Sommet automatise à 70 % son processus de reporting grâce à Jedox

Suite à son rachat dans le cadre d’une acquisition de grande ampleur, Sommet Education devait apporter des modifications à ses structures et systèmes existants. Le pôle financier, par exemple, établissait auparavant ses rapports de performance, ses prévisions et ses budgets dans Oracle Hyperion Planning. Du jour au lendemain, l’équipe s’est retrouvée démunie, sans système ni lieu adapté à la conservation des données.

Microsoft Excel a certes pu apporter un répit temporaire, mais le tableur a rapidement montré ses limites : « Nous rencontrions des problèmes lorsque nous n’étions pas sûrs de savoir quelle était la dernière version, se souvient Stephanie Furlough-Morris, directrice financière de Sommet Education. Parfois, les liens étaient brisés, ou nous devions les briser simplement pour rendre la feuille de calcul gérable. Notre plus gros souci, toutefois, était de déterminer si nous possédions les bonnes données : nous étions dans l’incapacité de savoir si nous disposions des toutes dernières informations entre la comptabilité et la planification ».

Le département informatique étant immergé dans le déploiement d’un progiciel de gestion intégré (ERP) et dans des projets d’intégration, la mise en place d’une solution lourde sur site n’apparaissait pas à l’époque comme une option envisageable. Le pôle financier s’est donc mis en quête d’une solution dématérialisée dans le cloud qui soit à la fois facile à mettre en œuvre et à gérer. Plus important encore, le département voulait avoir la possibilité d’administrer lui-même le système le moment venu.

Après avoir passé en revue différentes solutions, l’équipe a porté son choix sur Jedox. Keyrus, expert international du conseil en gestion de la performance et partenaire expérimenté de Jedox, a apporté un soutien compétent à la mise en place de ce projet, y compris dans son calendrier et sa configuration technique.

Le projet de Sommet Education a été divisé en trois phases, de manière à produire des résultats visibles sous quatre à six semaines. La tâche la plus urgente consistait à créer un référentiel destiné à rassembler les données effectives de tous les instituts en un seul endroit à partir d’Excel. La seconde phase était centrée sur les prévisions et la budgétisation, avec un référentiel pour la saisie des données. Davantage de fonctionnalités ont été ajoutées à la solution par la suite, notamment avec les flux de trésorerie, la main-d’œuvre et les recettes pour les chiffres réels, les prévisions et le budget. « Avec Jedox, la mise en œuvre a été un énorme avantage. Elle était déployée dans le cloud. Elle n’entraînait pas de disruption. Nous sommes parvenus à passer du plus simple au plus complexe, et ce, avec une petite équipe et une aide informatique interne limitée », commente Stephanie Furlough-Morris.

Un autre facteur décisif dans le choix de Jedox a été son intégration poussée avec Microsoft Excel. Aujourd’hui, le logiciel est exploité par une vingtaine de contrôleurs, membres du pôle financier du campus et comptables de Sommet Education. Du fait que ceux-ci emploient l’interface utilisateur (IU) en ligne de Jedox Web sans avoir à renoncer à leur environnement familier sous Excel, la formation est minimale et le niveau d’acceptation élevé. Mieux encore, le service financier est même capable d’administrer le système ou de mettre en place et de surveiller les règles sans faire appel à la moindre assistance informatique.

Jedox a procuré au pôle financier les moyens de répondre aux demandes d’information et de générer des rapports de performance avec une plus grande rapidité. Sitôt la clôture mensuelle effectuée, 70 % des tâches de reporting financier sont exécutées par un simple rafraîchissement. L’équipe dispose ainsi de davantage de temps pour explorer les données et interpréter la situation au niveau des revenus, des inscriptions et des variations du chiffre d’affaires. Le coût de la main-d’œuvre représentant 50 % de ses charges internes, l’entreprise a également élaboré un cube complet destiné à assurer le suivi des employés, de leur localisation et de leur ancienneté.

Jedox nous fournit une image complète de notre performance financière. Nous pouvons rassembler toutes les informations issues de nos différents systèmes au sein d’une seule solution. Auparavant, nous passions tellement de temps à générer le rapport de performance dans les délais impartis que nous passions à côté de l’interprétation des chiffres.

Stephanie Furlough-Morris, directrice financière de Sommet Education

Le pôle financier de Sommet Education envisage d’inclure encore davantage de paramètres et de fonctionnalités à sa solution Jedox à l’avenir. Ces plans comprennent entre autres une modélisation des recettes, qui projette les revenus prévisionnels d’après les inscriptions, la tarification par programme et d’autres éléments de tarification. L’équipe entend également améliorer ses modèles de prévision des flux de trésorerie et de bilan existants grâce à ces informations de premier niveau.