Succès de nos clients
Mantrac automatise 90 % des rapprochements et réduit de 88 % le temps de reporting
Mantrac Group est un fournisseur de solutions de bout en bout et l’un des plus grands concessionnaires Caterpillar agréés au monde, spécialisé dans les équipements lourds et des solutions d’énergie de pointe pour toutes les applications. Depuis 1977, son offre s’est considérablement développée et l’entreprise opère désormais sur trois continents — en Asie, en Afrique et au Moyen-Orient — avec deux entités offshore au Royaume-Uni et en Chine. Avec un inventaire complet, l’entreprise propose les meilleures solutions pour accompagner de nombreux secteurs dans 14 territoires, dont Djibouti, l’Égypte, l’Éthiopie, le Ghana, le Kenya, le Liberia, le Nigeria, la Sierra Leone, la Tanzanie, l’Ouganda, l’Irak, la Russie, le Burkina Faso et la Côte d’Ivoire. En plus des matériels neufs disponibles à la location, l’entreprise fournit également des machines d’occasion, des systèmes d’énergie d’occasion, des pièces et des accessoires. Et grâce à une forte disponibilité locale, elle permet à ses clients d’accéder rapidement aux équipements lorsqu’ils en ont besoin. L’engagement de Mantrac à offrir le meilleur service et les meilleures solutions à ses clients, partout et à tout moment, en fait un partenaire de référence à l’échelle mondiale pour chaque besoin opérationnel.
DÉFI
Des processus déconnectés ralentissaient le rapprochement, la consolidation et le reporting
Mantrac Group figure parmi les plus grands concessionnaires Caterpillar (CAT®) pour les engins de chantier, les moteurs de puissance, les pièces détachées, les services, ainsi que d’autres solutions non CAT® issues de marques telles que JLG, Palfinger, Heli, Perkins, SEM et MaK. Présente dans 12 territoires en Asie, en Afrique et au Moyen-Orient, l’équipe Finance faisait face à une complexité importante. À mesure que les volumes de données augmentaient entre entités, agences et systèmes, l’équipe avait besoin d’une approche plus efficace pour piloter le rapprochement des comptes, la consolidation financière et le reporting de gestion, à partir d’une base unique et fiable.
Sa solution de rapprochement précédente était coûteuse et rigide. Elle manquait de flexibilité pour s’adapter à l’évolution des besoins métier, offrait peu de possibilités de personnalisation et rendait difficile la gestion des différents formats de fichiers requis dans l’organisation. Des interventions manuelles étaient souvent nécessaires pour rapprocher les relevés bancaires et les données du grand livre, analyser les transactions non rapprochées et préparer les rapports. Cela ralentissait la clôture et réduisait la visibilité sur les exceptions.
Parallèlement, les processus de reporting et de consolidation étaient eux aussi sous pression. La Finance devait extraire et retraiter des données à partir de plus de 50 rapports basés sur des tableurs, tout en traitant des contributions provenant de dizaines d’entités juridiques. En outre, la solution existante proposait peu d’options d’intégration robustes, rendant l’ingestion de données dans différents formats — comme CSV, Excel ou MT940/950 — difficile sans effort supplémentaire ni coûts additionnels.
L’équipe avait besoin d’une plateforme évolutive capable d’automatiser les processus d’extraction, transformation et chargement (ETL), d’assurer un pilotage au niveau des entités et de créer une source unique de vérité fiable pour la planification, la budgétisation, les prévisions et le reporting ad hoc.
SOLUTION
Mantrac automatise 90 % du rapprochement des transactions sur 40 entités juridiques avec Jedox
Mantrac a choisi Jedox pour remplacer ses outils historiques rigides par une plateforme Finance plus adaptable. En commençant par le reporting de gestion et la consolidation des données, l’équipe a déployé Jedox pour traiter et combiner les données de 40 entités juridiques, automatiser les workflows ETL et appliquer une logique spécifique à chaque entité, jusqu’au niveau du grand livre.
Avec des données validées au niveau de chaque entité qui alimentent la consolidation financière du groupe, la Finance s’appuie désormais sur une base plus fiable et plus transparente. Jedox offre aux équipes des vues de reporting flexibles par territoire, entité juridique, agence, centre de coûts, ligne de produits et au niveau groupe.
