Précision et contrôle grâce à l’Activity-Based Budgeting

Le budget est un élément crucial pour toute entreprise. Il facilite la planification, le contrôle des coûts et l’allocation des ressources. Pourtant, les méthodes de budgétisation traditionnelles sont souvent insuffisantes pour répondre à la nature dynamique des organisations modernes, en particulier dans l’économie incertaine d’aujourd’hui.

Contrairement aux méthodes traditionnelles qui s’appuient largement sur des données historiques – devenues peu fiables pour de nombreuses entreprises ces dernières années – l’Activity-Based Budgeting (ABB) se concentre sur les coûts réels des activités opérationnelles. Cette approche améliore la précision et la transparence dans l’allocation des ressources, offrant un meilleur contrôle sur le budget et aidant à réduire les coûts là où cela compte le plus.

Dans cet article, nous explorerons les avantages de l’Activity-Based Budgeting pour montrer comment il peut améliorer la prise de décision, optimiser la performance et rationaliser les opérations. Que vous soyez un professionnel de la finance, un chef d’entreprise ou membre d’une équipe de direction, continuez à lire pour découvrir en profondeur l’Activity-Based Budgeting.

Activity-Based Budgeting vs budget traditionnel

Principalement, l’Activity-Based Budgeting et la budgétisation traditionnelle diffèrent dans leur approche de l’allocation des fonds. La budgétisation traditionnelle s’appuie sur des schémas de dépenses passés, ajustant les montants de manière progressive sans se concentrer sur les activités individuelles. En revanche, l’Activity-Based Budgeting attribue les ressources en fonction des coûts de certaines activités de l’entreprise, offrant des insights plus détaillés sur les dépenses.

L’accent mis par l’Activity-Based Budgeting sur les activités permet aux organisations une compréhension plus fine des facteurs de coûts, favorisant l’efficacité et la réduction des coûts lorsque nécessaire. Pour les organisations cherchant un contrôle des coûts plus précis, l’Activity-Based Budgeting est un excellent choix.

Comparée à l’Activity-Based Budgeting, la budgétisation traditionnelle est parfois moins flexible, car elle n’analyse pas les dépenses par activité et peut manquer des opportunités d’économies. Cependant, elle est plus simple à mettre en œuvre et s’adapte bien aux modèles de dépenses stables.

Voici quelques différences entre les deux approches :

• Adaptabilité : l’Activity-Based Budgeting s’ajuste aux besoins en temps réel, tandis que le budget traditionnel peut limiter la planification en suivant les budgets antérieurs
• Allocation des coûts : l’Activity-Based Budgeting se concentre sur le coût des activités spécifiques, tandis que la budgétisation traditionnelle utilise les tendances de dépenses passées
• Simplification : l’Activity-Based Budgeting clarifie les moteurs de coûts spécifiques et simplifie les processus budgétaires complexes, alors que le budget traditionnel peut négliger ces détails

Les deux méthodes offrent des avantages en fonction des objectifs et des besoins opérationnels de votre organisation. Le choix dépend des priorités de votre entreprise. Souhaitez-vous suivre de près chaque activité ou préférez-vous une approche historique simplifiée de la budgétisation ?

Activity-Based Budgeting vs budget de base zéro

Contrairement à l’Activity-Based Budgeting, la budgétisation de base zéro commence chaque cycle budgétaire à partir d’une “base zéro”, où toutes les dépenses doivent être justifiées. Cette méthode encourage une réflexion approfondie sur les coûts. Elle demande aux départements d’expliquer chaque dépense, indépendamment des budgets passés.

La différence principale entre l’Activity-Based Budgeting et la budgétisation de base zéro réside dans leur gestion de l’allocation des ressources. L’Activity-Based Budgeting examine les activités qui génèrent des coûts et finance ces activités en conséquence pour promouvoir l’efficacité. La budgétisation de base zéro, quant à elle, se concentre sur les dépenses essentielles, en partant de zéro et en demandant aux départements de justifier chaque coût. Tandis que l’Activity-Based Budgeting est plus orientée vers les activités, la budgétisation de base zéro est plus axée sur la nécessité, en posant la question de savoir si chaque dépense est essentielle pour atteindre les objectifs de l’organisation.

