National Express: Vom manuellen Reporting zu verlässlichen Insights

National Express UK & Ireland befand sich in einer Phase des Umbruchs. Als das Transportunternehmen mit einem Umsatz von 0,6 Milliarden Pfund seine Finanzteams für den Bus- und Reisebusbereich unter einer einheitlichen Struktur für FP&A und Controlling zusammenführte, drängte die Unternehmensleitung zudem darauf, Entscheidungen stärker auf datenbasierte Erkenntnisse zu stützen.

Dieses Bestreben deckte schnell die Grenzen der bestehenden Prozesse und Systeme auf. Finanzdaten waren über mehrere Systeme, Spreadsheets und manuell gepflegte Berichte verstreut. Durch frühere Übernahmen verfügte das Unternehmen über mehrere Kontenpläne, während die Reporting-Verfahren von Team zu Team variierten. Dies erschwerte es, einen einheitlichen Überblick über die Performance zu gewinnen.

Zudem stützten sich die Teams stark auf veraltete, Excel-basierte Prozesse mit eingeschränkter Versionskontrolle, was die Validierung von Daten und die zeitnahe Bereitstellung von Informationen für die Stakeholder erschwerte.

Dies war eine spürbare Belastung für die Finanzabteilung. Die Erstellung von Berichten für den Vorstand bedeutete, Daten aus mehreren Quellen zusammenzutragen, nach früheren Dateiversionen zu suchen und Zahlen manuell abzugleichen, bevor man sich auf sie verlassen konnte. Wie sich Kate Green, Director of FP&A UK & Ireland, erinnert, war der Prozess „für alle Beteiligten sehr stressig und sehr frustrierend“.

Besorgniserregender war jedoch das mangelnde Vertrauen in die Zahlen selbst. Anstatt den Führungskräften dabei zu helfen, die Performance zu verstehen und Entscheidungen zu treffen, verbrachte Finance einen Großteil der Zeit damit, Daten zu validieren und Unstimmigkeiten zu bereinigen. Da die Erwartungen des Führungsteams stiegen, wurden diese manuellen Prozesse zunehmend untragbar.

National Express entschied sich für Jedox, um eine Single Source of Truth für Reporting, Forecasting und Analysen für seine gesamten Aktivitäten in Großbritannien und Irland zu schaffen. Durch die Zusammenführung von Finanzdaten aus verschiedenen Systemen, Unternehmenseinheiten und Kontenplänen ersetzte das Team fragmentierte Reporting-Prozesse durch eine zentralisierte Planungs- und Reporting-Plattform.

Der erste Rollout konzentrierte sich darauf, schnell einen Mehrwert zu schaffen. Aktuelle und Vorjahresfinanzdaten wurden in Jedox geladen, wodurch die Teams sofortigen Zugriff auf standardisierte Berichte und Vorjahresvergleiche erhielten. Darauf aufbauend wurden schrittweise weitere Datenquellen und Funktionen eingeführt, sodass sich die Plattform parallel zum Unternehmen weiterentwickeln konnte.

Jedox ermöglichte zudem ein standardisiertes Reporting und half National Express dabei, die zugrunde liegende operative Performance von einmaligen Ereignissen wie Bahnstreiks zu trennen. Dies schuf eine stimmige Sicht auf die Performance und half dem Unternehmen, jeden Monat anhand verlässlicher Zahlen ein einheitliches Bild zu vermitteln.

Jedox wurde zur zentralen Reporting-Plattform für den Finanzbereich und unterstützte das Reporting, die Budgetierung, rollierende Forecasts, Analysen für die Geschäftsleitung, die Erfassung von Kommentaren, Abweichungsanalysen sowie das Reporting an den Vorstand. Zentralisierte Dashboards und Drill-through-Reporting ersetzten isolierte Tabellenkalkulationen und manuell erstellte Berichte.

Die Lösung automatisierte zudem die Datenaktualisierung und ersetzte manuelle Uploads durch automatisierte Integrationen, welche Finanzdaten zweimal stündlich aktualisieren. Der erste Mehrwert wurde in etwa fünf Monaten erzielt, wobei die Implementierung hauptsächlich vom internen Finance System Team von National Express durchgeführt wurde. So wurde eine fortlaufende Weiterentwicklung und kontinuierliche Verbesserung ermöglicht.

Heute arbeiten die Finanzteams, die operativen Führungskräfte und die Leiter der Kostenstellen auf der Grundlage derselben vertrauenswürdigen Informationsquelle. Durch die Zentralisierung von Reporting und Planung auf einer einzigen Plattform verfügt das Unternehmen über mehr Konsistenz, Transparenz und Vertrauen in seine Entscheidungsprozesse.

Mit Jedox arbeiten die Finanzteams von National Express auf einer weitaus stärkeren Grundlage. Reporting, Forecasting, Erläuterungen und Analysen werden über eine einzige Plattform verwaltet, wodurch die Teams Zugriff auf zuverlässige Daten haben, die sich detailliert aufschlüsseln lassen. Es entfällt somit der manuelle Aufwand, der zuvor so viel Zeit in Anspruch genommen hat.

Durch diese Umstellung konnte Finance den eigenen Schwerpunkt weg von der Erfassung und Validierung von Informationen hin zur Gewinnung von Erkenntnissen verlagern. Das Reporting für die Geschäftsleitung erfolgt schneller, die Zusammenarbeit ist einfacher und die Stakeholder im gesamten Unternehmen haben größeres Vertrauen in die Zahlen, auf deren Grundlage sie ihre Entscheidungen treffen.

„Wir haben auch das Excel Add-in genutzt, was für die FP&A-Manager eine enorme Bereicherung darstellte, da es ihnen ein ganz neues Maß an Flexibilität verschaffte. Sie können sehr agil agieren und mehr Ad-hoc-Anforderungen an das Management-Reporting erfüllen. Außerdem entfiel dadurch die Notwendigkeit manueller Abstimmungen.“

Kate Green, Director of FP&A, UK & Ireland

Am wichtigsten ist jedoch vielleicht, dass das Team nun Mehrwert auf Art und Weisen schaffen kann, die zuvor kaum möglich waren. Anstatt die Reporting-Zyklen mit dem Abgleich von Tabellenkalkulationen und der Suche nach Dateien zu verbringen, kann sich Finance auf Analysen konzentrieren, Annahmen hinterfragen und eine bessere Entscheidungsfindung im gesamten Unternehmen unterstützen.

National Express setzt seine Transformation im Finanzbereich fort und Jedox bietet hierfür die Plattform, um die Forecasting-Fähigkeiten zu erweitern, zusätzliche operative KPIs einzubeziehen und auf eine vertrauenswürdige Datengrundlage für zukünftige Analyseinitiativen weiter aufzubauen.