen einzubauen, um Probleme frühzeitig zu erkennen.

Ich habe Probleme bei der Datenqualität schon selbst erlebt. In einem Unternehmen sollte ich ein Modell für eine neue Geschäftseinheit bauen. Nach sechs Monaten hatten wir ein Modell, das solide aussah – doch bei einem genaueren Blick in die Daten wurde mir klar: Wir konnten das Geschäft nicht an den Plänen und Prognosen messen, die wir erstellt hatten. Ein Jahr später baute ich das Modell mit saubereren und genaueren Daten neu auf. Erst dann waren sinnvolle Gespräche mit den internen Geschäftspartnern auf Produktebene möglich. Die Bearbeitung und Korrektur der Daten waren zwar zeitaufwendig, aber die Mühe hatte sich gelohnt. Das neue Modell machte den Budgetierungsprozess viel einfacher, da es die Sprache des Unternehmens sprach.

Es löste zwar nicht alle Datenprobleme, aber es war eine wertvolle Erinnerung daran, dass echter Fortschritt dann zustande kommt, wenn zuerst die größten Probleme angegangen werden und man diese systematisch durcharbeitet.

Das Verständnis häufiger Fallstricke ist eine wichtige Grundlage – nun wollen wir uns jedoch einigen Quick Wins zuwenden, die jedes Unternehmen umsetzen kann, um den Budgetierungsprozess reibungsloser zu gestalten, unabhängig von den verwendeten Tools oder Technologien.

Schnelle Erfolge erzielen

Mit diesen fünf Quick Wins können Sie schnelle Verbesserungen für Ihren Budgetierungsprozess erreichen und den Weg zu langfristigem Erfolg einschlagen:

1. Zielausrichtung: Viele FP&A-Experten starten in die Budgetierungsphase ohne ein klares Verständnis darüber, was die Unternehmensleitung erwartet. Dies führt fast immer zu Problemen, wenn dann am Ende das vorgelegte Budget nicht mit den Zielen des Managements übereinstimmt. Stellen Sie sicher, dass Sie frühzeitig das Gespräch mit dem Management suchen und sich zumindest auf übergeordnete Ziele einigen, damit alle auf dem gleichen Stand sind. Das spart Ihnen später viel Zeit.
2. Detaillierter Zeitplan: Je gründlicher Sie den Zeitplan erstellen, bevor Sie mit der Budgetierung beginnen, desto einfacher ist es, auf Kurs zu bleiben. Entwerfen Sie einen Zeitplan für jeden Schritt des Prozesses, in dem Sie die Termine festhalten, bis zu denen das Unternehmen die Unterlagen erhält, die Daten eingereicht werden müssen und die Finanzabteilung ihre Prüfung abgeschlossen haben muss. Achten Sie darauf, auch Pufferzeiten in dem Prozess einzuplanen, denn eines ist sicher: Es läuft nie alles genauso wie geplant. Ergänzen Sie den detaillierten Zeitplan durch die Erstellung einer Checkliste, damit Sie sicherstellen können, dass Sie keine Schritte im Prozess übersehen.
   
   Profi-Tipp von Jedox: Jedox Workflows (Modellierung und Zusammenarbeit) heben Ihren Budgetkalender und Ihre Checkliste auf eine neue Ebene. Sie ermöglichen eine geregelte, transparente Art und Weise, Planungs- und Reporting-Prozesse über das gesamte Unternehmen hinweg zu verwalten. Mit Workflows können Sie Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Fristen den richtigen Personen zuweisen, Fortschritte und Freigaben nachverfolgen und sicherstellen, dass jeder Schritt im Zyklus nachvollziehbar ist. Durch die Harmonisierung der Workflows über Abteilungen hinweg stärkt Jedox nicht nur die Zusammenarbeit, sondern steigert auch Effizienz und sichert Konsistenz sowie Compliance in der unternehmensweiten Planung.
3. Einfache Vorlagen: Als Finanzfachleute neigen wir dazu, übermäßig komplexe Vorlagen zu erstellen, die alles abdecken und oftmals komplexer sind, als sie es sein müssten. Die Vorlagen für die Verwendung innerhalb Ihres Unternehmens sollten aber vielmehr auf Verständlichkeit, Zusammenarbeit und einfache Ausfüllbarkeit ausgelegt sein. Nicht jedes Detail muss abgefragt werden – prognostizieren Sie Unwesentliches selbst und bitten Sie im Unternehmen nur um die wirklich benötigten Informationen. Damit punkten Sie intern, da Sie den anderen das Leben leichter machen.
   
