In einem volatilen Umfeld werden jährliche Festlegungen sehr schnell von der Wirklichkeit überholt. Die traditionelle Finanzplanung verliert damit zunehmend an Relevanz. Stattdessen sind Flexibilität und Echtzeit-Reaktionen gefragt. Umsetzbar sind diese jedoch nur mit einer für das Unternehmen passgenauen Planungs- und EPM-Lösung.

Die traditionelle Finanzplanung ist nicht mehr zeitgemäß. Sie ist zu starr, zu zeitaufwendig, zu einseitig. Statt Kontrolle und Fortschreibung von Budgets sind die Identifizierung von Wert- und Kostentreibern und die stärkere Verzahnung von Finanzplanung und operativer Planung gefragt. Der veränderte, treiberbasierte Ansatz erfordert aber nicht nur die enge Zusammenarbeit der Finanzabteilung mit den Fachabteilungen, sondern auch saubere und sinnvoll verknüpfte Daten sowie ein managementtaugliches Werkzeug, das sich ohne Programmierkenntnisse einsetzen lässt.

Unternehmen investieren oftmals noch sehr viel Zeit und Ressourcen in ihre Unternehmensplanung. Die Erstellung der Jahresbudgets ist sehr zeitintensiv. Der Planungsprozess ist oft unstrukturiert und dadurch fehleranfällig. Häufig ist er noch Excel-basiert, das Handling von Excel-Tabellen wiederum ist umständlich. Die getrennten Sales- und Finanzwelten müssen meistens manuell aus vielen verschiedenen Datenquellen zusammengeführt werden. Die Planungsszenarien direkt im ERP-System sind unkomfortabel und funktional eingeschränkt. Zudem ist die Vergabe von Berechtigungen für die Planungsobjekte in mehrstufigen Organisationsstrukturen sehr komplex. Forecasts sind aufgrund der schnellen Veränderung und der Komplexität der Märkte unzuverlässig und schnell veraltet.

Neue Technologien und Tools nutzen

Um im Zeitalter der digitalen Transformation erfolgreich zu sein, müssen Unternehmen schnelle, datenbasierte Entscheidungen treffen und agil handeln können. Zu den wichtigsten Herausforderungen der Planung in einem volatilen Umfeld mit vielen schnellen Veränderungen gehört es daher, die vorhandenen Datenbestände besser zu nutzen, zu verstehen und auszuwerten. Hier kann eine geeignete Planungs-Software in Verbindung mit auf Künstlicher Intelligenz basierenden (KI-basierten) Predictive Analytics eine wichtige Unterstützung liefern, indem durch die Auswertung historischer Daten Vorhersagen für die weitere Entwicklung abgeleitet werden. So kann Planung deutlich effizienter werden.

Entsprechende Softwarelösungen unterstützen den Planungsprozess mit Programmmodulen für die einzelnen Positionen der Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) zur Umsatz- und zur Kostenplanung und liefert Tools zur effizienten Zusammenarbeit. Dabei werden die spezifischen Anforderungen einzelner Branchen von der Software berücksichtigt. Die Werkzeuge der Planungs-Software sind idealerweise flexibel modellierbar, indem sie Hilfen für eine unternehmensindividuelle und treiberbasierte Planung bereitstellt. Märkte lassen sich so neu segmentieren, Marktanteile gewinnen, der EBIT verbessern oder Schwerpunkte verlagern.

Change-Prozess für alle nachvollziehbar gestalten

Empfehlenswert für die Einführung eines neuen Planungsansatzes ist ein schrittweiser und nachvollziehbarer Change-Prozess, der die Fachabteilungen und Mitarbeiter mitnimmt. Denn: Die verstärkte Zusammenarbeit zwischen Finanzabteilung und Fachabteilungen ist ebenso zwingend notwendig wie die Akzeptanz des neuen Ansatzes. Das Controlling fungiert als interner Berater im Unternehmen und hilft den Fachabteilungen bei der Einführung weiterer Kennzahlen. Die Fachabteilungen liefern die Fachexpertise für die Auswahl weiterer KPIs und für die Identifikation der Werttreiber.

Dieser Blogbeitrag ist ein leicht veränderter Auszug aus einem Artikel, der zuerst im Controlling & Management Review1 erschienen ist. Über den Link gelangen Sie zur Downloadseite für den kompletten Artikel im Ressourcenbereich der Jedox-Website. Darin lesen Sie ab Seite 3 (42) weiter, wie die Jedox-Software Ihren Planungsprozess unterstützt und verlässliche Ergebnisse liefert. Dabei gibt Ihnen Dr. Rolf Gegenmantel auch einen Einblick in konkrete Anwendungsfälle aus der Versicherungsbranche, der Hotellerie und dem Automobilbereich.

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1 Im Original erschienenen als Gegenmantel, R. (2020): Planung verändern mit neuer Technologie, in:  Controlling & Management Review 64 (3), S. 40-45 bei springerprofessional.de, https://doi.org/10.1007/s12176-020-0094-6.