Planification dans Excel : Avantages, limites et alternatives puissantes

Excel est depuis des décennies un pilier de la planification financière. De nombreuses entreprises, des petites startups aux sociétés générant des milliards de chiffre d’affaires, utilisent Excel pour gérer efficacement leurs opérations. Cependant, à mesure que les entreprises se complexifient, compter uniquement sur Excel limite les professionnels de la planification et de l’analyse financière (FP&A) – en particulier en ce qui concerne la collaboration, l’intégration de données et la gestion de grands volumes de données.

Dans cet article, nous explorerons certains des avantages et des inconvénients de l’utilisation d’Excel pour la planification financière et la prévision. Nous aborderons également les meilleures pratiques et des alternatives potentielles pour les entreprises qui cherchent à rationaliser et à faire évoluer leurs processus de planification pour obtenir des informations plus exploitables.

Excel : Un outil de planification performant avec des limites

Excel reste l’un des outils les plus utilisés dans la finance. Sa flexibilité, sa familiarité et son accessibilité en font un élément essentiel des outils d’entreprise. Excel est particulièrement utile pour les petites et moyennes entreprises qui peuvent y gérer leurs données et l’ensemble de leur planification sans en dépasser les capacités. Les entreprises qui utilisent Excel pour la planification profitent de son interface personnalisable pour construire des budgets, des projections et des rapports.

Au fil des ans, Excel a indéniablement amélioré sa fonctionnalité et sa convivialité qui le rend adapté aux tâches modernes de comptabilité moderne et de planification financière. Considérez, par exemple, l’introduction des tableaux et graphiques croisés dynamiques ou de fonctions telles que HLOOKUP, VLOOKUP et XLOOKUP. Power Query permet l’intégration de données externes, et Power BI permet aux utilisateurs d’accéder aux données, de les analyser et de les visualiser.

Bien que ces fonctionnalités présentent des avantages et étendent les capacités de planification financière d’Excel, elles apportent également des courbes d’apprentissage et des limitations. En termes d’échelle, Excel propose désormais un million de lignes – ce qui couvre de nombreux besoins pour les petites et moyennes entreprises. Pour les entreprises comptant jusqu’à environ 1 000 employés, la capacité d’Excel à verrouiller des cellules et à créer des règles peut suffire pour leurs besoins de planification.

Il est toutefois important de noter que la rigueur est essentielle : toutes les cellules qui ne doivent pas être manipulées doivent être verrouillées, et ceux qui configurent les modèles Excel doivent en être conscients. Des négligences peuvent facilement entraîner des saisies de données dans des cellules inappropriées. Ce genre d’erreur humaine finit par se répercuter dans les résultats de planification, compromettant les fondations mêmes sur lesquelles reposent les décisions de l’entreprise.

Trouver et corriger ces erreurs par la suite est à la fois chronophage et laborieux. Un autre risque pour les feuilles de calcul Excel est que des personnes ajoutent des lignes et des colonnes sans en informer les autres, ce qui perturbe les formules et leurs résultats. Dans les feuilles de calcul Excel, les utilisateurs ne travaillent pas nécessairement avec des données en temps réel. De plus, les modifications des données sources ne sont pas toujours visibles pour tous, ce qui signifie que de nombreuses erreurs ne sont pas immédiatement détectées.

Excel peut convenir pour la planification et la prévision financière des équipes FP&A, du moins jusqu’à un certain niveau de complexité. Cependant, pour fonctionner efficacement dans un environnement de travail collaboratif et dynamique, les feuilles de calcul Excel doivent être configurées de manière rigoureuse dès le premier jour – ce qui, en pratique, est quasiment impossible. Ainsi, lorsqu’on planifie dans Excel, des défis surgissent inévitablement, notamment pour répondre aux exigences d’une planification financière intégrée réussie.

Meilleures pratiques pour la planification financière basée sur Excel

Pour les entreprises qui utilisent Excel pour la planification financière, les meilleures pratiques suivantes peuvent réduire certains des problèmes les plus courants et urgents :

1. Mettre en place et maintenir des standards de modélisation financière : Définissez des normes comme le code couleur des formules (par exemple, noir pour les formules, bleu pour les entrées, etc.) afin d’améliorer la transparence et la lisibilité pour tous. Il est plus facile pour tout le monde d’être sur la même longueur d’onde lorsque des standards sont respectés (comme les standards internationaux de communication d’affaires [ICBS]).
2. Prévenir les modifications non autorisées : Évitez d’ajouter des lignes et des colonnes inutiles car cela augmente le risque d’erreurs dans les modèles.
3. Utiliser des modèles cohérents : Adoptez des formats et des modèles cohérents afin de réduire les erreurs et assurer la scalabilité.
4. Maintenir un “entretien” de base : N’insérez que ce qui est nécessaire dans les feuilles de calcul Excel et supprimez le superflu. Des données de mauvaise qualité conduiront à des analyses de mauvaise qualité.