   Profi-Tipp von Jedox: Mit dem Jedox Excel Add-in für Microsoft 365 können Sie die Einfachheit von Vorlagen beibehalten und diese gleichzeitig direkt mit einer einheitlichen Planungsplattform verbinden. Nutzer arbeiten weiterhin in der vertrauten Excel-Umgebung, müssen jedoch keine manuellen Exporte mehr vornehmen und profitieren von einer Single Source of Truth für das gesamte Unternehmen. Das Add-in ermöglicht Planung in Echtzeit sowie Analysen und Reporting mit vollen Write-Back-Funktionen. Zudem können Sie in Jedox schnell Modelle erstellen, bei denen Sie bestehende, Excel-basierte Geschäftslogik nutzen. Die Bereitstellung ist einfach und sicher: Unternehmensweite Planer und Modellierer können über einen zentralisierten Prozess auf jeder Desktop-Umgebung (Windows, Mac oder Web) auf das Add-in zugreifen.
4. Fokus auf Kerndaten: Die Punkte drei und vier sind eng verknüpft. Ein Bestandteil einfacher Vorlagen ist es, sich auf Kerndaten zu konzentrieren. Die Konzentration auf Kerndaten geht jedoch über Vorlagen hinaus und umfasst Modelle, Berichte und alle Aktivitäten, die während der Budgetierungsphase durchgeführt werden. Die meisten Unternehmen, Produkte und Abteilungen haben drei bis fünf Haupttreiber, die das Geschäft maßgeblich steuern. Stellen Sie sicher, dass Sie die Kernelemente richtig erfassen und dass die Daten für diese maßgeblichen Posten von möglichst hoher Qualität sind. Wenn Ihre Datenlage schlecht ist, die Kosten jedoch relativ gering sind, dann sollten Sie nicht viel Zeit darauf verwenden, da dies weder für Sie noch für das Unternehmen einen Mehrwert bringt.
5. Nachbesprechung: Wenn Sie sich gerade mitten in der Budgetierungsphase befinden, ist dies zwar kein schneller Erfolg, aber wenn Sie dies in Ihren jährlichen Prozess integrieren, kann es sich durchaus als großen Gewinn erweisen. Setzen Sie sich am Ende jedes Budgets mit Ihrem Team zusammen und reflektieren Sie die gemachten Erfahrungen, solange diese noch frisch im Gedächtnis sind. Erstellen Sie dann eine Liste mit Maßnahmen, die Sie zur Verbesserung des Budgetierungsplans für das nächste Jahr ergreifen können. Schaffen Sie außerdem einen Aktionsplan, um diese Maßnahmen im Laufe des nächsten Jahres umzusetzen, bevor Sie den Budgetierungsprozess erneut beginnen.

Ich bin ein großer Fan dieses Punktes, weil ich dessen Vorteile selbst erlebt habe. Ein Senior Vice President sagte mir in meinem neuen Job: „Der Budgetierungsprozess im nächsten Jahr wird nicht so ablaufen wie in diesem Jahr. Ich werde nicht um 2 Uhr morgens aufstehen, um Zahlen einzugeben.” Ich bekam den Auftrag, alle relevanten Beteiligten im Unternehmen zu treffen, Feedback einzuholen und den Prozess neu zu gestalten.

Ich habe das ganze Jahr lang an diesem Projekt gearbeitet und als wir den nächsten Budgetierungszyklus abgeschlossen hatten, sagten mir mehrere Leute persönlich, wie viel reibungsloser der Prozess gewesen sei. Diese Erfahrung hat mir eine wichtige Lektion verdeutlicht: Man sollte immer evaluieren, wie ein Projekt gelaufen ist und diese Reflexion dann dazu nutzen, einen Plan für Verbesserungen beim nächsten Mal zu erstellen.

