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Business Partnering – Ziel und Umsetzung

Was ist Finance Business Partnering und warum wird es immer wichtiger, dass sich Finanzfachleute mit dem Thema auseinandersetzen? Lernen Sie von Finanzexperte Anders Liu-Lindberg, wie Sie als Business Partner die Erkenntnisse aus der Finanzabteilung nutzen können, um die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen zu stärken. Er erklärt, wie Sie ein Business Partner Mindset entwickeln, wie Wertschöpfung im Kontext des Business Partnerings zu definieren ist und gibt Antworten darauf, wie Sie diese Wertschöpfung messbar machen.

Welche Rolle hat die Finanzabteilung im Unternehmen?

Compliance- und kontrollorientiert, um sicherzustellen, dass alles in geordneten Bahnen läuft, oder als Unternehmensberater, der die Wertschöpfung vorantreibt und dazu beiträgt, das Potenzial der Unternehmensstrategie zu nutzen?

Ich bin mir sicher, dass die meisten die erstgenannte Funktion für eine Schlüsselrolle halten. Jedoch tun sich viele noch immer schwer damit, dass die Finanzabteilung die letztgenannte Aufgabe übernimmt. Besonders dann, wenn sie nicht in der Finanzfunktion arbeiten. Doch genau hier liegt die wahre Stärke der Finanzabteilung verborgen. Wir nennen es Finance Business Partnering. Der Grundgedanke ist, dass Finanzfachleute mit Abteilungsleitern aus Vertrieb, Marketing, Betrieb usw. zusammenarbeiten und ihnen dabei helfen, ihre Ziele zu erreichen oder zu übertreffen.

Was bedeutet Business Partnering? Was ist ein Business Partner?

Bekannt aus der IT und der Personalplanung, ist der Begriff Business Partner auch zunehmend für die neue Rolle von Controllern bedeutungsvoll. Das Business Partnering im Controlling-Bereich kann als eine Ausprägung der Controlling-Tätigkeit verstanden werden. Damit ist vor allem eine stärkere Unterstützung der Manager eines Unternehmens zu verstehen, die über die bloße Darbietung von Zahlen und Analysen hinaus geht. Business Partnering setzt eine proaktive Handlungsweise und Führungskompetenzen voraus.

Business Partnering ist ziemlich einfach. Wir sagen:

Einblicke x Einfluss = Wirkung

Einblick haben Sie dann, wenn Sie über Informationen verfügen, die den anderen Abteilungen nicht bekannt sind, den Führungskräften jedoch helfen können, bessere Entscheidungen zu treffen. Einfluss bedeutet, dass Sie vertrauensvolle Beziehungen aufbauen, in einer Sprache sprechen, die Führungskräfte verstehen und Ihre Empfehlungen präzise vermitteln können.

Die Wirkung schließlich erzielen Sie, wenn Sie die Wertschöpfung durch bessere Entscheidungen und eine stärkere Umsetzung erhöhen.

Die wichtigsten Erkenntnisse:

  • Business Partnering ist eine Tätigkeit, bei der Erkenntnisse aus der Finanzabteilung genutzt werden, um Business Entscheidungen zu beeinflussen und einen Mehrwert für alle Abteilungen zu schaffen.
  • Erfolgreiches Business Partnering bedeutet, dass Ihr Unternehmen seine Ziele erreicht oder sogar übertrifft, Ihre Geschäftspartner Ihre Unterstützung anerkennen und Sie zeigen können, wie Sie zum Unternehmenserfolg beigetragen haben.
  • Finance Business Partner müssen nicht immer alle Ideen und Lösungen haben, aber Sie können eine starke Unterstützungsfunktion haben und nachverfolgen, ob bestimmte Handlungen zum Erfolg führen.

Wie sieht erfolgreiches Business Partnering aus?

Wie kann der Ausgleich von Einflussgrößen in greifbare Erfolgskennzahlen übersetzt werden, an denen wir uns messen können? Wie lassen sich daraus greifbare Erfolgskennzahlen ableiten, an denen wir uns messen können? Business Partnering definiert sich in erster Linie über den kollaborativen Aspekt. Wie können wir da unseren eigenen Beitrag hervorheben?

Gerade weil es sich um eine gemeinschaftliche Arbeitsweise handelt, ist es weniger wichtig, den eigenen Beitrag hervorzuheben. Stattdessen definiert sich Ihr Erfolg auch durch den Erfolg der anderen. Ist Ihr Unternehmen erfolgreich? Erreichen oder übertreffen die von Ihnen unterstützten Führungskräfte häufiger ihre Ziele? Erkennen Sie Ihren Beitrag an der Zielerreichung an? Und können Sie selbst darlegen, welche Rolle Sie beim Erreichen des Erfolges gespielt haben?

