In diesem Blogbeitrag gehen wir auf Rolling Forecasts ein. Sie möchten wissen, worum es sich dabei handelt? Oder für wen sie sich wann eignen und welche Pros und Contras es gibt? Dann sind Sie hier goldrichtig.

Da dieser Guide lang und ausführlich ist, können Sie über die Links unten direkt zu den für Sie relevanten Abschnitten springen.  

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1. Was sind Rolling Forecasts?
1.1 Exkurs: Grundlagenwissen Forecasting
1.2 Rolling Forecasts als Controllinginstrument
2. Vorteile und Nachteile von Rolling Forecasts
2.1 Wann und für wen Rolling Forecasts sinnvoll sind
3. Warum sich der Einsatz einer Softwarelösung empfiehlt

1. Was sind Rolling Forecasts?

Rolling Forecasts oder rollierende Forecasts bezeichnen einen bestimmten Ansatz, der die Unternehmenssteuerung unterjährig begleitet. Dabei werden für einen bestimmten Zeitraum mit einer festgelegten Regelmäßigkeit fortlaufend neue Forecasts erstellt.

Wenn Sie Ihr Wissen grundlegend auffrischen möchten, erklären wir Ihnen hier Allgemeineres zum Thema Forecasting. Falls Sie bereit sind, direkt in das Thema einzutauchen, springen Sie am besten direkt zur nächsten Zwischenüberschrift.

1.1 Exkurs: Grundlagenwissen Forecasting

Forecasts kommen als Steuerungsinstrumente zum Einsatz und eignen sich besonders für mittlere und große Unternehmen. Diese bestehen in der Regel aus vielen Abteilungen und Niederlassungen, die vernetzt sind, wodurch eine gewisse Komplexität vorherrscht. Mit dem Forecasting will man zu erwartende Abweichungen vom Plan frühzeitig erkennen, um entsprechend darauf reagieren zu können – bspw. durch Budgetanpassungen.

Wann und wie oft geforecastet wird und mit welchen Daten dabei gearbeitet wird, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Gemeinsamkeiten findet man vor allem innerhalb von spezifischen Branchen oder Märkten. Es kann sowohl regelmäßig als auch unregelmäßig – also bedarfsabhängig „ad-hoc“ – geforecastet werden. Dabei ist es wichtig festzuhalten, dass Forecasts nicht als Vorhersagen zu verstehen sind. Vielmehr sind sie erste Anhaltspunkte für notwendige Änderungen in der Unternehmenssteuerung, um die festgelegten operativen und strategischen Ziele zu erreichen.

Dafür können Forecasts sowohl in unterschiedlichen Abteilungen, bspw. als Vertriebs- oder Finanzforecast, als auch anhand unterschiedlicher Basiswerte erstellt werden. Denkbar sind etwa Planwerte gegen Forecastwerte oder Ist-Werte gegen Forecastwerte als Vergleichsbasis. Auch der Detaillierungsgrad ist je nach Anwendung individuell auszuloten.

Für den Forecast selbst können Sie dabei sehr unterschiedliche Daten mit einfließen lassen. Bestimmte Werttreiber wie Preise oder Mengenzahlen können dabei genauso berücksichtigt werden wie Nicht-Finanzdaten (bspw. Auswirkungen durch neue Wettbewerber am Markt, Wetterdaten etc.). Generell ist es aber empfehlenswert, die verschiedenen Daten für den Forecast zwar präzise, aber überschaubar zu halten. Damit reduzieren Sie den Aufwand und nutzen die Flexibilität des Instruments ideal aus.

Gemein haben alle Forecasts, dass sie für einen bestimmten Zeitraum erstellt werden, also etwa für ein Jahr, ein Quartal, einen Monat oder gar tagesweise. Welcher Zeitraum dabei sinnvoll ist, hängt von der jeweiligen Branche und der aktuellen oder standardmäßigen Marktvolatilität in einem Sektor ab.

1.2 Rolling Forecasts als Controllinginstrument

Rollierende Forecasts werden regelmäßig unterjährig erstellt und dienen entweder als Ergänzung zum Geschäftsjahres-Forecast, -budget und anderen Plänen oder ersetzen den jährlichen Forecast komplett. Für das rollierende Forecasting legen Sie sich auf ein Intervall fest, in dem Sie Forecasts erstellen und überprüfen. Welches Intervall dabei das richtige ist, lässt sich nicht universell beantworten, sondern ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich zu bewerten.

Rolling Forecast Beispiel

In der Grafik oben ist beispielhaft ein quartalsweises Intervall mit einem Forecasthorizont von 12 Monaten abgebildet. Ebenso denkbar ist aber ein wöchentliches oder monatliches Intervall – analog verhält es sich für den Horizont des Forecasts. Bildlich gesprochen handelt es sich dabei um die Größe der sich vorausbewegenden „Rolle“. Sie bleibt immer gleich, weil mit jedem Intervall ein neuer Forecast hinten angehängt, bzw. der bestehende 12-Monats-Forecast erweitert wird.

Wichtig ist dabei Folgendes: Die Forecasts sind genauer, aber gleichzeitig auch zunehmend zeitintensiv, je öfter sie erstellt werden (Intervall). Und: Mit steigendem Forecasthorizont nimmt auch die Ungenauigkeit zu. Da wir Forecasts aber als Steuerungsinstrument begreifen, ist eine höhere Ungenauigkeit kontraproduktiv.

Rollierende Forecasts sind als Managementwerkzeug hilfreich, weil im Gegensatz zu Jahresplänen immer der gleiche Zeithorizont in den Blick genommen wird (z. B. 12 Monate). Sie sind also „unabhängig“ vom laufenden Geschäftsjahr. Somit entgehen Sie einem zentralen Problem der traditionellen Jahrespläne. Nämlich, dass gegen Ende eines Jahres nur noch für wenige oder gar nur einen Monat Plandaten bereitstehen. Diese aber werden für informierte Entscheidungen dringend benötigt.

