Le Monash College accélère de près de 70 % son processus de budgétisation

Le Monash College ayant connu une forte croissance, l’établissement souhaitait rationaliser la gestion de ses données. L’ancien système sous Excel se caractérisait par une complexité grandissante : non seulement l’équipe devait gérer plusieurs modèles Excel, mais les problèmes liés aux contrôles de version et aux erreurs rendaient le processus budgétaire particulièrement pénible, allant jusqu’à le prolonger de plusieurs mois. Il était devenu évident que l’équipe devait se doter d’une solution améliorée capable de mieux répondre à ses besoins.

Jedox a permis au Monash College d’instaurer un système hiérarchique dynamique qui autorise des modifications en direct de la structure organisationnelle et la création de hiérarchies parallèles afin de capturer les structures historiques. Le système peut ainsi s’adapter aux restructurations de l’activité au fur et à mesure que les segments et structures de l’entreprise évoluent. Les rapports sont ensuite complétés en s’appuyant sur la structure organisationnelle de l’année précédente, tout en permettant une modélisation organisationnelle pour l’avenir.

Suite à la mise en œuvre réussie du modèle de flux de budgétisation Jedox, il est devenu souhaitable d’accorder aux planificateurs une plus grande autonomie dans la gestion de leurs budgets, au lieu de confiner la budgétisation et les prévisions aux seules fonctions du pôle financier. Le Monash College a donc commencé à publier des rapports sur Jedox Web avant d’apporter des améliorations supplémentaires.

En seulement deux mois, le pôle financier a mis sur pied et validé les trois phases budgétaires prévues, alors que le processus auparavant géré sous Excel pouvait demander à l’équipe jusqu’à six mois complets. Grâce aux flux d’approbation des phases budgétaires configuré dans Jedox, l’équipe peut passer en revue et approuver chaque phase plus rapidement. Les modèles de pertes et profits, de bilans et de flux de trésorerie de Jedox ont également contribué à améliorer la précision et la rapidité de l’ensemble de l’organisation.

Avec Jedox, différents membres de l’équipe administrative, mais aussi des opérations et de la direction générale, peuvent désormais apporter leur contribution à différentes composantes de la budgétisation et de l’activité d’achats. Étant donné que nombreux employés possèdent de solides compétences en Excel, il leur a été facile de créer des modèles de rapports sous Excel, puis de les publier sur Jedox Web afin d’octroyer l’accès aux données à une équipe plus étendue.

La croissance continue du Monash College a encore renforcé la valeur inestimable de Jedox pour cet établissement scolaire. La simplicité des modèles employés permet de réaliser des prévisions plus précises à de multiples occasions en cours d’exercice, tandis que les téléchargements accélérés donnent la possibilité de pondérer les lignes de dépenses en suspens selon les prévisions précédentes et les dépenses effectives de l’année en cours. Le Monash College s’attelle à présent à la production d’un modèle de prévision des recettes à l’échelle de l’utilisateur pour son large éventail de programmes, et envisage de l’intégrer à son modèle de flux de traitement existant. De même, l’organisation souhaite produire un modèle de planification des salaires basé sur l’utilisateur pour son personnel à durée déterminée, permanent et occasionnel en fonction des différents centres de coûts, dans la mesure où les catégories d’employés comprennent un personnel nommé, non enseignant, enseignant et occasionnel. L’établissement intégrera également le modèle de planification de la paie à son modèle de flux de traitement existant, et ambitionne par la suite de connecter les modèles de prévision des recettes et de planification des salaires au modèle du grand livre comptable existant, afin de permettre une véritable planification intégrée de ses activités.