Monash College beschleunigt den Budgetierungsprozess um knapp 70 %

Da das Monash College ein starkes Wachstum erlebt, bestand der Wunsch, die Datenverwaltung zu rationalisieren. Mit der Bildungsorganisation ist auch die Anzahl der Mitarbeiter mit Planungs- und Berichterstattungsaufgaben gewachsen, wodurch die bestehende Excel-Lösung nicht mehr ausreichte. Alle Excel-Berichte wurden auf einem SharePoint-Server gespeichert, was als Budgetierungslösung durch das stetige Wachstum der Organisation immer unübersichtlicher wurde. Um den neuen, erweiterten Bedürfnissen gerecht zu werden, verglich man neue, moderne Lösungen.

Nach der erfolgreichen Implementierung eines Jedox-Modells für den Budgetierungs-Workflow bestand der Wunsch, Planern mehr Eigenverantwortung für ihre Budgets zu übertragen, anstatt die Budgetierungs- und Prognoseprozesse immer nur in Abhängigkeit von der Finanzabteilung auszuführen. So entschied man sich bei Monash, Berichte über Jedox Web zu koordinieren und zu steuern sowie weitere Verbesserungen zu implementieren.

Beim Monash College erreicht man jetzt überall dort, wo Jedox zum Einsatz kommt bessere und schnellere Ergebnisse. Die Jedox-Modelle für Gewinn und Verlust, Bilanzierung und Cashflow konnten einfach implementiert werden – ohne Hindernisse und genau im Zeitplan. Die Budgetierung wurde durch einen Freigabe-Workflow für die einzelnen Budgetphasen verbessert, wodurch die Fachbereichsleiter jede Phase schnell und übersichtlich nachvollziehen und genehmigen können.

Das Finanzteam verwaltet und überwacht die Budgets jetzt zentral über Jedox – ein Prozess, der vorher langwierig war und viele Ressourcen gebunden hat. Bei der letzten Budgetplanung konnte somit viel Zeit gespart werden: Was früher bis zu einem halben Jahr gedauert hat, ist jetzt in zwei Monaten erledigt – unter anderem, weil die Daten konsistent sind und eine manuelle Versionskontrolle entfällt.

Mitarbeiter aus dem Administrations- und Managementbereich assistieren jetzt einfach und übersichtlich mit Jedox bei der Budgetierung und in Einkaufsfragen. Viele von Ihnen haben sehr gute Excel-Kenntnisse, welche sie genutzt haben, um Excel-Vorlagen für Berichte zu erstellen, die einfach über Jedox Web geteilt und von anderen Mitarbeitern genutzt werden können.

Mit Jedox haben die Anwender des Monash College eine dynamische Hierarchiestruktur geschaffen, die es sowohl ermöglicht Änderungen der Organisationsstruktur direkt abzubilden als auch Parallelhierarchien zu erstellen, um historische Hierarchien nachzuvollziehen. Damit bleibt die Übersicht und Kontrolle auch bei veränderten Geschäftsstrukturen erhalten, die im Laufe der Zeit notwendig sind. Berichte können anhand alter Organisationsstrukturen angefertigt werden, aber auch Grundlage für nötige Restrukturierungen sein.

Schon seit mehreren Jahren wird am Monash College Jedox genutzt. Die EPM-Software hat die Organisation bei ihrem kontinuierlichen Wachstum unterstützend begleitet. Mit den über die Zeit hinzugefügten Jedox-Modellen konnten viele Prozesse über Abteilungen hinweg deutlich verbessert werden. Anhand von einfachen Vorlagen ist es jetzt möglich, innerhalb kürzester Zeit akkurate Neuprognosen durchzuführen und die schnellere Einspeisung von Daten erlaubt eine Neugewichtung ausstehender Zahlungsfristen, basierend auf vorherigen Prognosen und tatsächlicher Ausgaben seit Jahresbeginn.

Aktuell wird bei Monash an einem Modell zur anwenderbasierten Umsatzprognose für die vielen angebotenen Kurse gearbeitet, das in den bereits bestehenden Workflow integriert werden soll. Daran anknüpfend ist geplant, ein Planungsmodell für die Gehaltslisten für Vollzeit-, Teilzeit- und Hilfskräfte zu entwickeln, um eine zentrale Übersicht über die verschiedenen Kostenstellen und einzelnen Funktionen der Angestellten zu erhalten. Dieses Modell soll ebenfalls in das bestehende Workflow Modell integriert werden. Um die Unternehmensplanung vollständig zu integrieren, ist außerdem geplant, die genannten Modelle mit der Buchhaltungslösung zu verbinden.