Les deux méthodes de budgétisation offrent des avantages uniques mais comportent des défis spécifiques. L’Activity-Based Budgeting fournit une vue claire des coûts opérationnels et peut aider à rationaliser les processus en supprimant les activités non essentielles. Cependant, elle peut ne pas traiter les schémas globaux de dépenses aussi minutieusement que la budgétisation de base zéro.

En revanche, le processus rigoureux de la budgétisation de base zéro peut générer des économies substantielles en permettant une replanification analytique et en éliminant les dépenses obsolètes ou injustifiées. Cependant, la budgétisation de base zéro peut être gourmande en ressources et peut également conduire à une focalisation plus étroite, favorisant la planification à court terme au détriment des objectifs stratégiques à long terme.

Les avantages de l’Activity-Based Budgeting

L’Activity-Based Budgeting offre de nombreux avantages par rapport aux autres méthodes de budgétisation. En permettant une meilleure compréhension de l’allocation des ressources, il permet des décisions financières plus informées et des opérations plus efficaces.

Dans l’ensemble, l’Activity-Based Budgeting peut augmenter la capacité d’une organisation à s’adapter aux changements du marché grâce à des insights plus détaillés. Avec l’Activity-Based Budgeting, les organisations bénéficient de :

1. Allocation améliorée des ressources

L’un des principaux avantages de l’Activity-Based Budgeting est l’amélioration de l’allocation des ressources. Cette approche permet aux entreprises de répartir les fonds sur la base de données réelles, ce qui améliore la santé financière et l’efficacité.

2. Meilleur contrôle budgétaire

L’Activity-Based Budgeting améliore le contrôle budgétaire en fournissant des informations détaillées sur les coûts. Cette transparence aide les organisations à surveiller de près les dépenses pour réduire le gaspillage et gérer les budgets plus efficacement.

3. Meilleure performance budgétaire

La budgétisation de performance s’améliore avec l’approche basée sur les activités. En comprenant les moteurs de coûts, les entreprises peuvent aligner leurs budgets sur les objectifs de performance, ce qui conduit à une meilleure efficacité et un chemin plus clair vers la réussite.

4. Alignement stratégique et prise de décision

L’alignement stratégique est un avantage clé de l’Activity-Based Budgeting. Cette méthode permet d’assurer l’adéquation des ressources avec les objectifs de l’organisation, ce qui aide à des processus décisionnels plus rapides et plus sûrs.

Surmonter les défis de l’Activity-Based Budgeting

Mettre en œuvre l’Activity-Based Budgeting peut poser des défis, et la transition des méthodes traditionnelles nécessite une planification stratégique et un engagement. Cette approche demande une collecte de données plus détaillée, ce qui peut être chronophage au départ.

Pour surmonter ces défis, les organisations doivent :

• Investir dans la formation du personnel : La formation permet aux employés de comprendre les principes de l’Activity-Based Budgeting. Ce savoir leur permet d’allouer correctement les ressources et de prendre des décisions budgétaires éclairées basées sur les méthodes de l’Activity-Based Budgeting.
• Utiliser la technologie pour rationaliser les processus : Les logiciels de planification et d’analyse financière (FP&A) simplifient le suivi et l’analyse dans l’Activity-Based Budgeting, réduisant le travail manuel et améliorant la précision et l’efficacité.
• Encourager une culture de changement : Une culture d’amélioration continue aide à réduire la résistance au budget basé sur les activités en impliquant les employés dans la transition et en mettant en avant ses avantages à long terme.

En abordant ces défis de manière proactive, les organisations peuvent faire de l’Activity-Based Budgeting un outil efficace.

Comment mettre en œuvre l’Activity-Based Budgeting

Lors du passage à l’Activity-Based Budgeting, il est essentiel que les organisations suivent une approche structurée pour assurer une mise en œuvre précise et efficace.

Voici les étapes pour mettre en place l’Activity-Based Budgeting efficacement en utilisant un jumeau numérique, modèle virtuel de l’entreprise qui capture les indicateurs financiers et non financiers clés, représentant les relations, les structures et les processus dans toute l’organisation.

1. Identifiez les activités commerciales clés

La première étape consiste à identifier les activités de base qui génèrent des coûts dans votre organisation. Cela implique d’analyser chaque tâche opérationnelle, de la production aux fonctions administratives, pour voir où les ressources sont dépensées. Cette identification précise fournit la base pour affecter les coûts et aide à comprendre les processus critiques.