Die Essenz dieser Fragen fassen wir in drei einfachen Zielen des Business Partnering zusammen:

  1. Unternehmenserfolg (Ziele erreichen und übertreffen)
  2. Kundenzufriedenheit, z. B. Net Promoter Score
  3. Ein Bewertungsprotokoll, in dem Sie genau darlegen, welche Rolle Sie gespielt haben

Schlüsseln wir diese Punkte weiter auf, lässt sich feststellen, dass die Finanzabteilung selbst nicht der Erfolg sein kann. Das Unternehmen wurde nicht wegen der Finanzabteilung gegründet, sondern die Finanzabteilung wegen des Unternehmens. Deshalb muss ein Teil der Erfolgsmessung der Finanzabteilung (über die Einhaltung von Vorschriften und die Kontrolle hinaus) darin bestehen, dass das Unternehmen insgesamt erfolgreich ist. Aus diesem Grund ist „Geschäftserfolg“ das Erfolgskriterium Nr. 1 für Finance Business Partner.

Es gibt Szenarien, in denen Führungskräfte auch ohne die Hilfe der Finanzabteilung erfolgreich sind. Es kann sogar sein, dass die Finanzabteilung völlig abgeschottet vom Rest des Unternehmens agiert und das Unternehmen dennoch gut dasteht. Deshalb ist es wichtig, die Zufriedenheit der Führungskräfte mit der Finanzabteilung zu messen.

Eine viertel- oder halbjährliche Umfrage kann dabei helfen. Fragen Sie: „Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie das Controlling/Ihren Finance Business Partner einem anderen Unternehmensleiter empfehlen würden?“ Die Antwort hilft Ihnen bei der Ermittlung des aktuellen Zufriedenheitsgrades.

Schließlich ist es wahrscheinlich, dass einige Unternehmensleiter sehr gut alleine zurechtkommen und zufrieden sind, wenn sie die Berichte rechtzeitig von der Finanzabteilung erhalten. Wenn Sie jedoch erklären sollen, wie Sie die Unternehmensleiter unterstützt haben, können Sie nur sagen, dass Sie den Bericht geschickt haben. Das ist kein Business Partnering!

Was bedeutet Finance Business Partnering dann?

Was Business Partnering im Finanzbereich nicht ist, wissen Sie jetzt. Ich möchte Ihnen im Folgenden ein Beispiel dafür geben, was es ist. Vor Jahren arbeitete ich als Finanzmanager in einem Bohrunternehmen in den USA. Wir hatten kurz zuvor zwei neue Verträge für einige neu gebaute Bohranlagen unterzeichnet, die im Golf von Mexiko eingesetzt werden sollten. Für diese Bohrinseln war ein Startbudget von jeweils 20 Mio. US-Dollar vorgesehen.

Aufgrund schlechter finanzieller Ergebnisse im Vorjahr musste das Unternehmen jedoch sein Budget straffen. Daher wurden die Betriebsleiter der Bohranlagen angewiesen, 10 Prozent ihres Budgets zu kürzen. Wir hatten keine Idee, wie wir damit umgehen sollten und die Frist rückte näher. Was also sollten wir tun?

Eines Tages saßen wir in meinem Büro und überprüften die Finanzen, als einer von ihnen ganz offen fragte: „Also, wie erreichen wir das Sparziel? Sollen wir einen Workshop machen, um es herauszufinden?“ Ich war sofort begeistert von der Idee und buchte den Workshop für die übernächste Woche. In den Tagen vor dem Workshop organisierte ich den Ablauf und die Gestaltung der Sitzung.

Am Tag selbst habe ich in den ersten 30 Minuten den Rahmen abgesteckt und die Teilnehmer dann in zwei Gruppen aufgeteilt. In jeder Gruppe war auch die Finanzabteilung vertreten. Sie hatten 45 Minuten Zeit für ein Brainstorming und ihre Ideensammlung. Die letzten 30 Minuten verbrachten wir damit, die Ideen zu konsolidieren und zu testen, welche davon funktionieren könnten. Und das Ergebnis? Wir haben die Maßnahmen gefunden, die 10 Prozent und 4 Mio. US-Dollar einsparen könnten.

