So wählst du die beste Finanzplanung-Software 2025: Tipps von einem FP&A-Experten

Die Wahl der richtigen Finanzplanung-Software (FP&A) gehört heute zu den wichtigsten Entscheidungen, die Finanzverantwortliche treffen können. Das passende Tool automatisiert nicht nur Berichte oder beschleunigt Planungszyklen – es kann die Art und Weise, wie der Finanzbereich mit dem Unternehmen zusammenarbeitet, grundlegend verändern. Es hilft dabei, die Rolle von FP&A von einer reaktiven Zahlenanalyse hin zu einer proaktiven, strategischen Entscheidungsunterstützung zu transformieren. Als VP of FP&A and Performance bei Jedox mit fast zehn Jahren Erfahrung in diesem Bereich – und einem tiefen Verständnis dafür, wie Finance die Unternehmensleistung mitgestaltet – habe ich diesen Wandel selbst erlebt. Daher möchte ich gerne einige der wichtigsten Erkenntnisse aus meiner Laufbahn teilen.

Letztlich verbindet FP&A alle Punkte im Unternehmen. Man ist nah dran an jeder Abteilung – vom Vertrieb über die Strategie – und hilft dabei, Vorgänge in Zahlen zu übersetzen und Zahlen in Geschichten. Es ist ein Stück weit finanzielles Storytelling, das frühzeitig Alarmsignale sendet, wenn etwas vom Kurs abweicht. Zahlen sind sehr klar und ehrlich – sie lügen nicht. Man kann genau erkennen, wie sich bestimmte KPIs entwickeln, und das erzählt letztlich die Geschichte dahinter.

Im Deutschen spricht man bei FP&A oft von „Controlling“. Auf der deutschen Tastatur gibt es die Taste „Strg“ – sie steht für „Steuerung“. Ich denke bei FP&A gerne an den Navigator eines Schiffs, der dem Kapitän dabei hilft, durch stürmische Gewässer zu steuern.

Traditionell bedeutete FP&A vor allem manuelle Arbeit: Informationen sammeln, validieren, Berichte erstellen – und das Ganze wieder von vorn. Aber in der heutigen schnelllebigen Welt mit all der Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Ambiguität (VUCA), reicht das einfach nicht mehr aus. Es ist nicht mehr tragbar, Tage mit Datenaufbereitung zu verbringen. Man muss Mehrwert schaffen, indem man analysiert und Erkenntnisse liefert.

Genau hier entfalten Automatisierung, Künstliche Intelligenz (KI) und cloudbasierte Finanzplanung-Software ihre volle Wirkung. Ohne das richtige Tool kann eine mangelhafte Planung unbemerkt bleiben – mit Folgen wie falschen Forecasts, unpräziser Budgetierung und verpassten Chancen. Ich habe all das selbst schon oft miterlebt. Aber mit dem passenden System kann man dem zuvorkommen.

In diesem Blogbeitrag möchte ich einen Ansatz vorstellen, der sich für mich bewährt hat – und Ihnen vielleicht ebenfalls weiterhilft.

Die größten Herausforderungen in der heutigen Finanzplanung

Eine der größten Herausforderungen für Finanz-Teams ist das Forecasting mit unvollständigen, inkonsistenten oder veralteten Daten. Niemand möchte in einem Meeting Zahlen präsentieren, die schon zwei Wochen alt sind, und dann gefragt werden: „Aber was war letzte Woche?“

Datensilos sind ein weiteres großes Problem. Viel zu oft hütet der Finanzbereich Informationen wie ein Drache seinen Goldschatz. Das verlangsamt jedoch alles. Moderne FP&A-Tools helfen dabei, diese Silos aufzubrechen, sodass Daten im gesamten Unternehmen zugänglich sind. Jeder sieht klar, wo das Unternehmen steht und wohin es sich bewegt.

