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Rolling Forecasts: Der Guide für Einsteiger

Um in Ihrem Unternehmen erfolgreich zu sein, müssen Sie zu jedem Zeitpunkt über den aktuellen Stand der Dinge Bescheid wissen. Doch was passiert, wenn sich die Dinge nicht so entwickeln, wie Sie es eigentlich geplant haben? Um diese Situation zu vermeiden, hilft Ihnen Forecasting, künftige Entwicklungen und Trends früher zu erkennen und sich diesen anzupassen. In diesem Leitfaden für Einsteiger zeigen wir Ihnen, was und für wen Rolling Forecasts interessant sein können, wann sie wirklich sinnvoll sind und wie Sie sie erfolgreich in Ihrem Unternehmen einsetzen.

Warum Forecasting für Unternehmen so wichtig ist

Forecasts kommen als Steuerungsinstrumente zum Einsatz und eignen sich besonders für mittlere und große Unternehmen. Diese bestehen in der Regel aus vielen Abteilungen und Niederlassungen, die vernetzt sind, wodurch eine gewisse Komplexität vorherrscht. Mit dem Forecasting will man zu erwartende Abweichungen vom Plan frühzeitig erkennen, um entsprechend darauf reagieren zu können – bspw. durch Budgetanpassungen.

Wann und wie oft geforecastet wird und mit welchen Daten dabei gearbeitet wird, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Gemeinsamkeiten findet man vor allem innerhalb von spezifischen Branchen oder Märkten. Es kann sowohl regelmäßig als auch unregelmäßig – also bedarfsabhängig „ad-hoc“ – geforecastet werden. Dabei ist es wichtig festzuhalten, dass Forecasts nicht als Vorhersagen zu verstehen sind. Vielmehr sind sie erste Anhaltspunkte für notwendige Änderungen in der Unternehmenssteuerung, um die festgelegten operativen und strategischen Ziele zu erreichen.

Dafür können Forecasts sowohl in unterschiedlichen Abteilungen, bspw. als Sales-Forecast oder Finanz-Forecast, als auch anhand unterschiedlicher Basiswerte erstellt werden. Denkbar sind etwa Planwerte gegen Forecastwerte oder Ist-Werte gegen Forecastwerte als Vergleichsbasis. Auch der Detaillierungsgrad ist je nach Anwendung individuell auszuloten.

Für den Forecast selbst können Sie dabei sehr unterschiedliche Daten mit einfließen lassen. Bestimmte Werttreiber wie Preise oder Mengenzahlen können dabei genauso berücksichtigt werden wie Nicht-Finanzdaten (bspw. Auswirkungen durch neue Wettbewerber am Markt, Wetterdaten etc.). Generell ist es aber empfehlenswert, die verschiedenen Daten für den Forecast zwar präzise, aber überschaubar zu halten. Damit reduzieren Sie den Aufwand und nutzen die Flexibilität des Instruments ideal aus.

Gemein haben alle Forecasts, dass sie für einen bestimmten Zeitraum erstellt werden, also etwa für ein Jahr, ein Quartal, einen Monat oder gar tagesweise. Welcher Zeitraum dabei sinnvoll ist, hängt von der jeweiligen Branche und der aktuellen oder standardmäßigen Marktvolatilität in einem Sektor ab.

Was sind Rolling Forecasts?

Rolling Forecasts oder rollierende Forecasts bezeichnen einen bestimmten Ansatz, der die Unternehmenssteuerung unterjährig begleitet. Dabei werden für einen bestimmten Zeitraum mit einer festgelegten Regelmäßigkeit fortlaufend neue Forecasts erstellt.

Rolling Forecasts als Instrument für das Controlling

Rollierende Forecasts werden regelmäßig unterjährig erstellt und dienen entweder als Ergänzung zum Geschäftsjahres-Forecast, -budget und anderen Plänen oder ersetzen den jährlichen Forecast komplett. Für das rollierende Forecasting legen Sie sich auf ein Intervall fest, in dem Sie Forecasts erstellen und überprüfen. Welches Intervall dabei das richtige ist, lässt sich nicht universell beantworten, sondern ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich zu bewerten.

Unbenannt

In der Grafik oben ist beispielhaft ein quartalsweises Intervall mit einem Forecast-Horizont von 12 Monaten abgebildet. Ebenso denkbar ist aber ein wöchentliches oder monatliches Intervall – analog verhält es sich für den Horizont des Forecasts. Bildlich gesprochen handelt es sich dabei um die Größe der sich vorausbewegenden „Rolle“. Sie bleibt immer gleich, weil mit jedem Intervall ein neuer Forecast hinten angehängt, bzw. der bestehende 12-Monats-Forecast erweitert wird.

