6 Möglichkeiten, durch strategische Personalplanung Mehrwert zu schaffen

Talente gibt es genug – diese für sich zu gewinnen und zu halten ist jedoch schwer. Einflussfaktoren wie wirtschaftliche Unsicherheiten, Engpässe bei bestimmten Qualifikationen und hybride Arbeitsumgebungen beeinflussen die Personalbeschaffung und müssen von Unternehmen auf Wachstumskurs berücksichtigt werden. So arbeiten laut der EY-Studie Work Reimagined 2022 beispielweise 80 % der Arbeitnehmer an mindestens zwei Tagen pro Woche lieber von zu Hause aus.¹

Mit der Pandemie haben sich nicht nur die Arbeitsmodelle grundlegend verändert – auch der Mitarbeiterlebenszyklus ist dynamischer als je zuvor. Als Folge davon hat für die Mehrheit der Personalleiter das Organisationsdesign und Change Management oberste Priorität.² 78 % der Unternehmen sind dabei, ihre bestehenden Prozesse umzugestalten und neue Arbeitsweisen zu entwickeln, um einen Arbeitsplatz der Zukunft zu schaffen, an dem sich ihre Mitarbeiter frei entfalten können.³

In diesem sich ständig ändernden wirtschaftlichen Umfeld gewinnt die integrierte Unternehmensplanung (Integrated Business Planning, IBP) zunehmend an Bedeutung. Alle relevanten Daten aus dem Finanzbereich, Personalwesen (HR) und Vertrieb werden zentral auf einer Plattform zusammengeführt und ermöglichen so eine fundierte Personalplanung.

Mithilfe einer Planungs- und Performance-Management-Plattform können Unternehmen einen ganzheitlichen Personalplan entwickeln, der die Anforderungen der vier wichtigsten Stakeholder (Geschäftsleitung, Abteilungsleiter sowie Personal- und Finanzabteilung) mit einbezieht. Die strategische Personalplanung beginnt mit der Bewertung des aktuellen Personalbestands. Zu den grundlegenden Fragen gehören:

• Wie muss unser Unternehmen in Zukunft aufgestellt sein?
• Kennt die Personalabteilung die aktuellen Kompetenzen und Talente unserer Mitarbeiter und weiß, wie diese für eine effiziente Zusammenarbeit zwischen den Teams eingesetzt werden können?
• Welche Fähigkeiten und Kompetenzen sind erforderlich, um unsere Strategie umzusetzen und die nächsten fünf Jahre erfolgreich zu meistern?
• Wie schnell können wir sicherstellen, dass unsere Teams vollständig besetzt und entsprechend qualifiziert sind?
• Können wir leistungsstarke Teams aufbauen und fördern?
• Wie können wir unsere Ziele im Bereich DEI erreichen?

Der langfristige Mehrwert strategischer Personalplanung

Durch eine einheitliche und strategische Personalplanung kann ein langfristiger Mehrwert geschaffen werden. Unternehmen werden mit Prozessen und Tools ausstattet, die ihnen einen wettbewerbsfähigen Vorteil in Bezug auf Talent, Wachstum, Innovation und die Fähigkeit, Kapital aufzubringen als auch einzusetzen, verschaffen.

1. Talent

Der Arbeitsmarkt ist hart umkämpft. Bei der Personalsuche und Mitarbeiterbindung müssen Unternehmen schnell reagieren, gleichzeitig aber auch Erwartungen an die Mitarbeiter hinsichtlich ihrer Produktivität und Leistung stellen. Bei der Festlegung von Erwartungen ist es für Vorstände und potenzielle Investoren aufschlussreich, die angestrebten Produktivitätskennzahlen der Mitarbeiter anhand von Branchenbenchmarks zu berechnen. Mitarbeiter müssen sich darauf verlassen können, dass die Erwartungen ihrer Vorgesetzten methodisch und anhand von Daten festgelegt werden, die auf diesen Produktivitätskennzahlen basieren. Nehmen wir als Beispiel den jährlichen Vertragswert (ACV) der pro Vertriebsmitarbeiter erreicht wurde. Aus den Daten könnte hervorgehen, ob das Unternehmen überbesetzt ist oder ob die Produktivität unter dem Zielwert liegt. Anhand dieser Erkenntnisse können die Erwartungen gegenüber Mitarbeitern angepasst werden.