Tempo ist entscheidend. Mit einer guten FP&A-Lösung – insbesondere mit AI-Funktionalitäten – kann man Simulationen erstellen, Szenarien durchspielen und Ergebnisse deutlich schneller prognostizieren. Es ist der Übergang von klassischem Reporting hin zu prädiktiver und präskriptiver Analyse.

In der heutigen Welt zählt vor allem eines: Agilität. Man muss das eigene Unternehmen in- und auswendig kennen und wissen, wann man an welchen Hebeln zieht – und die richtige Technologie mit Echtzeitdaten zur Hand haben, um genau das zu ermöglichen.

Die Risiken, falls man nicht in moderne Finanzplanungssoftware investiert

Neben den operativen gibt es auch finanzielle Risiken, wenn man auf moderne Finanzplanungs und Analyse-Software verzichtet. Ein zentrales Thema betrifft den Personalbestand. Mit modernen Tools arbeitet man effizienter – man braucht weniger Ressourcen für die Pflege von Tabellen und Reports. Das Team kann sich stattdessen auf echte Wertschöpfung konzentrieren.

Ein weiteres Risiko: Verpasste Potenziale in den eigenen Daten. Wenn alles miteinander verbunden und zugänglich ist, erkennt man Chancen und Probleme schneller – sei es eine unterdurchschnittliche Produktlinie oder veränderte Marktbedingungen. Gute Finanzplanungs und Analyse-Software (FP&A Software) wirkt fast wie ein digitaler Zwilling des Unternehmens – mit Erkenntnissen, die sonst verborgen blieben.

Selbst der Prozess der Tool-Einführung ist wertvoll: Er zwingt nämlich dazu, bestehende Prozesse zu hinterfragen – und offenbart oft veraltete Abläufe, die dringend überarbeitet werden müssen. Moderne FP&A fördert auch Konsistenz in den Daten, indem alle Beteiligten auf gemeinsame KPIs und Definitionen eingeschworen werden. Ich kenne Unternehmen, in denen derselbe KPI vier verschiedene Definitionen hatte – je nachdem, wen man fragte. Die Verwirrung war somit vorprogrammiert.

Mit moderner Software arbeiten alle endlich mit denselben Zahlen, sind auf dieselben Ziele ausgerichtet – und handeln schneller und intelligenter.

Zusammenarbeit im Zentrum moderner FP&A

Moderne FP&A bedeutet nicht nur bessere Zahlen – es geht um bessere Zusammenarbeit. Wenn es darum geht, finanzielle und operative Daten über mehrere Systeme hinweg zu integrieren und zu harmonisieren, ist die Einbindung aller Stakeholder entscheidend. Nicht nur bei Entscheidungen, sondern auch bei den zugrunde liegenden Prozessen.

Ein Beispiel: Marketing und Vertrieb. Marketing generiert qualifizierte Leads, die dann an den Vertrieb übergeben werden. Der Vertrieb akzeptiert sie, führt sie durch den Sales-Funnel – bis schließlich Umsatz realisiert wird und Geld auf dem Konto eingeht. Wenn alles gut verknüpft ist, lässt sich jeder eingesetzte Euro bis zu dem Ertrag, den er erwirtschaftet, nachverfolgen. Diese Transparenz ist das Ziel.

Dazu brauchen Fachleute im Finanzbereich – insbesondere in FP&A – starke Soft Skills. Sie verbinden die Abteilungen miteinander, so wie eine integrierte Finanzplanungssoftware das gesamte Business verbindet. Es geht nicht nur ums Rechnen, sondern ums Verstehen von Menschen, Produkten und Prozessen.

Wer Dinge in kleinere, verständliche Teile zerlegt und deren Zusammenhänge erkennt, beseitigt Silos. Es geht nicht darum zu sagen: „Hier endet mein Job und deiner beginnt.“ Sondern darum, reibungslose Übergaben zu schaffen – für einen kontinuierlichen Informationsfluss im gesamten Unternehmen.

