Top-Down- und Bottom-Up-Planung

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Planung als wichtiger Aspekt im EPM

Die Planung ist einer der wichtigsten Aspekte eines erfolgreichen, unternehmensweiten Performance Management-Prozesses. Zwei der gängigsten Planungsansätze sind Top-Down-Planungs- und Bottom-Up-Planungsmethoden. Obwohl diese beiden Modelle zwei gegensätzliche Strategien darstellen, teilen sie sich Gemeinsamkeiten in der Art und Weise, wie ein Unternehmen seine Hauptziele identifiziert. Auf einer sehr grundlegenden Ebene versucht der Top-Down-Ansatz vom Allgemeinen zum Spezifischen zu gelangen, während der Bottom-Up-Ansatz seinen Weg von den Spezifika zum Allgemeinen findet. Häufig werden in Unternehmen beide Ansätze zu einem Gegenstromverfahren verknüpft.

Was ist Top-Down- und Bottom-Up-Planung?

Die Top-Down und Bottom-Up Planung ist eine bidirektionale Planung. Es ist eine Kombination der Ansätze Top-Down und Bottom-Up. Die Planung erfolgt sowohl von oben nach unten als auch von unten nach oben. Unterschiede zwischen beiden Richtungen werden kontinuierlich koordiniert und abgestimmt. Im Einzelnen handelt es sich um Methoden zur Planung als auch für die Definition von Zielen und Möglichkeiten für deren Erreichung.

Top-Down

Bei der Top-Down-Planung werden als erstes globale (Rahmen-)Ziele festgelegt als auch Möglichkeiten bestimmt, wie diese erreicht werden können. Sie werden schrittweise auf die unteren Ebenen der zu entwickelnden und zu spezifizierenden Organisationshierarchie verschoben. Es handelt sich um einen divergierenden Ansatz.

Bottom-Up

Bei der Methode der Bottom-Up-Planung werden zunächst relativ enge Ziele auf den unteren Ebenen der Organisationshierarchie festgelegt. Sie werden dann schrittweise in den Rahmen der globalen Ziele und Strategie auf höheren Ebenen integriert. Es handelt sich also um einen konvergenten Ansatz.

Top-Down oder Bottom-Up?

Die Top-Down-Planung beinhaltet traditionell die Definition von Unternehmenszielen und deren Unterteilung in spezifische Ziele, die dann in Phasen behandelt werden.

Die Top-Down-Planung oder retrograde Planung ist ein Ansatz, der darauf abzielt, schrittweise von der obersten zur untersten Ebene einer bestimmten Hierarchie zu gelangen.

Die Unternehmensleitung gibt hierbei einen Rahmenplan mit Unternehmenszielen z.B. auf Basis der erwarteten Marktentwicklung und Wachstumszielen vor, der in den unterordneten Stufen der Planung in Teilpläne zerlegt und präzisiert wird. Diese Teilpläne dienen den nachfolgenden Planungsebenen wiederrum als Rahmenpläne und Ziele.

Die Bottom-up-Planung oder progressive Planung zielt darauf ab, einen Plan auf einer unteren, sinnvollsten Klassifizierungsebene zu erstellen und an die jeweils übergeordnete Stufe weiterzuleiten.

Eine Bottom-up-Planung konzentriert sich z.B. auf bestimmte Produkte oder Dienstleistungen eines Unternehmens in einer bestimmten Region und beruht auf Daten des Vertriebsforecasts sowie weiteren Informationen wie Produktionskapazität, abteilungsspezifische Kosten und einer subjektiven Einschätzung von Markttrends durch den Planer.

Welches Modell ist das Richtige für das Unternehmen?

Die Bestimmung des besten Modells hängt letztendlich von der Art des spezifischen Geschäfts und den verfügbaren Ressourcen ab. Als Unternehmer müssen Sie entscheiden, wie viel Kontrolle Sie über die Umsetzung von Strategien haben wollen, die sie für das Erreichen der wichtigsten Ziele benötigen. Top-Down und Bottom-Up Planungstechniken haben jeweils ihre eigenen Vor- und Nachteile.