2. Déterminez les facteurs de coûts

Une fois que vous avez une liste d’activités, vous pouvez utiliser un jumeau numérique pour identifier les moteurs de coûts spécifiques pour chacune d’elles. Par exemple, dans le secteur manufacturier, le jumeau numérique peut simuler comment le volume d’unités ou les heures de machine influencent les coûts, permettant un suivi précis des facteurs de coûts. Ces données permettent d’allouer les ressources en fonction de la demande réelle et d’une analyse affinée, au lieu de s’appuyer sur des hypothèses générales.

3. Rassembler et analyser vos données

Collectez des données détaillées sur les coûts et l’utilisation des ressources pour chaque activité, y compris la main-d’œuvre, les matériaux et les services publics. Un jumeau numérique fournit ensuite une simulation continue de ces activités, offrant des insights en temps réel et des projections plus précises. En analysant ce modèle numérique, vous obtenez une base réaliste des coûts des activités, créant une image claire de la répartition des ressources au sein de l’organisation.

4. Allouer les coûts aux activités

Avec les données en main, attribuez les coûts à chaque activité en utilisant les informations recueillies et analysées via le jumeau numérique. Cette étape est cruciale pour relier les dépenses réelles aux tâches spécifiques, garantissant que le budget reflète les coûts opérationnels véritables. Cela met également en évidence les domaines nécessitants plus ou moins de ressources, permettant une planification des ressources plus précise.

5. Fixer des objectifs budgétaires en fonction des niveaux d’activité

À partir des informations issues de votre analyse des coûts, fixez des objectifs budgétaires pour chaque activité. Grâce à votre jumeau numérique, vous pouvez modéliser des scénarios futurs, tels que les variations de la demande. Cela vous permet d’ajuster les ressources et les dépenses en fonction des niveaux d’activité anticipés.

6. Surveiller et ajuster régulièrement

La mise en œuvre de l’Activity-Based Budgeting est un processus continu, et un jumeau numérique aide à suivre et ajuster les coûts au fur et à mesure que les opérations évoluent. En surveillant les activités via ce modèle, vous pouvez effectuer des ajustements budgétaires en temps réel pour garantir que les fonds correspondent aux besoins et priorités actuels, améliorant ainsi la flexibilité et la précision dans la budgétisation.

L’Activity-Based Budgeting en pratique

Prenons un exemple : l’entreprise A est un fabricant de composants électroniques qui prévoit la production de 50 000 circuits imprimés l’année prochaine. Chaque circuit nécessite assemblage, un test et une inspection de qualité, avec un coût de 4 € par unité pour accomplir ces activités spécifiques. Ainsi, l’approche basée sur les activités de l’entreprise A estimé un budget de 200 000 € (50 000 unités * 4 €) pour les activités liées à la production.

En revanche, si l’entreprise A utilisait une budgétisation traditionnelle, elle s’appuierait uniquement sur les coûts d’inspection de l’année précédente et une croissance progressive. En supposant que les coûts de production de l’année dernière étaient de 150 000 € et une augmentation annuelle de 15 %, elle allouerait seulement 172 500 €, risquant de sous-estimer les besoins réels et de provoquer des retards de production.

Avec l’Activity-Based Budgeting, le budget de l’Entreprise A est directement aligné avec les niveaux de production anticipés, offrant une prévision plus claire et plus précise des coûts liés à l’assemblage et au contrôle. La budgétisation traditionnelle, qui repose sur des données historiques et des augmentations, peut sous-estimer les véritables demandes opérationnelles et créer des lacunes de ressources.

Rationaliser le processus budgétaire financier avec les logiciels FP&A

Avec les logiciels FP&A, les organisations peuvent simplifier le processus budgétaire en centralisant les données dans tous les départements, créant une source unique de vérité (SSOT) qui réduit les saisies manuelles de données et les erreurs.

Cette consolidation libère les équipes financières pour se concentrer sur l’analyse plutôt que sur la collecte de données chronophage, accélérant le processus de budgétisation et de prévision. En intégrant des données en temps réel, les outils FP&A offrent des insights précis et à jour.

Cela améliore ainsi la prise de décision et soutient un flux de travail de planification plus nuancé et plus efficace.