Wichtig ist dabei Folgendes: Die Forecasts sind genauer, aber gleichzeitig auch zunehmend zeitintensiv, je öfter sie erstellt werden (Intervall). Und: Mit steigendem Forecast-Horizont nimmt auch die Ungenauigkeit zu. Da wir Forecasts aber als Steuerungsinstrument begreifen, ist eine höhere Ungenauigkeit kontraproduktiv.

Rollierende Forecasts sind als Managementwerkzeug hilfreich, weil im Gegensatz zu Jahresplänen immer der gleiche Zeithorizont in den Blick genommen wird (z. B. 12 Monate). Sie sind also „unabhängig“ vom laufenden Geschäftsjahr. Somit entgehen Sie einem zentralen Problem der traditionellen Jahrespläne. Nämlich, dass gegen Ende eines Jahres nur noch für wenige oder gar nur einen Monat Plandaten bereitstehen. Diese aber werden für informierte Entscheidungen dringend benötigt.

Mit einem rollierenden Ansatz haben Sie den Vorteil, dass Forecast-Werte stets aktuell sind. Das macht sie nützlicher, um informierte Entscheidungen zu treffen und Ihr Unternehmen in unsicheren Zeiten auf Kurs zu halten.

Die Vor- und Nachteile von Rolling Forecasts

Die regelmäßige Berücksichtigung neuer Daten und Faktoren hilft dabei, voraussichtliche Planabweichungen schnell zu erkennen und diesen durch entsprechende Maßnahmen entgegenzuwirken. Mit der Einführung einer rollierenden Planung sorgen Sie außerdem für einen Blick über das laufende Geschäftsjahr hinaus. Pläne lassen sich so fortlaufend und datengetrieben ergänzen und anpassen. Der Ansatz trägt damit auch dem Umstand Rechnung, dass ideale Planung für optimalen Mehrwert als kontinuierlicher Prozess verstanden werden sollte.

Das hat vor allem zwei Gründe:

  1. Durch die Globalisierung und das verstärkte Aufkommen von internationalem Finanzkapital sind Märkte zunehmend volatil. Eine Planung, die als statische, einmalige Aufgabe anstatt als Prozess verstanden wird, wird diesem Rahmen nicht gerecht.
  2. Konkrete Pläne sind in der Regel umso wertvoller, je aktueller sie sind. Das bedeutet auch, dass neue Faktoren gegebenenfalls unterjährig mit berücksichtigt werden. Damit verhindern Sie, dass Pläne unterjährig so weit von der Realität abweichen, dass sie schlicht unbrauchbar sind.

Rollierende Forecasts sind also ein super Werkzeug, oder?

Schauen wir uns jetzt die Nachteile an. Rolling Forecasts können zwar jährliche ersetzen, in der Realität sieht es aber oft so aus, dass sie eher als Ergänzung zu bestehenden Instrumenten für die Unternehmenssteuerung zum Einsatz kommen. Das liegt zum einen daran, dass Pläne in den meisten Fällen immer noch auf Geschäftsjahres-Basis erstellt werden, was auch durchaus sinnvoll ist. Schließlich ist der Rahmen durch entsprechende staatliche Kontrollstellen auch auf diesen Zeitraum ausgelegt. Zum anderen bedeutet das, dass ein Fokus für Unternehmen klar auf dem jeweiligen Jahresabschluss liegt. Wenn Sie rollierende Forecasts also zusätzlich einsetzen, bedeutet das Mehrarbeit, deren Umfang Sie genau im Auge behalten sollten.

Aus diesem Grund ist es wichtig, bei der rollierenden Planung weniger detaillierte Informationen und nur die allerwichtigsten KPIs einzubeziehen. Idealerweise sind das weniger als bei einem größeren und aufwändigeren Jahresend-Forecast. Auch das Intervall und den Horizont des rollierenden Forecasts sollten Sie sorgfältig ausloten. So vermeiden Sie, unnötige Arbeit zu machen und halten den Forecast möglichst präzise.

Wann sind Rolling Forecasts geeignet?

Aktuell erleben wir eine verstärkte Marktvolatilität. Traditionell volatile Branchen sind noch unberechenbarer, aber auch vergleichsweise stabile Branchen weisen gerade stärkere Unregelmäßigkeiten auf. In Zeiten wie diesen ist eine solide Planung umso wichtiger. Rollierende Forecasts können hier definitiv helfen, Ihr Unternehmen sicher zu navigieren.

