National Express : du reporting manuel à des insights fiables pour la Finance

National Express UK & Ireland traversait une période de transformation majeure. Alors que l’entreprise de transport, générant un chiffre d’affaires de 0,6 milliard de livres sterling regroupait ses équipes Finance Bus et Coach au sein d’une structure unique de FP&A et de contrôle de gestion, la direction souhaitait également ancrer davantage la prise de décision dans l’analyse et les insights.

Cette ambition a rapidement mis en évidence les limites des processus et systèmes en place. Les données financières étaient dispersées entre plusieurs systèmes, feuilles de calcul et rapports tenus à jour manuellement. Les acquisitions réalisées par le passé avaient conduit à la coexistence de plusieurs plans de comptes, tandis que les pratiques de reporting variaient selon les équipes, ce qui compliquait l’obtention d’une vision cohérente de la performance.

En outre, les équipes s’appuyaient largement sur des processus Excel obsolètes, avec un contrôle des versions limité, rendant la validation des données et la transmission d’informations à jour aux parties prenantes particulièrement difficiles.

La charge reposait en grande partie sur la Finance. La préparation des rapports destinés au conseil d’administration nécessitait d’extraire des données de multiples sources, de retrouver les anciennes versions de fichiers et de rapprocher manuellement les chiffres avant de pouvoir s’y fier. Comme le rappelle Kate Green, Director of FP&A UK & Ireland, le processus était « très stressant et très frustrant pour toutes les personnes impliquées ».

Plus préoccupant encore, la confiance dans les chiffres eux-mêmes faisait défaut. Au lieu d’aider les dirigeants à comprendre la performance et à prendre des décisions, la Finance consacrait une grande partie de son temps à valider les données et à résoudre les écarts. À mesure que les attentes de l’équipe dirigeante augmentaient, ces processus manuels devenaient de moins en moins soutenables.

National Express a choisi Jedox afin de créer une source unique de vérité pour le reporting, les prévisions et l’analyse à l’échelle de ses activités au Royaume-Uni et en Irlande. En réunissant les données financières issues de plusieurs systèmes, entités et plans de comptes, l’équipe a remplacé des processus de reporting fragmentés par une plateforme centralisée de planification et de reporting.

Le déploiement initial visait à générer de la valeur rapidement. Les données financières de l’exercice en cours et de l’exercice précédent ont été chargées dans Jedox, donnant aux équipes un accès immédiat à un reporting standardisé et à des analyses comparatives d’une année sur l’autre. D’autres sources de données et fonctionnalités ont ensuite été ajoutées de façon itérative, permettant à la plateforme d’évoluer au rythme de l’entreprise.

Jedox a également permis de mettre en place un reporting normalisé, aidant National Express à distinguer la performance opérationnelle sous-jacente des événements ponctuels, tels que les grèves ferroviaires. L’entreprise a ainsi obtenu une vision plus cohérente de sa performance et a pu raconter le même récit, mois après mois, sur la base d’un jeu de chiffres fiable.

Jedox est devenu la plateforme centrale de reporting pour la Finance, couvrant le reporting, la budgétisation, les rolling forecasts, les analyses destinées à la direction, la saisie des commentaires, l’analyse des écarts et le reporting au conseil d’administration. Des tableaux de bord centralisés et un reporting avec drill-through ont remplacé les feuilles de calcul déconnectées et les rapports assemblés manuellement.

La solution a également automatisé les actualisations de données, remplaçant les imports manuels par des intégrations automatisées qui rafraîchissent les données financières deux fois par heure. Les premiers bénéfices ont été obtenus en environ cinq mois, avec une mise en œuvre principalement assurée par l’équipe interne Finance Systems de National Express, permettant d’assurer des améliorations régulières et une optimisation continue.

Désormais, les équipes Finance, les responsables opérationnels et les responsables de centres de coûts travaillent à partir de la même source d’information fiable. En centralisant le reporting et la planification dans une plateforme unique, l’organisation bénéficie de davantage de cohérence, de transparence et de confiance dans ses processus décisionnels.

Avec Jedox, les équipes Finance de National Express disposent désormais de bases beaucoup plus solides. Reporting, prévisions, commentaires et analyses sont gérés au sein d’une plateforme unique, donnant aux équipes accès à des données fiables et analysables en détail, sans l’effort manuel qui absorbait auparavant une grande partie de leur temps.

Cette transformation a permis à la Finance de réorienter ses efforts : moins de temps consacré à collecter et valider les informations, davantage de temps dédié à la production d’insights. Le reporting destiné à la direction est plus rapide, la collaboration est plus fluide et les parties prenantes dans l’ensemble de l’entreprise font davantage confiance aux chiffres sur lesquels elles s’appuient pour prendre des décisions.

« Nous avons également utilisé l’add-in Excel, qui a véritablement changé la donne pour les responsables FP&A, car il leur a apporté un tout nouveau niveau de flexibilité. Ils peuvent être très agiles et répondre à des besoins de reporting métier plus ponctuels. En plus, cela a supprimé la nécessité de réaliser des rapprochements manuels. »

Kate Green, Director of FP&A, UK & Ireland

Plus important encore, l’équipe dispose désormais de la capacité nécessaire pour créer de la valeur d’une manière qui était auparavant difficilement envisageable. Plutôt que de consacrer les cycles de reporting au rapprochement de feuilles de calcul et à la recherche de fichiers, la Finance peut se concentrer sur l’analyse, remettre en question les hypothèses et soutenir une meilleure prise de décision à l’échelle de l’organisation.

Alors que National Express poursuit la transformation de sa fonction Finance, Jedox fournit la plateforme nécessaire pour étendre les capacités de prévision, intégrer davantage de KPI opérationnels et capitaliser sur une base de données fiable pour ses futurs projets d’analytics.