Welche Rolle spielten wir als Finance Business Partner bei all dem?

Wir haben die Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten gefördert, das Geschäftsszenario berechnet und die Ausführung überwacht, um nur ein paar Beispiele zu nennen. Wäre all dies auch ohne die Finanzabteilung möglich gewesen? Vielleicht. Aber jetzt waren wir da und trugen zum Erfolg bei.

5 Schritte zum erfolgreichen Business Partner Mindset

Die soeben beschriebene Situation wäre mit dem falschen Mindset ganz anders ausgegangen. Wenn Sie ein erfolgreicher Business Partner werden wollen, der die Finanzabteilung von der Kostenstelle zum Gewinntreiber wandelt, müssen Sie Ihre Einstellung und Ihr Selbstverständnis verändern.

Wenn Sie ein Business Partner werden wollen, müssen Sie Ihre Einstellung ändern

Es ist jedoch nicht so einfach. In der Tat ist es eine Herausforderung, die von Ihnen einige Veränderungen erfordert. Es beginnt damit, dass Sie Ihre Denkweise ändern. Ich sage das gern so:

„Denken Sie nicht mehr wie eine Kostenstelle, sondern wie ein Gewinnbringer.”

Lassen Sie uns näher erörtern, was das bedeutet. Lange Zeit erachteten Finanzleiter einen bestimmten KPI als wichtiger als alles andere, wenn es darum ging, den Erfolg ihrer Bemühungen zur Umgestaltung des Finanzwesens zu messen. Es waren die „Finanzkosten in Prozent des Umsatzes“. Das führte dazu, dass man sich zwanghaft darauf konzentrierte, kostengünstig zu sein und Finanzteams auszulagern. Dies führte auch dazu, dass die Finanzabteilung als kostensenkende Neinsager angesehen wurde, die die Gesamtentwicklung des Unternehmens aufhielten. Kurz gesagt: keine gute Ausgangsposition.

Die wichtigsten Erkenntnisse:

  • Die Finanzabteilung muss sich von einer Kostenstelle zum Gewinntreiber entwickeln
  • Erfolgreiches Business Partnering bedeutet, dass man fünf wichtige Veränderungen in der Denkweise vornehmen muss
  • Jeder kann Finance Business Partner werden, wenn er zu persönlicher Veränderung und Weiterentwicklung bereit ist

Es ist an der Zeit, dass wir unser Aushängeschild dahingehend ändern, dass wir gewinnbringend sind, d. h., dass wir Werte schaffen. Wir sollten eine Funktion sein, die dem Unternehmen bei der Erreichung seiner Ziele hilft. Um das zu schaffen, müssen wir unsere Denkweise ändern, indem wir an den folgenden fünf allgemeinen Faktoren arbeiten.

Die 5 Denkansätze

Es ist keine leichte Aufgabe, die eigene Denkweise zu ändern. Es geht darum, unsere grundlegendsten Verhaltensweisen und Überzeugungen darüber zu ändern, wie die Finanzfunktion funktionieren sollte. Deshalb müssen wir in einfacher Weise beschreiben, was sich ändern muss. Dies sind die fünf wichtigsten Veränderungen im Mindset:

  1. Von der Minimierung der (Finanz-)Kosten zur Maximierung des Unternehmenswerts
  2. Von der Erklärung vergangener Leistungen zur Verbesserung künftiger Leistungen
  3. Von der Beseitigung von Risiken zum Eingehen der richtigen Risiken
  4. Von der primären Arbeit mit Daten und Berichten zur Veränderung von Geschäftsentscheidungen
  5. Von dem Versuch, allein erfolgreich zu sein, zu dem Versuch, andere zum Erfolg zu führen

Wenn Sie diese Sichtweise auf Ihre heutige Arbeit anwenden, werden Sie schnell feststellen, dass sich vieles ändern muss. Grob gesagt, verbringt der Finanzbereich heute 70 Prozent seiner Zeit mit Daten, Reporting und Analysen und nur 30 Prozent mit der Weitergabe von Erkenntnissen, um Geschäftsentscheidungen zu beeinflussen und etwas zu bewirken. Diese Aufteilung muss sich ändern. Mit einer Änderung Ihrer Einstellung allein ist es nicht getan. Sie müssen auch Ihre Prozesse umgestalten und in neue Technologien investieren.