Vor allem aber in den typisch volatilen Branchen ist das Controllinginstrument der rollierenden Forecasts empfehlenswert. Dabei gilt die Faustregel: Je höher die Marktvolatilität in einer Branche, desto kürzer sollte das Intervall der „Rollierung“ sein. Umgekehrt gilt, dass bei geringer Marktvolatilität auch ein größeres Intervall ausreichend ist.

Klaffen die Ist- und Plandaten in Ihrem Unternehmen oder einer Abteilung regelmäßig auseinander? Dann kann es sich lohnen, über die Einführung rollierender Forecasts nachzudenken. Abweichungen lassen sich schnell erkennen, um zeitnah gegenzusteuern.

Warum der Einsatz einer Softwarelösung Sinn macht

Wir haben es weiter oben schon erwähnt: Rolling Forecasts ersetzen in vielen Organisationen nicht die bereits genutzten Forecasts. Vielmehr dienen Sie als Ergänzung zu einem bestehenden Ansatz. Das bedeutet für die Praxis vor allem eines: Mehr Arbeit für die Controller. Die sind in aller Regel aber sowieso schon sehr ausgelastet. Insbesondere dann, wenn ihre Aufgaben softwareseitig nur durch Excel begleitet werden.

Um ein kontinuierliches Performance Management mit rollierendem Forecasting umzusetzen, empfiehlt sich deshalb eine spezialisierte Forecasting-Software. Aktuelle Forecasts zur Hand zu haben, ist großartig. Wenn Sie aber nicht auf deren Ergebnisse reagieren können, ist das Forecasting verschwendete Arbeitszeit. Die Automatisierung von Prozessen und deren Vereinheitlichung, um Zeit für Analysen und Handlungsempfehlungen zu gewinnen, muss mit dem agilen Ansatz einhergehen.

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5 Tipps für die erfolgreiche Einführung von Rolling Forecasts

Wenn Sie der Ansicht sind, dass es sinnvoll ist die FP&A-Toolbox Ihres Unternehmens mit rollierenden Forecasts zu ergänzen, dann lohnt es sich, einen Blick auf diese fünf 5 Tipps für die erfolgreiche Einführung von Rolling Forecasts zu werfen:

1. Kommunikation ist das A und O

Der erste und wichtigste Punkt: Wenn Sie der Meinung sind, dass Rolling Forecasts in Ihrem Unternehmen sinnvoll wären, beziehen Sie alle Stakeholder in die Kommunikation mit ein. Erklären Sie, warum sich der Mehraufwand oder die Umstellung Ihrer Meinung nach lohnt und welche Vorteile das rollierende Forecasting mit sich bringt.

Das mag offensichtlich erscheinen – in der Realität zeigt sich aber, dass Projekte oft an der Kommunikation scheitern, weil sich Akteure nicht richtig informiert oder abgeholt fühlen. Wissen die Stakeholder nicht, welche Vorteile sie aus einem Projekt ziehen, fällt es ihnen schwerer, sich dafür zu engagieren. Das gilt sowohl für das Management als auch für Abteilungen sowie deren Führungskräfte.

Dem Management präsentieren Sie beispielsweise Punkte wie eine größere Risikosicherheit und das Aufdecken neuer Chancen durch genauere Planzahlen. Abteilungsleiter freuen sich über eine höhere Flexibilität, etwa wenn das Budget aufgrund gewonnener Erkenntnisse unterjährig angepasst wird, weil aktuelle Ist-Zahlen für eine stärkere Bezuschussung sprechen. So vermeiden Sie Schattenbudgets von Beginn an.

2. Die Einführung richtig planen

Wie wir in unserem letzten Beitrag schon aufgezeigt haben, können rollierende Forecasts andere, wie den Jahresend-Forecasts entweder ganz ersetzen oder aber ergänzen. Eine pauschale Antwort, welcher Weg der richtige ist, existiert nicht. Deshalb ist eine informierte Auslotung für eine ideale Entscheidung unerlässlich.

Anschließend kann die Einführung des Projekts – ob als Umstellung oder Ergänzung – genau geplant werden. Eine Umstellung bedeutet mehr Überzeugungsarbeit und ist anfangs mit mehr Aufwand verbunden als eine Ergänzung des Forecastings um die rollierenden Forecasts. Zusätzlich ist im Hinterkopf zu behalten, dass der gesetzliche Rahmen für Abschlüsse etc. der gleiche bleibt. Bei einer Umstellung ist deshalb eine schrittweise und vorerst parallele Einführung dringend zu empfehlen, um Fallstricke vor der kompletten Umstellung frühzeitig auszumachen und zu lösen.