5 zentrale Funktionen, die eine Finanzplanungs und Analyse-Software mitbringen sollte

Einige Dinge sind für mich absolute Pflicht. An erster Stelle: Ein Excel Add-in. Als jemand, der in FP&A arbeitet, ist aus meiner Sicht Excel nach wie vor unverzichtbar. Es ist das Standardtool für Ad-hoc-Analysen – und jede gute FP&A-Lösung sollte Excel ergänzen, nicht ersetzen.

User Experience (UX) und User Interface (UI) sind ebenfalls entscheidend. Wenn ein Tool nicht intuitiv ist, wird es nicht genutzt. Die Bedienung muss sich natürlich anfühlen, mit Workflows, die Sinn ergeben.

Moderne Lösungen sollten AI-Funktionalitäten bieten: prädiktive Analysen, smarte Empfehlungen oder vordefinierte Inhalte. Ich achte immer darauf, ob der Anbieter eine klare AI-Roadmap hat – und wie diese Features konkret integriert sind.

Skalierbarkeit ist ein weiterer wichtiger Punkt. Die Lösung muss mit dem Unternehmen wachsen können, mehrere Nutzer gleichzeitig unterstützen und unterschiedliche Nutzerrollen ermöglichen – Power User, gelegentliche Nutzer oder reine Beitragsleister. Nicht jeder sollte tiefgreifendes Training benötigen, um das Tool effektiv zu nutzen.

Und schließlich: eine starke User Community. Es ist Gold wert, wenn man sich mit anderen austauschen, Best Practices teilen, Fragen stellen und voneinander lernen kann. Gerade beim Ausschöpfen des vollen Potenzials eines Tools ist ein solches Ökosystem unbezahlbar.

Letztlich muss das Tool zu Ihrem Geschäftsmodell passen. Was für ein SaaS-Unternehmen gut funktioniert, muss nicht zwingend für einen Hersteller ideal sein – und umgekehrt. Ebenso wichtig ist, ob der Anbieter Erfahrung mit ähnlichen Unternehmen wie Ihrem hat.

Erfolgsmessung nach der Implementierung

Ein gutes Zeichen für den Erfolg: Das Tool wird verwendet, es wird darüber gesprochen und es gibt Vorschläge zur Verbesserung. Die Nutzung ist ganz entscheidend.

Ich erinnere mich an ein Unternehmen, das die Nutzung von Reports gezielt verfolgte. Wenn ein Report nicht aufgerufen wurde, wurde er abgeschafft. Früher, zu Excel-Zeiten, haben wir absichtlich Fehler eingebaut – wenn niemand reagierte, wussten wir, dass der Report nicht gelesen wurde. Und wenn nach sechs Monaten jemand fragte: „Gab es da nicht mal einen Report zu diesem Thema?“, lautete die Antwort: „Ja – aber keiner hat ihn genutzt, also haben wir ihn eingestellt.“

Wenn Ihr FP&A-Tool die Business-Gespräche treibt, in den vierteljährlichen Geschäftsberichten (QBRs) und Monatsmeetings zitiert wird und einen einfachen Zugang zu Daten ermöglicht – dann liefert es echten Mehrwert.

6 Tipps für einen strukturierten Rahmen zur Auswahl von Finanzplanung-Software

Die Auswahl von Finanzplanungs und Analyse-Software ist in mancher Hinsicht wie der Kauf eines Autos. Man kauft es nicht nur wegen Preis oder Optik. Man geht einmal drum herum, macht eine Probefahrt, schaut unter die Haube – und prüft, ob es wirklich passt. Genauso bei Software. Nur weil etwas gut aussieht oder beeindruckend klingt, heißt das nicht, dass es Ihre Anforderungen erfüllt. Man muss gezielt vorgehen.