Mit einem rollierenden Ansatz haben Sie den Vorteil, dass Forecastwerte stets aktuell sind. Das macht sie nützlicher, um informierte Entscheidungen zu treffen und Ihr Unternehmen in unsicheren Zeiten auf Kurs zu halten.

2. Vorteile und Nachteile von Rolling Forecasts

Die regelmäßige Berücksichtigung neuer Daten und Faktoren hilft dabei, voraussichtliche Planabweichungen schnell zu erkennen und diesen durch entsprechende Maßnahmen entgegenzuwirken. Mit der Einführung einer rollierenden Planung sorgen Sie außerdem für einen Blick über das laufende Geschäftsjahr hinaus. Pläne lassen sich so fortlaufend und datengetrieben ergänzen und anpassen. Der Ansatz trägt damit auch dem Umstand Rechnung, dass ideale Planung für optimalen Mehrwert als kontinuierlicher Prozess verstanden werden sollte.

Das hat vor allem zwei Gründe:

  1. Durch die Globalisierung und das verstärkte Aufkommen von internationalem Finanzkapital sind Märkte zunehmend volatil. Eine Planung, die als statische, einmalige Aufgabe anstatt als Prozess verstanden wird, wird diesem Rahmen nicht gerecht.
  2. Konkrete Pläne sind in der Regel umso wertvoller, je aktueller sie sind. Das bedeutet auch, dass neue Faktoren gegebenenfalls unterjährig mitberücksichtigt werden. Damit verhindern Sie, dass Pläne unterjährig so weit von der Realität abweichen, dass sie schlicht unbrauchbar sind.

Rollierende Forecasts sind also ein super Werkzeug, oder?

Schauen wir uns jetzt die Nachteile an. Rolling Forecasts können zwar jährliche ersetzen; in der Realität sieht es aber oft so aus, dass sie eher als Ergänzung zu bestehenden Instrumenten für die Unternehmenssteuerung zum Einsatz kommen.

Das liegt zum einen daran, dass Pläne in den meisten Fällen immer noch auf Geschäftsjahresbasis erstellt werden, was auch durchaus sinnvoll ist. Schließlich ist der Rahmen durch entsprechende staatliche Kontrollstellen auch auf diesen Zeitraum ausgelegt. Zum anderen bedeutet das, dass ein Fokus für Unternehmen klar auf dem jeweiligen Jahresabschluss liegt. Wenn Sie rollierende Forecasts also zusätzlich einsetzen, bedeutet das Mehrarbeit, deren Umfang Sie genau im Auge behalten sollten.

Deshalb ist es auch wichtig, bei der rollierenden Planung weniger detaillierte Informationen und nur die allerwichtigsten KPIs einzubeziehen. Idealerweise sind das weniger als bei einem größeren und aufwändigeren Jahresendforecast. Auch das Intervall und den Horizont des rollierenden Forecasts sollten Sie sorgfältig ausloten. So vermeiden Sie unnötige Arbeit zu vermeiden und halten den Forecast möglichst präzise.

2.1 Wann und für wen Rolling Forecasts geeignet und sinnvoll sind

Aktuell erleben wir wieder einmal eine verstärkte Marktvolatilität. Traditionell volatile Branchen sind noch unberechenbarer, aber auch vergleichsweise stabile Branchen weisen gerade stärkere Unregelmäßigkeiten auf. In Zeiten wie diesen ist eine solide Planung umso wichtiger. Rollierende Forecasts können hier definitiv helfen, Ihr Unternehmen sicher zu navigieren.

Vor allem aber in den typisch volatilen Branchen ist das Controllinginstrument der rollierenden Forecasts empfehlenswert. Dabei gilt die Faustregel: Je höher die Marktvolatilität in einer Branche, desto kürzer sollte das Intervall der „Rollierung“ sein. Umgekehrt gilt, dass bei geringer Marktvolatilität auch ein größeres Intervall ausreichend ist.

Klaffen die Ist- und Plandaten in Ihrem Unternehmen oder einer Abteilung regelmäßig auseinander? Dann kann es sich lohnen, über die Einführung rollierender Forecasts nachzudenken. Abweichungen lassen sich schnell erkennen, um zeitnah gegenzusteuern.

3. Warum sich der Einsatz einer Softwarelösung empfiehlt

Wir haben es weiter oben schon erwähnt: Rolling Forecasts ersetzen in vielen Organisationen nicht die bereits genutzten Forecasts. Vielmehr dienen Sie als Ergänzung zu einem bestehenden Ansatz. Das bedeutet für die Praxis vor allem eines: Mehr Arbeit für die Controller. Die sind in aller Regel aber sowieso schon sehr ausgelastet. Insbesondere dann, wenn ihre Aufgaben softwareseitig nur durch Excel begleitet werden.

Um ein kontinuierliches Performance Management mit rollierendem Forecasting umzusetzen, empfiehlt sich deshalb eine spezialisierte Lösung. Aktuelle Forecasts zur Hand zu haben, ist großartig. Wenn Sie aber nicht auf deren Ergebnisse reagieren können, ist das Forecasting verschwendete Arbeitszeit. Die Automatisierung von Prozessen und deren Vereinheitlichung, um Zeit für Analysen und Handlungsempfehlungen zu gewinnen, muss mit dem agilen Ansatz einhergehen.

Weitere Tipps für die Einführung von Rolling Forecasts lesen Sie in unserem Beitrag „5 Tipps für die erfolgreiche Einführung von Rolling Forecasts“.