Quand la planification dans Excel montre ses limites

Avec la croissance des entreprises et l’extension des jeux de données, la planification dans Excel peut rapidement devenir un fardeau. De grandes quantités de données ralentissent les calculs et augmentent les temps de chargement. Les modifications des hypothèses sous-jacentes sont souvent difficiles à suivre, surtout dans les équipes où les modèles sont partagés. C’est là que les limites d’Excel deviennent apparentes, notamment pour les organisations ayant plusieurs parties prenantes réparties dans différentes sites et départements d’entreprise.

L’un des principaux points faibles est la collaboration. La planification dans Excel devient difficile lorsque plusieurs membres de l’équipe doivent travailler sur le même document. Les feuilles de calcul sont sujettes à des conflits de version, et les modifications apportées aux données sources ne sont pas toujours immédiatement visibles pour tous les intervenants. Dans ce cas, l’absence d’une « source unique de vérité » centralisée peut avoir de graves conséquences. En l’absence d’autorisations clairement définies et basées sur les rôles, qui régissent l’accès aux données sensibles, l’intégrité des données peut facilement être compromise par des erreurs humaines qui peuvent rester longtemps non détectées.

De plus, les modèles de feuille de calcul et leur application réussie dépendent souvent de la personne qui les a créés. Si cette personne quitte l’organisation, il peut être extrêmement difficile pour l’entreprise de maintenir ou de comprendre le modèle. Cela limite l’évolutivité. De tels écarts de transfert posent un véritable problème, en particulier pour les modèles complexes.

Cela pose également un réel défi pour la traçabilité dans la planification financière d’une organisation, ce qui peut devenir problématique lors des audits. Cette dépendance vis-à-vis de l’expertise Excel d’une personne se manifeste également lors des prévisions dans Excel. Bien qu’il soit possible d’utiliser Excel pour les prévisions, cela est souvent très complexe et trop exigeant pour l’employé lambda. Cela nécessite une connaissance approfondie à la fois d’Excel et du fonctionnement de l’entreprise, ce qui le rend difficilement évolutif.

Autre point faible : Excel n’est pas une grande base de données, même si cela n’empêche pas les personnes de l’utiliser comme telle. Excel évolue de manière organique avec les cas d’utilisation et les défis commerciaux d’une entreprise. Les chiffres continuent de s’accumuler, et, à mesure que les ensembles de données sont importants, le traitement devient fastidieux. À un moment donné, l’organisation atteint le point où une base de données à grande échelle est nécessaire. Cependant, souvent, elle ne dispose que d’Excel – qui n’a pas été conçu pour une planification intégrée.

Des add-ins et plug-ins permettent d’intégrer des données dans Excel, mais cela augmente les temps de chargement et reste limité en termes de volume de données que le programme peut gérer efficacement. Quelques centaines, voire quelques milliers d’enregistrements, l’importation de gros fichiers CSV depuis d’autres dossiers ou l’accès à des systèmes existants poussent Excel à ses limites.

Les professionnels de la FP&A ne disposent que de deux dimensions dans Excel. Cependant, dans les cas d’utilisation en entreprise, les entreprises ont besoin de bien plus de dimensions pour la planification (par exemple, nom du produit, numéro de série, client, version, devise, entreprise, etc.). Une fois les deux dimensions dépassées, des solutions de contournement, comme les tableaux croisés dynamiques, deviennent nécessaires pour représenter des dimensions supplémentaires. Bien que ce soit une option, elle n’est pas très conviviale. En effet, elle est chronophage et demande beaucoup de travail. De plus, elle entraîne des temps de chargement plus longs, surtout si d’autres fichiers sont intégrés et qu’il existe de nombreuses connexions à des données externes.

Idéalement, les solutions modernes de planification financière intégrée devraient être multidimensionnelles et offrir un moyen plus rapide d’afficher et de gérer de nombreuses dimensions. Les meilleures solutions devraient également fonctionner avec des données intégrées via des outils d’extraction, de transformation et de chargement (ETL) et des interfaces de programmation d’applications (API) pour rendre tout le processus plus rapide.

Passer à une alternative à Excel : lorsque la complexité, l’agilité et les grands volumes de données exigent davantage

Excel est indéniablement un logiciel de feuille de calcul puissant, offrant flexibilité et un large éventail de fonctionnalités. Pourtant, à mesure que les entreprises se développent, elles se rendent vite compte qu’il est essentiel de trouver des alternatives à Excel pour répondre aux besoins plus complexes de la planification financière et assurer le bon fonctionnement des opérations. Bien qu’Excel offre une base solide pour la planification financière, ce n’est pas une base de données et il n’a pas été conçu pour la gestion de données multidimensionnelles à grande échelle.

Lorsqu’elles envisagent des alternatives à Excel, les entreprises doivent rechercher des solutions logicielles offrant une meilleure collaboration, une intégration de données en temps réel et des fonctionnalités d’automatisation robustes. Les plateformes de gestion de la performance d’entreprise (EPM) comme Jedox offrent une interface similaire à celle d’Excel, facilitant ainsi la transition pour les équipes financières déjà familières avec l’expérience utilisateur et l’interface d’Excel.

