Ob Sie nun für eine Behörde, ein Hightech-Unternehmen oder einen Dienstleister arbeiten – Ihre Organisation muss ihr Jahresbudget planen. Viele Mitarbeiter und Kollegen in Ihrem Unternehmen sind sicher mit Planungs- oder Budgetierungssoftware vertraut und kennen die Aktivitäten zur Erstellung, Kontrolle und Aktualisierung des Budgets im Rahmen des Planungsprozesses. Die Digitalisierung, zum Beispiel die Automatisierung von Aktivitäten, ist taktisch, während die digitale Transformation strategisch ist – da sie die die Verbesserung sämtlicher Geschäftsprozesse und die Steigerung des Unternehmenswertes anvisiert.

Ihr Reifegrad-Check-up

Digitale Transformation ist viel mehr als nur ein Schlagwort. Ich verstehe die digitale Transformation als den Reifegrad, der einem Unternehmens mithilfe moderner Funktionalitäten die kontinuierliche Prozessverbesserung und -optimierung ermöglicht.  Zur Einordnung der Planungsprozesse eines Unternehmens gibt es drei Reifegrad-Stufen:

  1. ein Unternehmen, in dem der Planungsprozess auf manuellen Aktivitäten
  2. ein Unternehmen, in dem einige manuelle Aktivitäten als taktische Verbesserung automatisiert sind (Digitalisierung)
  3. ein Unternehmen, das seine Planungsprozesse überwacht und die Schritte identifiziert, die durch digitale Transformation strategisch optimiert werden können

Für Führungskräfte ist es wichtig zu verstehen, dass die Digitalisierung ein Schritt in Richtung digitaler Transformation sein kann, die digitale Transformation aber einen eigenen Prozess und einen ganzheitlicheren Ansatz erfordert. Die Digitalisierung bringt technologische Verbesserungen, aber keinen großen geschäftlichen Mehrwert.  Planungsprozesse erfordern Zusammenarbeit, standardisierte Geschäftslogiken und Datenintegration. Der Reifegrad der digitalen Transformation kann durch die Untersuchung der folgenden Bereiche beurteilt werden:

Kollaboration

Die wichtigsten Indikatoren für die Prozessverbesserung sind eine bessere Zusammenarbeit und weniger “Silos” im Unternehmen. Moderne Unternehmenstechnologie sollte eine Plattform für die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Organisationsebenen (d.h. Top-Down und Bottom-Up) und die Konsolidierung regionaler Pläne bieten. Darüber hinaus sollte die digitale Transformation darauf abzielen, eine Brücke zwischen der strategischen, finanziellen und operativen Planung zu schlagen.

Der niedrigste Reifegrad der Zusammenarbeit ist festzustellen, wenn die Kommunikation zwischen den Funktionen (z. B. Filial- oder Abteilungsleiter) überwiegend “offline” bzw. per E-Mail stattfindet. Die Digitalisierung unterstützt in der Regel die Zusammenarbeit bestimmter Geschäftsfunktionen. Ein System für eine moderne Vertriebsplanung, in dem die Verknüpfung zwischen Umsatz, Vergütung und den Kosten des Umsatzes fehlt, kann die digitale Transformation der Planung nicht unterstützen.

Geschäfts(planungs)logiken

Einige Planer fühlen sich mit ihren Spreadsheets “emotional verbunden”, zumal sie viel Zeit und Wissen damit verbringen, eine Vielzahl von Geschäftslogiken darin abzubilden. Wir können die Vorteile der digitalen Transformation einfach nicht nutzen, wenn wichtige Logiken in fehleranfälligen Spreadsheets liegen.

Unternehmen, die nur die Ergebnisse dieser Spreadsheets automatisieren (oder sammeln), kämpfen üblicherweise mit Silos und haben viele Lücken hinsichtlich ihrer Prozessintegration und der Planungsfunktionalität.

Die Verwaltung der Geschäftslogiken als Teil eines Planungs-Repositorys ist ein wichtiger Bestandteil der digitalen Transformation. Das “Business Logic Repository” sollte geschäftliche Treiber und ihren Einfluss auf die Geschäftsergebnisse beinhalten. Treiber ermöglichen eine Optimierung der Planung und eine bessere Analyse der Plan-Ist-Abweichungen.

Die Integration folgender Daten sollte überprüft werden:

  • Zu den Basisdaten für die Planung gehören Finanzergebnisse, Kunden- und Abrechnungsinformationen, usw.
  • Plandaten aus:
    • verschiedenen Versionen und Szenarien
    • unterschiedlichen Perioden (letzter Forecast, Vorjahresbudget)
  • Fortgeschrittene Predictive-Forecast-Tools (KI und maschinelles Lernen)

Die digitale Transformation ist erreicht, wenn alle verschiedenen Datensätze automatisch synchronisiert und integriert werden können. Planungsprozesse, bei denen der Benutzer “Ist-Dateien herunterladen” oder automatisierte Tools mit manuellen Anpassungen abgleichen muss, schöpfen ihr volles Optimierungspotenzial nicht aus.

Technologieaspekte zu CPM

Der CPM-Markt wächst und einige Software-Tools stellen ihren Kunden “Dateneingabe-” (oder Rückschreib-)Funktionen zur Verfügung. Viele Unternehmen, die verstärkt digitalisieren wollen, können von diesen Lösungen profitieren. Die Betrachtung der digitalen Transformation als dauerhaftes Ziel erfordert jedoch mehr als nur Rückschreibe-Funktionalität. Um einen visionären Entwurf der digitalen Transformation zu erfüllen, muss die CPM-Technologie eine einzige Plattform sein, die mindestens Folgendes ermöglicht:

  • Starten Sie klein und wachsen Sie schnell:
    • Legen Sie die Anwendung für eine beliebige Anzahl von Benutzern an, die Teil von Planungsprozessen sein können.
    • Ergänzen Sie im Lauf der Zeit Modelle und “intelligente” Funktionen (Logik, Steuerung).
    • Entwickeln Sie agil, mit schnellen Ergebnissen (Tage pro Modell) und einfachen Verbesserungen.
  • Für die Verwaltung der Geschäftslogik gilt:
  • Dynamisch und in Echtzeit gestalten.
      • Transparent und verständlich sowohl für Power- als auch für Endanwender aufbereiten (Wenn Geschäftslogiken programmiert werden müssen, ist dies jedoch nicht der Fall).

Die digitale Transformation schafft Mehrwert für jeden Geschäftsprozess. Die oben genannten Ansatzpunkte sollen diejenigen weiterbringen, die vom Wert moderner und verbesserter Planungsprozesse überzeugt sind. Im nächsten Beitrag werden wir Best Practices dieser Konzepte besprechen.

Autor: Liran Edelist