1. Definieren Sie Ihre Anwendungsfälle. Welche Probleme sollen gelöst werden? Geht es um Forecasting? Um Planung? Wie sieht Ihr Prozess aus – Monats-Forecast, Rolling Forecasts, offene Forecasts? Das Tool muss zu Ihrer Arbeitsweise passen.
2. Berücksichtigen Sie die Skalierung. Sind Sie ein einziges Unternehmen oder ein Konzern mit mehreren Gesellschaften? Benötigen Sie Konsolidierungsfunktionen? Wie viele und welche Art von Nutzern sollen das System verwenden? Die Lösung muss zu Ihrer Größe, Komplexität und Wachstumsstrategie passen. Skalierbarkeit ist enorm wichtig, gerade wenn ihr Geschäft schnell wächst.
3. Evaluieren Sie den Anbieter. Hat er eine Roadmap, der sein Engagement für Innovation widerspiegelt? Wenn ein Anbieter nicht sagen kann, wohin sich das Produkt entwickelt, dann ist Vorsicht geboten. Sie brauchen eine Lösung, die sich mit Ihrem Unternehmen weiterentwickelt – und keine, die nicht Schritt halten kann und in drei Jahren veraltet ist.
4. Auch die Nutzererfahrung ist wichtig. Die Demo sollte Ihre konkreten Anwendungsfälle widerspiegeln – und keine Standard Verkaufspräsentation sein. Binden Sie alle Stakeholder frühzeitig ein, damit es später keine bösen Überraschungen gibt.
5. Das Preis-Leistungs-Verhältnis ist ein weiterer wichtiger Punkt. Kaufen Sie nicht die teuerste Lösung oder die mit den meisten Features – sondern diejenige, die Sie wirklich brauchen. Es bringt nichts, 10.000 Lizenzen zu bezahlen, wenn Sie nur 300 benötigen.
6. Und nicht zuletzt: Integrationsfähigkeit. Die Software muss sich mit Ihrer bestehenden Datenlandschaft verbinden lassen – ERP, CRM, HR-Systeme – mit Live-Datenfeeds. Auf veraltete CSV-Exporte und -Importe angewiesen zu sein, nur um Ihre Daten ins System zu bekommen, das ist sehr schmerzhaft.

Denken Sie daran: Die Einführung eines Tools ist immer Teil eines größeren Change Managements. Es geht nicht nur um Software – es geht um neue Arbeitsweisen. Stakeholder-Management, klare Erwartungshaltung, Abbau von Silos, gute Kommunikation – all das ist entscheidend für eine erfolgreiche Einführung. Und wenn nach einem Jahr mit der mit sechs Monaten veranschlagte Rollout mit drei Monaten Puffer immer noch nicht funktioniert – dann muss man den Mut haben, die Reißleine zu ziehen. Man darf sich nicht von der „Sunk Cost Fallacy“ aufhalten lassen.

Support ist ebenfalls wichtig: dieser sollte erreichbar, kompetent und auch wirklich hilfreich sein. Ein Anbieter, der an sein Produkt glaubt und diesbezüglich die entsprechende Leidenschaft und Überzeugung zeigt – das macht in einer Implementierung oft den Unterschied zwischen Erfolg und Frust.

Fazit: Ihre nächsten Schritte zur Auswahl der richtigen Finanzplanungs und Analyse-Software

Bei der Wahl der richtigen Finanzplanungs und Analyse-Software geht es nicht um die auffälligste Plattform – sondern darum, dass sie zu Ihren geschäftlichen Anforderungen passt. Fragen Sie sich: Verbringen wir zu viel Zeit mit Excel? Fehlen uns Echtzeitdaten? Gelingt uns keine teamübergreifende Abstimmung? Die richtige Software kann all das lösen – und das Finanzwesen zu einem echten Business Partner machen.

Mein Rat: Gehen Sie strategisch vor. Bewerten Sie zuerst Ihre Anforderungen – und finden Sie dann das Tool, mit dem Sie die finanzielle Geschichte Ihres Unternehmens schneller, smarter und wirkungsvoller erzählen können.

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