Avec Jedox, les organisations peuvent évoluer efficacement sans se heurter aux limites de volume de données et aux défis de collaboration d’Excel. En tant que base de données multidimensionnelle, Jedox peut gérer les volumes de données les plus importants. De plus, grâce à Jedox-Integrator, il peut accéder aux données externes via une API en quelques secondes.

En outre, Jedox propose une intégration transparente avec l’automatisation d’Excel, ce qui permet aux entreprises d’automatiser les tâches répétitives, d’accéder aux données en temps réel et de partager les modèles de planification entre les équipes sans avoir à échanger de fichiers manuellement. Cela réduit le risque d’erreurs, améliore la traçabilité et garantit que tout le monde travaille avec des informations à jour.

Visualisation des données dans Excel : améliorer les informations financières

L’une des forces d’Excel réside dans sa capacité à générer des vues de données via des graphiques, des diagrammes et des tableaux croisés dynamiques. Cependant, les outils de visualisation d’Excel sont souvent limités par rapport aux plateformes de business intelligence modernes. Les entreprises ayant besoin de visualiser des ensembles de données volumineux et complexes peuvent trouver les capacités natives d’Excel insuffisantes.

Les logiciels avancés de planification financière, comme Jedox, offrent des fonctions améliorées de visualisation des données par un glisser-déposer qui facilitent l’analyse et la présentation des données financières et opérationnelles. Ces outils permettent une meilleure analyse selon de multiples dimensions – telles que les lignes de produits, les régions et les devises – tout en garantissant que les rapports sont visuellement attrayants et informatifs.

Quand la planification financière doit aller au-delà d’Excel

Pour les entreprises qui n’ont pas de difficultés à gérer leur planification financière dans Excel, celui-ci reste un outil extrêmement efficace. Cependant, à mesure qu’une organisation se développe, que des experts partent ou prennent leur retraite, que la complexité augmente et que les données continuent de croître, il peut être temps d’améliorer la planification dans Excel ou d’envisager de passer à une alternative capable de répondre aux besoins croissants d’un environnement plus dynamique et multidimensionnel.

Vous vous souvenez des exemples de bonnes pratiques : établir et maintenir des standards de modélisation financière, prévenir les changements non autorisés, utiliser des modèles cohérents et respecter l’organisation de base. Le respect des meilleures pratiques est utile, mais il nécessite également un engagement commun de tous les utilisateurs – ainsi qu’une vigilance constante pour s’assurer que les feuilles de calcul Excel ne sont pas endommagées par inadvertance. Chez Jedox, ces meilleures pratiques sont déjà intégrées.

Jedox offre plusieurs avantages par rapport à Excel en matière de planification et de prévision financières intégrées, notamment la collaboration en temps réel avec des données actualisées. La fonctionnalité ETL (Extract, Transform, Load) de l’Intégrateur Jedox permet de se connecter à toutes les sources de données externes, garantissant ainsi que les analyses de données sont basées sur toutes les informations pertinentes. Cela crée une transparence et une compréhension commune de l’entreprise, avec une source unique de vérité. Plus de va-et-vient de modèles– les utilisateurs peuvent facilement mettre à jour les données et bénéficier d’une meilleure qualité de données, ce qui réduit le nombre d’erreurs.

Jedox permet une meilleure gestion des flux de travail et une grande facilité d’utilisation, notamment grâce à l’add-in Jedox pour Excel 365. Avec une forte composante de self-service, les utilisateurs sont capables de construire leurs propres modèles sans dépendre de l’informatique ou d’experts externes. L’équipe Finance peut créer des modèles qui reflètent véritablement l’entreprise et même créer un jumeau numérique de celle-ci. En fournissant des informations précieuses, les professionnels de la FP&A peuvent occuper un rôle plus stratégique en tant que partenaires commerciaux et contribuer au succès de l’entreprise.

Conclusion : Excel pour la planification financière vs. alternatives Excel

Bien qu’Excel soit encore largement utilisé dans de nombreux secteurs, il présente certaines limites. Pour les petites entreprises ou celles dont les processus sont clairs, Excel peut répondre à la plupart des besoins de planification. Mais plus les organisations se développent et se complexifient, plus les limites d’Excel apparaissent clairement, notamment en termes de collaboration, d’accès aux données en temps réel et d’évolutivité.

Excel restera un outil fondamental dans le travail quotidien des professionnels de la FP&A, qu’ils travaillent pour des petites entreprises ou des multinationales. Cependant, comme tout outil, Excel a été conçu pour un usage spécifique, et les défis modernes de la planification FP&A ont dépassé ses capacités. Par conséquent, il est important pour les professionnels de la finance d’évaluer si Excel répond encore à leurs besoins.
En tant que puissante solution logicielle de planification financière, Jedox étend les capacités de planification des entreprises avec une meilleure collaboration, une automatisation et une visibilité en temps réel – et garantit que leurs modèles financiers peuvent suivre l’évolution des besoins de l’entreprise. Avec Jedox, les professionnels de la FP&A peuvent continuer à utiliser Excel tout en éliminant ses inconvénients, tels que le chaos des feuilles de calcul et la difficulté à gérer de grands volumes de données.

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