Es handelt sich also um eine voraussichtlich mehrjährige Transformationsreise, die Sie antreten. Sie beginnt damit, dass Sie sich verändern und aus Ihrer Komfortzone heraustreten. Heißt das, dass nur extravertierte Menschen gute Business Partner sein können? Ganz und gar nicht. Aber Sie müssen sich darüber im Klaren sein, wie Sie Ihre Stärken nutzen können und sich nicht von Ihren Schwächen unterkriegen lassen. Lassen Sie und dies weiter erkunden.

Die Persönlichkeitsmerkmale eines Business Partners

Da es beim Business Partnering in erster Linie darum geht, Entscheidungen durch den Aufbau starker Beziehungen und eine herausragende Kommunikation zu beeinflussen, wird es oft als ein starker Bereich für Extravertierte angesehen. Doch das muss nicht so sein. Wer Finance Business Partner werden will, sollte sich darüber im Klaren sein, welche Tätigkeiten ihn reizen. Wenn Sie nicht gerne vor einem Publikum präsentieren oder an der Kaffeemaschine Smalltalk halten, müssen Sie eine Struktur und einen Prozess schaffen, der Ihnen hilft, Einfluss zu nehmen.

Betrachten wir die 2 folgenden Beispiele:

Beziehungsaufbau: Es ist hilfreich, kontaktfreudig zu sein. Wenn das jedoch nicht Ihre Stärke ist, sollten Sie einen anderen Ansatz wählen. Ermitteln Sie Ihre wichtigsten Stakeholder und ordnen Sie sie nach ihrer Wichtigkeit. Vereinbaren Sie dann ein 1:1-Gespräch mit den wichtigsten Stakeholdern, um mehr über ihr Geschäft und ihre aktuellen Prioritäten zu erfahren. Entwickeln Sie schließlich Lösungen, die ihnen helfen, ihre Prioritäten zu erfüllen. Sie werden vielleicht nicht als beste Freunde enden, aber Sie werden für Ihre Professionalität geschätzt und für Ihren Einfluss auf das Unternehmen anerkannt.

Kommunikation: Es ist hilfreich, in einer Gruppendynamik lebhaft und einnehmend zu sein. Wenn das aber auch nicht Ihre Stärke ist, ist Struktur Ihr neuer bester Freund. Eine solche Struktur ist das Pyramidenprinzip. Es besagt, dass Sie zuerst die wichtigsten Punkte, dann Ihre Hauptargumente und erst dann Ihre Analyse präsentieren sollen. Allzu oft machen Finanzfachleute es genau umgekehrt. Struktur ist immer besser als ein unterhaltsamer Redner!

Wie Business Partner Entscheidungen beeinflussen und die Wertschöpfung vorantreiben

Jede Business-Partner-Initiative sollte mit der Beantwortung dieser einfachen Fragen beginnen: Warum sollten wir in Business-Partnering investieren? Und: Warum sollten Sie einen Business Partner am Tisch haben wollen, wenn kritische Geschäftsentscheidungen zu treffen sind?

Für uns ist die Antwort einfach. Gute Partner ermöglichen eine höhere Wertschöpfung für die Aktionäre, indem sie die Qualität der Entscheidungen im Unternehmen verbessern und sicherstellen, dass die Entscheidungen in die richtigen Taten übersetzt werden. Die „Superkraft“ von Business Partnern besteht darin, dass wir verstehen, wie sich verschiedene Entscheidungen auf die Wertschöpfung im Unternehmen auswirken. Andere Abteilungen tendieren dazu, andere Ziele zu verfolgen, die nicht unbedingt den Ertrag für die Aktionäre maximieren. Indem wir Einsichten bieten und die finanziellen Konsequenzen konstruktiv hinterfragen, können wir die Qualität von Geschäftsentscheidungen verbessern.

Die Motivation jedes Business Partners sollte deshalb die Verbesserung der Wertschöpfung im Unternehmen sein.

Einigen wir uns auf eine Definition von Wertschöpfung

Was ist hier mit Wertschöpfung gemeint? Während viele Menschen darüber sprechen, machen sich nur wenige tatsächlich die Mühe, genau zu definieren, was Wertschöpfung ist. Viele setzen Wertschöpfung mit einem besseren Endergebnis gleich, doch als Finanzexperten wissen wir, dass Bilanz, Cashflow und Risiko genauso wichtig sind wie das Endergebnis. Das ist auch der Grund, warum unsere Definition von Wertschöpfung weiter gefasst ist als die vieler anderer Funktionen. Wir haben sie im untenstehenden Werttreiberbaum ausführlich dargelegt.