2. Wachstum

Damit ein Unternehmen wachsen kann, müssen Pläne schnell vorbereitet, ausgeführt und verfolgt werden können. Möglich ist das über eine Single Source of Truth. Ein Plan, in dem potentielle Verzögerungen bei der Einstellung berücksichtigt werden, ist entscheidend, um Konsistenz und Genauigkeit des Budgets zu gewährleisten. Transparenz und Nachverfolgung sind bei der Visualisierung und Kommunikation von Wachstum auch wichtig. Managementteams müssen schnell und sicher Fragen von Investoren oder anderen Stakeholdern beantworten können. Zum Beispiel: Wo stehen wir im Vergleich zum Plan? Liegen wir noch im Budget? Wann können wir neue Mitarbeiter einstellen? Wen und wann müssen wir einstellen, um unsere Ziele zu erreichen?

3. Kapitalbeschaffung

Daten zur Personalplanung sind zunehmend relevant für Due-Dilligence-Prüfungen, bei denen Unternehmen für ein potentielles Investment von Investoren beurteilt werden. Verfügt ein Unternehmen über konsistente Personaldaten, ist die Kapitalbeschaffung einfacher. Die Produktivitätsrate zeigt, wie gut es im Unternehmen läuft. Diese Beweglichkeit und Flexibilität ist wichtig, wenn der Kurs fällt, was zu sinkenden Unternehmenswerten führt. Die Personalplanung kann verschiedene Szenarien und Pläne bieten, wie solche, die Förderungen in unterschiedlichen Höhen berücksichtigen.

4. Kapitalallokation

Angesichts der vorherrschenden Ungewissheit können CFOs durch eine schnelle und genaue Bewertung der Budgetrisiken und potenziellen Vorteile bei der Kapitalallokation entschlossen handeln. Eine einheitliche Lösung für die Personalplanung ermöglicht es ihnen, ihren Personalbestand und die damit verbundenen Kosten schnell zu ändern und so das Kapital je nach Bedarf anderweitig einzusetzen.

5. Environment, Social und Governance (ESG)

Eine PwC-Studie⁴ hat ergeben, dass 86 % der Mitarbeiter eher für ein Unternehmen arbeiten, das dieselben Werte vertritt wie sie selbst. Eine Personalplanungslösung, die DEI-Kennzahlen zusammen mit Lohngleichheit und Gehaltsüberprüfungen verfolgt, bietet grundlegende Kontrollen, um kulturelle und systemische Vorurteile auf jeder Ebene eines Unternehmens aufzudecken und zu beseitigen. Eine gemeinsame Datenbasis in Verbindung mit völliger Transparenz kann alle möglichen Ungerechtigkeiten aufdecken und Lösungswege aufzeigen.

6. Die Kunst des Möglichen

Saubere, aktuelle und zuverlässige Personaldaten können Führungsteams dabei unterstützen, ungeahnte Möglichkeiten zu entdecken. Ihre Fähigkeit, mehrere verschiedene Szenarien in Echtzeit zu simulieren, um Entscheidungen zu treffen, die sich positiv auf die Entwicklung des Unternehmens auswirken, darf nicht unterschätzt werden. Szenarien, die aufzeigen, wie sich beispielsweise ein Rückgang des ACV um 10 % im nächsten Jahr auswirken würde und wo Kosteneinsparungen möglich wären, um die Auswirkungen auf die Aktienrendite abzufedern, helfen dem Unternehmen, seine Ziele zu erreichen.

Fazit

Mitarbeiter sind der wichtigste Bestandteil eines Unternehmens. In einem zunehmend globalen und hart umkämpften Arbeitsmarkt sind hochqualifizierte Arbeitskräfte begehrter denn je. In dem Maße, in dem die Pandemie abnimmt und immer mehr Stellen auch remote besetzt werden, überdenken Unternehmen ihre Talentstrategien, bauen ihre Mitarbeiterlebenszyklen um und fördern eine engere Zusammenarbeit zwischen Finanz- und Personalteams. Unternehmen, die die Datenlücke zwischen Personalplanung und Finanzplanung und -analyse (FP&A) schließen, sind besser in der Lage, Geschäfts- und Talentziele miteinander zu vereinbaren – und beide Ziele zu erreichen. Weitere Informationen über den Personalplanungsprozess finden Sie im Artikel: 5 entscheidende Schritte zur Optimierung Ihrer Personalplanung.

1 EY, 2022 Work Reimagined Survey, April 2022

2 Gartner, The Top 5 Priorities for HR Leaders in 2023

3 Deloitte, Global human capital trends survey, 2023

4 PWC, Beyond compliance: Consumers and employees want business to do more on ESG, 2021

5 Jedox, Zusammenarbeit zwischen Finanzabteilung und HR stärken, März 2023