  • Entscheidender Vorteil bei der Top-Down-Planung ist, dass die Zielsetzung der Teilpläne über alle Hierarchieebenen zum großen Teil der Zielsetzung des gesamten Unternehmens entsprechen. Zudem entfallen aufwändige und zeitintensive Koordinationsaufgaben, sodass der Plan zügig erstellt werden kann.
  • Der größte Nachteil des Top-down-Planungsansatzes ergibt sich aus der Tatsache, dass die Geschäftsführung nur in seltenen Fällen mit den Chancen und Problemen einzelner Abteilungen vertraut ist. Unrealistische und dadurch unerreichbare Zielvorgaben können die Folge sein.
  • Vorteil der Bottom-up-Planung hingegen ist, dass aufgrund der dezentralen Vorgehensweise die Planung direkt von den beteiligten Mitarbeitern ausgeht. Eine höhere Motivation und Identifikation mit dem erstellten Plan ist die Folge. Mitarbeiter sind direkt in die Planung mit eingebunden. Auch die Pläne gestalten sich realistischer.
  • Ein entscheidender Nachteil des Bottom-up-Planungsansatzes liegt im hohen Zeit- und Koordinationsaufwand. Zudem kann es passieren, dass sich Teilpläne inhaltlich widersprechen und Ziele wenig ambitioniert gesetzt werden.

Gegenstromverfahren: Strategien und Aktivitäten miteinander verknüpfen

Um beide Ansätze optimal zu nutzen, werden häufig beide Planungsverfahren in Kombination miteinander bedarfsgerecht eingesetzt.

Wenn Top-down und Bottom-up-Planung gleichzeitig angewendet werden spricht man von einer Gegenstromplanung bzw. einen Gegenstromverfahren. Eine Kombination aus beiden Planungsmethoden ermöglicht eine effiziente und zielgerichtete Umsetzung der Unternehmensziele als auch die Einbeziehung aller betroffenen Abteilungen und Prozesse. Das kann die Qualität der Planungsergebnisse erheblich steigern.

Wie funktioniert das Gegenstromverfahren?

  • Top-down-Vorlauf: Die Unternehmensführung legt Zielvorgaben fest (vorläufige, übergeordnete Ziele und Rahmenpläne, häufig auf Basis von vorrausgegangenen Bottom-up Forecasts)

  • Die nachfolgenden Hierarchieebenen nutzen die festgelegten Vorgaben als Orientierung und erstellen aus den übergeordneten Zielen Unterziele und Teilpläne für ihre jeweilige Abteilung.
  • Bottom-up-Rücklauf: Die unterste Hierarchieebene koordiniert die Teilpläne schrittweise und fasst diese zusammen.
  • Die Unternehmensführung verabschiedet die Unternehmensziele und Pläne.

Vorteile des Gegenstromverfahrens:

  • Die strategischen Ziele und Maßnahmen werden inhaltlich aufeinander abgestimmt
  • Realisierbarere Ziele sind das Ergebnis dieses kombinierten Verfahrens
  • Die Mitarbeiter können sich mit den Zielen besser identifizieren, was die Motivation eines jeden einzelnen erhöht

Zeitaufwand berücksichtigen

Achtung: Der Bedarf an Kommunikation und Koordination zwischen den zentralen und dezentralen Planungseinheiten ist relativ hoch. Erfahrungsgemäß muss der Planungsprozess mehrfach durchlaufen werden, bis ein endgültiger Unternehmensplan steht.

Mit einer flexible Softwarelösung für die Planung, die Funktionalitäten für die Zusammenarbeit und Genehmigungs-Workflows bietet, lässt sich der personelle als auch zeitliche Mehraufwand jedoch enorm reduzieren.

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