Wie Sie sehen können, besteht die Wertschöpfungskette aus vielen Komponenten, aber vereinfacht ausgedrückt haben wir sie als „discounted cash flows to equity owners“ definiert. Hieraus spezifizieren wir zehn verschiedene Werttreiber.

  1. Wachstum des Umsatzes
  2. Wachstum der Margen
  3. Steuer
  4. Nettoumlaufvermögen
  5. Anlagevermögen
  6. Nettozinssatz
  7. Verzinsliche Nettoschulden
  8. Operatives Risiko
  9. Liquiditätsrisiko
  10. Finanzielles Risiko

Jeder dieser Werttreiber existiert in allen Unternehmen, auch wenn die weitere Aufschlüsselung anders aussehen könnte und verschiedene Teams möglicherweise nur mit einigen der Werttreiber arbeiten.

Als Business Partner schaffen Sie Wert, wenn Sie dazu beitragen können, den Zeiger bei einem dieser zehn Werttreiber zu bewegen. Sie sollten sich immer wieder fragen: Verbessere ich mit dem, woran ich arbeite, den Werttreiber? Lautet die Antwort Nein, widmen Sie sich vermutlich nicht den richtigen Aufgaben.

Wie Sie messen können, ob Sie wertschöpfende Aufgaben verfolgen

Viele erachten das Messen Ihres Einflusses als Business Partner als herausfordernd, da hauptsächlich durch die verbesserte Zusammenarbeit mit anderen eine Wirkung erreicht wird.

Einfach ausgedrückt, gibt es drei Möglichkeiten, wie Sie Ihre Wirkung dokumentieren können:

  1. Die Geschäftsergebnisse verbessern sich
  2. Stakeholder glauben, dass Sie zu den verbesserten Ergebnissen beigetragen haben
  3. Durch die Lösung spezifischer Probleme oder die Bereitstellung spezifischer Erkenntnisse haben Sie verbesserte Verhaltens- und finanzielle Veränderungen festgestellt

Gute Business Partner verfolgen konsequent alle drei Parameter und sind an stetiger Verbesserung interessiert.

Ein globales Pharmaunternehmen ist noch einen Schritt weiter gegangen und hat ein Wertprotokoll eingeführt, um den positiven Beitrag des Finanzteams zu verfolgen. Das Jahresziel: 150 Mio. US-Dollar. Der Zweck des Protokolls besteht dabei nicht darin, „Erfolg zu beanspruchen“, sondern ein Verhalten zu fördern, bei dem sich alle Mitarbeiter des Finanzbereichs aktiv bewusst sind, wie sie zur Wertschöpfung des Unternehmens beitragen.

Wie viele Entscheidungen haben Sie im vergangenen Jahr positiv beeinflusst?

Mit Blick auf das vergangene Jahr stellen sich folgende Fragen:

  • Haben Sie dafür gesorgt, dass Entscheidungen qualifizierter getroffen wurden und sie damit wahrscheinlich verbessert?
  • Hat man Sie von Anfang an in den Entscheidungsprozess einbezogen oder nur gebeten, bereits getroffene Entscheidungen zu validieren?
  • Was haben Stakeholder dabei über Sie gesagt?

Fazit

Ob Sie nun introvertiert oder extravertiert sind, Sie können mit Business Partnering erfolgreich sein. Extravertierte Menschen sind in der Regel gut im Aufbau von Beziehungen, kommunikationsstark und hervorragend darin, den Wert von Informationen zu vermitteln. Introvertierte sind oft gut darin, tiefgründig zu denken, Zahlen zu analysieren und Komplexität zu bewältigen. Die Kombination dieser beiden Eigenschaften macht sie zu einem außergewöhnlichen Business Partner im Finanzbereich.

Sie können noch heute damit beginnen, Ihre Denkweise zu ändern und herauszufinden, wie Sie Ihre persönlichen Stärken aktivieren und wie Sie Strukturen und Prozesse dort aufbauen können, wo Sie Herausforderungen haben. Es beginnt damit, dass Sie Ihre Einstellung ändern und Ihre Position als Wertschöpfer erkennen. Sind Sie bereit?

Anders Liu-Lindberg

Anders is an active blogger with more than 300,000 followers on LinkedIn and an influencer within the field of Business Partnering, Finance Transformation and Digitalization. He is a catalyst for growing the network, insights, and collaboration of the Business Partnering Community. He is also co-founder and COO of the Business Partnering Institute (BPI). A purpose-driven consulting firm aiming at cracking the code on business partnering, BPI helps unlock the value potential of the finance function.

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