Auch bei einer Ergänzung ist eine schrittweise Einführung zu empfehlen. So ist es denkbar, erst nur wenige Kennzahlen und Abteilungen einzubeziehen und die rollierenden Forecasts nach und nach auszubauen. Damit der Zusatzaufwand überschaubar bleibt, ist dabei kontinuierlich auf die Kosten-Nutzen-Balance zu achten. Das gilt für verwendete Treiber und das Intervall sowie den Forecasting-Horizont gleichermaßen.

3. Neue Prozesse abstimmen und umsetzen

Sollen auch während des Jahres regelmäßig Forecasts erstellt werden, setzt das voraus, dass entsprechend aktuelle Ist-Daten vorliegen. Das bedeutet auch, dass die Prozesse der Datenerhebung sich ändern. Es reicht nicht mehr, Daten einmal im Jahr einzusammeln und auszuwerten. Die Teams der verschiedenen Abteilungen müssen dafür Sorge tragen, dass immer aktuelle Daten vorliegen – je nachdem, wie das Intervall für die rollierenden Forecasts gewählt wird. Auch hier ist eine offene Kommunikation gefragt, um für Unterstützung zu werben und die einzelnen Abteilungen miteinzubeziehen und am Prozess bei der Auswahl geeigneter KPIs zu beteiligen. Das sorgt für mehr Zustimmung und bessere Forecasts.

Auch hier lässt sich vieles automatisieren: Der Aufwand für die Stakeholder bleibt somit überschaubar. Softwarelösungen für FP&A bieten dafür komfortable Möglichkeiten, die keine IT-Ressourcen binden.

4. Leistungsziele und rollierende Forecasts strikt trennen

Damit rollierende Forecasts für Ihr Unternehmen maximalen Nutzen bieten, sollten mit den einfließenden Daten und den Forecasts selbst keine variablen Vergütungen verbunden sein. Nur wenn Ihre zentrale Datenbank präzise, konsistente Daten beinhaltet, sind die verschiedenen Berechnungen für Forecasts auch etwas wert. Sind die Forecasts bzw. deren Datengrundlage jedoch an Leistungsziele gebunden, steigt die Wahrscheinlichkeit der Beschönigung. Damit verlieren die Daten an Präzision und der Forecast als Erwartungsrechnung somit an Aussagekraft.

Nutzung von integrierten und vereinheitlichten Planungsprozessen

Sicher, mit dem Allround-Werkzeug Excel sind rollierende Forecasts umsetzbar. Wer aber nur mit Excel plant, weiß, dass die Prozesse durchaus zeitaufwendig sind. Ein weiteres Controlling-Instrument wie das rollierende Forecasting belasten die Kapazitäten zusätzlich. Deshalb ist es ratsam, eine spezialisierte Softwarelösung mit einer zentralen Datenbank zu verwenden, damit die Datenlage ohne weiteren Aufwand durchweg konsistent ist. Ein zusätzlicher Vorteil ist, dass sich viele der anfallenden Aufgaben automatisieren lassen und mühselige Zusammenführungs- und Prüfprozesse mehrerer Excel-Tabellen entfallen. Mit einem zentralen System, in das alle Abteilungsverantwortlichen ihre Zahlen eigenständig eintragen, erleichtern Sie Ihre Arbeit als Controller erheblich und haben Zeit, für wichtigere Aufgaben und Initiativen.

Die Punkte in Kürze

  • Die kommunikative Begleitung des gesamten Prozesses der Einführung rollierender Forecasts hat oberste Priorität. Holen Sie die verschiedenen Stakeholder zu jedem Schritt ab. So entstehen mehr Verständnis und Engagement für Ihr Projekt.
  • Planen Sie die Einführung präzise: Wie groß soll das Intervall sein, und wie groß der Horizont? Wofür soll der rollierende Forecast dienen und welche Daten benötigen Sie dafür? Ein möglichst umfassendes Bild der verschiedenen Gegebenheiten und Anforderungen ist essenziell, um hier die richtigen Antworten zu finden.
  • Bei der Abstimmung neuer Prozesse ist die Kommunikation wieder extrem wichtig. Stellen Sie die Stakeholder nicht vor vollendete Tatsachen.
  • Um das volle Potenzial der Rolling Forecasts ideal ausnutzen zu können, muss die Datengrundlage möglichst genau sein. Entkoppeln Sie diese deshalb von Leistungszielen.
  • Und, last but not least: Die Einführung ist deutlich komfortabler, wenn Ihre Unternehmensplanung bereits auf einer Softwarelösung aufbaut, die als zentrale Plattform für alle Abteilungen und Prozesse dient. So planen Sie kollaborativ und integriert über alle Abteilungen hinweg. Das steigert die Übersichtlichkeit und die Datenqualität.
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