Die langfristige Vision

Langfristig erfordert eine erstklassige Budgetierung die Entwicklung einer klaren Vision dessen, was dies für Ihr Unternehmen bedeutet und die Ausarbeitung des entsprechenden Prozesses hierfür. Höchstwahrscheinlich sind hierfür eine Verbesserung Ihrer Datenqualität und der von Ihnen verwendeten Systeme notwendig. Bei der langfristigen Verbesserung von Prozessen betrachten wir drei Bereiche: Menschen, Prozesse und Plattform.

1. Menschen: Nachdem Sie geklärt haben, wie Ihr Budgetierungsprozess aussehen soll und welche langfristige Vision Sie für diesen haben, stellen Sie sich die Frage, ob Sie die richtigen Leute dafür haben. Wenn ja, dann fragen Sie sich, ob diese über die erforderlichen Fähigkeiten und die notwendige Ausbildung verfügen, um die Vision zu verwirklichen. Nehmen wir zum Beispiel an, Ihre Vision umfasst die Entwicklung von Vorhersagealgorithmen für Forecastings. Gibt es in Ihrem Team jemanden, der über die erforderlichen Fähigkeiten zur Implementierung von Vorhersagealgorithmen verfügt? Falls die Antwort auf diese Frage „Nein“ lautet, müssen Sie dann Ihre Teammitglieder schulen oder kann dieses Problem durch neue Technologien gelöst werden? Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie nicht über die passenden Leute verfügen, dann entwickeln Sie einen Plan, um die richtigen Teammitglieder zu gewinnen und bieten Sie ihnen die nötige Unterstützung und Schulungen, die sie benötigen, um die Vision zu verwirklichen.
2. Prozesse: Sobald Sie eine klare Roadmap für Ihre Budgetplanung haben, fragen Sie sich, welche Prozesse geändert werden müssen. Erstellen Sie einen Überblick über den gesamten Budgetierungsprozess und arbeiten Sie gemeinsam mit Ihrem Team daran, die Prozesse zu verbessern. Dabei geht es nicht nur darum, Prozesse zu optimieren, sondern auch darum, sicherzustellen, dass Ihr Team eine prozessorientierte Denkweise hat.
3. Plattform: Ganz gleich, wie großartig Ihr Team ist oder wie sehr es sich auf die Entwicklung erstklassiger Prozesse konzentriert – wenn die verwendeten Systeme und Technologien veraltet und schwerfällig sind, wird die Effektivität Ihres Teams eingeschränkt bleiben. Fragen Sie sich, welche Technologie Sie benötigen, um den für Sie idealen Budgetierungsprozess zu unterstützen. Was müsste Ihre Planungsplattform leisten können, um das Unternehmen wirklich zu unterstützen und Argumente für die Auswahl und Implementierung eines Planungstools zu liefern, mit dem Ihr Team sein maximales Potenzial ausschöpfen kann?

Der Fokus auf diese drei Bereiche ist entscheidend, wenn Sie einen langfristigen, nachhaltigen und erstklassigen Budgetierungsprozess aufbauen möchten. Ohne einen Plan, der alle drei Bereiche abdeckt, ist das Scheitern vorprogrammiert.

Fazit

Obwohl die meisten Menschen den Budgetierungsprozess offenbar nicht sonderlich mögen und sich darüber beklagen, wie unangenehm er sein kann, muss das nicht so sein. Der jährliche Budgetierungsprozess ist eine Chance, Ihre Planung über das gesamte Unternehmen hinweg zu verbessern. Unabhängig davon, für welche Methode Sie sich konkret entscheiden – die Tipps in diesem Blogbeitrag helfen Ihnen dabei, Ihren Prozess vom Anfang bis zum Ende zu verbessern.

Mit Best Practices und Quick Wins auf kurze Sicht und dem Aufbau eines nachhaltigen, langfristigen Prozesses können Sie Ihre Budgetierung weg vom Chaos und hin zur Klarheit bringen. Sie möchten noch tiefer in das Thema einsteigen? Dann sehen Sie sich mein aktuelles Webinar in englischer Sprache mit Rohan Kapil von Jedox an.