Simplification, intégration et adaptabilité : Comment la plateforme Jedox soutient l’Activity-Based Budgeting

Avec des fonctionnalités pour la planification, la prévision et l’analyse de scénarios, des plateformes FP&A adaptables comme Jedox permettent aux organisations d’ajuster rapidement les budgets pour répondre aux besoins changeants. Cela permet aux équipes financières de rationaliser la budgétisation pour différents départements tout en maintenant une vision d’ensemble cohérente.

En même temps, les modèles personnalisables de Jedox, appelés Best Practice Accelerators (BPAs), permettent également aux autres équipes – comme les ventes et les opérations – de se concentrer sur leurs tâches budgétaires spécifiques. De la prévision des revenus pour les ventes à la planification de la chaîne d’approvisionnement pour les opérations, les équipes non-financières peuvent planifier sans avoir besoin de naviguer dans l’ensemble du modèle financier.

Et comme chaque département travaille au sein de modèles qui s’intègrent dans un modèle financier unifié, Jedox offre aux responsables financiers une vue complète et intégrée de l’entreprise, combinant les objectifs et plans de chaque équipe pour aligner efficacement les ressources et répondre rapidement aux changements du marché.

En fin de compte, la plateforme Jedox favorise une culture de décision, de confiance et de performance, en améliorant le processus d’Activity-Based Budgeting grâce à :

Simplification : Faciliter les tâches complexes

• L’interface de Jedox, semblable à celle d’Excel, permet une adoption facile, favorisant une meilleure collaboration entre toutes les équipes et départements
• Des workflows automatisés permettent même aux parties prenantes non techniques de contribuer, accélérant l’ensemble du processus d’Activity-Based Budgeting
• Produisez rapidement et facilement un résumé partageable de vos plans de budgétisation pour améliorer l’alignement des équipes en utilisant JedoxAI, une des fonctionnalités d’IA générative de la plateforme

Intégration : Éliminer les silos de données avec une SSOT accessible et unifiée

• Automatiser l’intégration des données de toute source interne ou externe pour créer une SSOT complète. Cela permet à toutes les parties prenantes de travailler avec des flux de données contrôlés, cohérents et précis
• Créez un jumeau numérique de votre organisation pour simuler en continu vos activités, ainsi que suivre et ajuster les coûts au fur et à mesure que vos opérations évoluent
• Améliorez les insights et renforcez la collaboration avec des données financières et non financières, telles que les données de planification de la main-d’œuvre de RH ou les données logistiques des opérations, pour mettre en œuvre avec succès un plan dynamique d’Activity-Based Budgeting qui couvre toute la performance de l’organisation

Adaptabilité : Évoluer en fonction de la croissance de votre entreprise

• Générer de la valeur et adaptez-vous sans faille aux exigences changeantes des affaires, améliorant ainsi votre processus d’Activity-Based Budgeting, avec la plateforme de planification et de gestion de la performance la plus adaptable au monde
• Utiliser Jedox AIssisted™ Planning pour découvrir des insights exploitables, créer des prédictions de séries chronologiques, effectuer une analyse des facteurs et bien plus encore. Cela permet de renforcer la résilience de votre entreprise et d’accélérer la transformation numérique de la finance

En bref, Jedox rend l’Activity-Based Budgeting accessible et efficace, améliorant la qualité des données, l’allocation des ressources et la performance financière de manière globale.

Adopter la précision et l’efficacité avec l’Activity-Based Budgeting

L’avenir de l’Activity-Based Budgeting est prometteur, alors que les entreprises du monde entier recherchent des stratégies financières adaptatives. Bien qu’elle demande un effort initial, ses avantages – efficacité, transparence et flexibilité accrues – peuvent améliorer significativement la planification financière. De plus, son intégration avec la technologie FP&A offre d’innombrables opportunités d’innovation.

L’utilisation d’un outil de gestion de la performance d’entreprise (EPM) comme Jedox rend la mise en œuvre de l’Activity-Based Budgeting simple et efficace. Cela contribue à son tour à améliorer la prise de décision et maintient les organisations compétitives dans un marché en constante évolution. Pour découvrir comment Jedox peut simplifier vos processus de budgétisation et de prévision, demandez une démo dès aujourd’hui.