Sur cette base, Mantrac a également transformé le rapprochement des comptes grâce à une automatisation fondée sur des règles. Jedox prend désormais en charge le rapprochement automatique, partiel et suggéré entre les données bancaires et celles du grand livre, avec plus de 90 % des transactions rapprochées automatiquement. La plateforme peut ingérer et transformer plusieurs formats de fichiers, dont MT940/950, CSV et Excel, tout en prenant en charge le rapprochement au niveau des soldes comme au niveau des transactions.
Au final, cette transformation a permis de réduire de 90 % la durée des cycles de rapprochement, d’accélérer la clôture de fin de période, d’améliorer la visibilité sur les éléments non rapprochés et de renforcer la préparation aux audits. Mantrac peut ainsi dépasser des processus fragmentés et s’appuyer sur une plateforme unique pour le rapprochement, la consolidation, la planification, la budgétisation, les prévisions et le reporting de gestion ad hoc.
RÉSULTAT
Clôture plus rapide, contrôle renforcé et meilleure base pour la prise de décision
Avec Jedox, Mantrac a réduit de plus de 75 % le temps consacré aux tâches répétitives d’ETL et d’intégration de données, faisant passer le temps de traitement de huit heures à moins de deux. « Je peux confirmer que Jedox est bien plus qu’un outil convivial. Notre équipe peut facilement créer ou modifier la base de données, ainsi que lancer les processus ETL via notre site web », partage M. Ashraf Hamada, Head of Group Financial Controlling & Decision Support.
Le reporting ad hoc est également beaucoup plus rapide : la génération de rapports basée sur des filtres s’est améliorée de 88 %. Pendant les périodes de clôture, des révisions qui prenaient auparavant des jours peuvent désormais être finalisées en quelques heures, voire en quelques minutes. Pour reprendre les mots de M. Hamada : « Nous faisons souvent face à des révisions urgentes pendant les mois de clôture, car les mises à jour doivent être partagées avec la direction dès que possible. Cela prenait généralement des jours, mais peut maintenant être réalisé en quelques heures ou même en quelques minutes. »
Le nouveau processus de rapprochement a également apporté des gains majeurs. Mantrac a atteint plus de 90 % d’automatisation du rapprochement des transactions et a réduit les cycles de rapprochement de 90 %, permettant à la Finance de clôturer plus vite, avec une meilleure précision et moins d’efforts manuels. Les éléments non rapprochés sont signalés plus tôt, la préparation aux audits s’est améliorée, et les équipes passent moins de temps à poursuivre les exceptions et davantage à se concentrer sur l’analyse et l’accompagnement du business.
Le passage d’un système rigide et coûteux à une plateforme flexible et évolutive a non seulement amélioré l’efficacité, mais aussi réduit les coûts opérationnels et la dépendance à l’IT. Mantrac peut désormais effectuer des rapprochements quotidiens, hebdomadaires ou mensuels selon les besoins, sans limitation ni coût supplémentaire lié aux intégrations de données.
« Jedox a transformé notre paysage de reporting et de planification chez Mantrac en permettant un reporting financier précis et un reporting opérationnel cohérent à partir d’une plateforme intégrée. Sa fonctionnalité ETL flexible a renforcé à la fois notre modèle de reporting et notre cadre budgétaire structuré. Ces capacités combinées ont finalement permis un processus de rapprochement du bilan nettement plus efficient, où les soldes financiers et opérationnels automatisés sont accessibles dans une vue unique — transformant un rêve de longue date en réalité pour nos équipes. »
– Mr. Mohamed Ahmed Fayek, Group Controlling Manager – XP&A
Surtout, Jedox fournit à Mantrac une source unique de vérité pour le rapprochement, la consolidation, le reporting et la planification. Le rapprochement des comptes contribue à garantir l’intégrité des données au niveau des entités. La consolidation financière du groupe transforme ces données validées en états fiables au niveau groupe. Et avec cette base de données de confiance en place, Mantrac peut mieux soutenir la planification, la budgétisation, les prévisions et le reporting de gestion dans l’ensemble de l’entreprise.
À l’avenir, l’équipe teste un nouveau module Jedox pour la planification assistée par IA AIsissted™. « Sur la base de mon expérience à ce jour, Jedox est bien meilleur que tous les systèmes avec lesquels j’ai travaillé auparavant. Je recommanderais la solution à tout utilisateur Finance, qu’il s’agisse d’un pair ou d’un collègue », déclare M. Hamada. « La solution est suffisamment adaptable pour aider n’importe quel utilisateur dans son travail quotidien. »
