smart Europe utilise Jedox pour une gestion d’entreprise flexible

En tant que nouvelle entreprise, smart Europe utilisait au départ Excel pour ses reportings, mais cette approche a rapidement montré ses limites. Des délais de traitement longs et un fort potentiel d’erreurs dus à de nombreuses tâches manuelles ne correspondaient pas à l’agilité de l’entreprise.

L’expansion sur de nouveaux marchés, l’introduction de nouveaux modèles smart, l’adaptation à des évolutions réglementaires et fiscales, les restructurations internes ainsi que de nouvelles exigences de reporting de la part de la maison-mère font partie du quotidien de smart Europe. L’équipe controlling devait pouvoir réagir de manière flexible et fournir à tout moment des chiffres fiables pour la gestion d’entreprise.

Le controlling central recherchait donc une solution logicielle professionnelle pour cette entreprise en forte croissance. La standardisation et l’automatisation étaient nécessaires pour accélérer les processus de planification et de reporting, soulager les contrôleurs et améliorer la qualité des données. Le système devait en même temps être flexible et pilotable par les services spécialisés.

Les contrôleurs ont choisi Jedox comme plateforme de reporting, qui, avec sa compatibilité Excel, son environnement de développement simple et sa base de données puissante, correspondait parfaitement à leur cahier des charges. Jedox convient également parfaitement à la planification et à la simulation de modèles commerciaux complexes chez smart Europe grâce à ses performances élevées.

Sous la direction du département Controlling & Risk Management et avec le soutien du partenaire Jedox Advanced Applications, l’équipe a mis en œuvre un controlling financier complet en plusieurs phases de projet – couvrant des thématiques telles que la budgétisation et les coûts fixes, les comptes de résultat (P&L), la planification financière et la clôture mensuelle dans Jedox.

Sous-projets gérables

La mise en œuvre a débuté fin 2021. Lors de la première phase, le business case pour les ventes a été transféré dans Jedox et mis en place comme base pour les décisions d’entreprise pendant la création de la société. À partir de ce moment, Jedox est devenu la base des décisions de pricing stratégiques dans les ventes.

Lors de la deuxième phase, de novembre 2022 à juillet 2023, le modèle de données a été restructuré afin d’élargir les domaines d’application. Avec des cubes de données séparés dans le Sales Use Case et le nouveau Budget Steering Use Case, les structures de reporting sont devenues nettement plus flexibles.

L’application de vente du premier sous-projet a été adaptée à cette nouvelle structure afin de permettre une planification opérationnelle des ventes, indispensable, avec des projections P&L dans Jedox, dotée de fonctionnalités élargies. Advanced Applications a modélisé dans Jedox un Sales Use Case développé spécifiquement pour smart.

En raison des calculs complexes, un développement spécifique important a été nécessaire. De plus, un module pour les provisions mensuelles a été développé dans le nouveau Budget Steering Use Case. Avec une équipe de six consultants et développeurs, Advanced Applications a mis en service avec succès ces applications exigeantes dans les délais.

Depuis août 2023, ces cas d’usage sont en développement continu, et de nouveaux cas d’usage pour des thématiques comme la trésorerie et le service après-vente sont en cours de conception. Grâce à un haut degré d’automatisation dans la planification budgétaire, les cycles de planification en cours d’année avec données réelles et prévisions sont désormais établis comme partie intégrante du processus de clôture annuelle. Les clôtures mensuelles et annuelles continuellement affinées constituent également une base fiable pour les reportings à la maison-mère et au comité exécutif interne.

Développement des connaissances internes

Pendant le travail en commun sur le projet, Advanced Applications, en tant que centre de formation agréé Jedox, a constamment développé les connaissances au sein de l’équipe interne. Deux collaborateurs du département Controlling & Risk Management ont été formés pour devenir des experts certifiés Jedox et continuent d’être accompagnés par l’équipe d’Advanced Applications en tant que coachs – bien que la responsabilité complète du développement incombe désormais entièrement à smart.

Le déploiement de la plateforme Jedox progresse en continu. Aujourd’hui, des utilisateurs dans toute l’Europe issus du controlling, de la comptabilité ainsi que des responsables de centres de coûts et des responsables budgétaires ont accès à Jedox.

Le chef de projet Benedict Sonnenschein souligne la grande transparence des processus de reporting et des indicateurs clés comme un avantage majeur de la solution Jedox. Lors de la préparation de la clôture mensuelle, par exemple, les rapports automatiques et la visualisation des workflows garantissent une collecte de données sans erreur et traçable. Le statut du processus montre toujours clairement qui a saisi quelles données et à quel moment. Des contrôles de saisie automatiques et des droits d’accès réglementés garantissent un haut niveau de sécurité des données.

Simulation et gestion des versions en un clic

La base de données centrale Jedox crée une base de données commune pour la planification et le reporting, synchronise les données et permet la gestion de l’historique et des versions. smart Europe utilise cette base de données puissante pour des simulations complexes de business cases.

Benedict Sonnenschein donne un exemple : « Une simulation dans Jedox permet de générer simultanément des comptes de résultat avec différentes approches de planification pour différents niveaux organisationnels – comme smart Europe ou des marchés individuels – dans différentes devises. »

La direction demande fréquemment à l’équipe controlling de modéliser des changements de paramètres et de variables dans les business cases afin d’en observer l’impact sur la P&L. Quel serait l’effet d’une remise sur un modèle pendant une certaine période sur la P&L dans le segment B2B ou B2C ? Quel serait l’impact de nouvelles exigences fiscales ou réglementaires ? Que se passe-t-il si les prix et les ventes augmentent dans une région spécifique ?

Aujourd’hui, l’équipe controlling peut répondre à ces questions ad hoc de manière fiable et bien plus rapidement qu’auparavant. Le temps nécessaire pour créer un compte de résultat pour les ventes a été réduit d’environ cinq jours ouvrables grâce à Jedox. La clôture mensuelle des coûts fixes est également disponible environ cinq jours ouvrables plus tôt. Les chiffres actualisés permettent ainsi une gestion réactive et constituent une base de décision fiable pour le comité exécutif.

« La solution Jedox évolue avec la croissance de notre organisation. »

Benedict Sonnenschein, Contrôleur stratégique, smart Europe GmbH

Développement interne

Les services spécialisés peuvent désormais mettre en œuvre de manière autonome les ajustements fréquents dans la planification et le reporting. Les contrôleurs adaptent eux-mêmes les données de base, les structures de rapport, les calculs, la logique métier et les processus à l’évolution de l’organisation.

L’équipe Controlling & Risk Management travaille déjà sur les prochaines étapes d’extension. Celles-ci incluent l’analyse de sensibilité de la P&L, la planification des stocks et des amortissements, les cas d’utilisation lié à l’après-vente et aux flux de trésorerie, ainsi que l’intégration de Jedox avec d’autres systèmes. À l’avenir, les chiffres de vente issus des applications logicielles des différents départements devraient être directement intégrés dans Jedox. Progressivement, Jedox remplacera de plus en plus de feuilles Excel.