Die Zukunft im Blick: Vorteile der Szenarioplanung

Eines der größten Geschäftsrisiken ist die Ungewissheit von Informationen – Unternehmen können sich nicht auf etwas vorbereiten, das sie nicht kommen sehen. Wie also können Führungsteams in einer volatilen, unsicheren, komplexen und mehrdeutigen (VUCA) Geschäftswelt fundierte Entscheidungen treffen und das Unternehmenswachstum vorantreiben? Eine Möglichkeit ist die Szenarioplanung.

Im Szenarioplanungsprozess werden mögliche Zukunftsszenarien durchdacht und analysiert, Auswirkungen tiefgreifender Veränderungen auf das Unternehmen simuliert und alternative Vorgehensweisen eingehend bewertet. Dieser Ansatz bietet einen strukturierten Überblick auf der Grundlage aktueller Trends und Annahmen, wie sich die Zukunft entwickeln könnte. Mit Szenarioplanung treffen Führungsteams Entscheidungen so, dass sie auf verschiedene Eventualitäten vorbereitet sind, anpassungsfähig bleiben und das Wachstum vorantreiben.

Zukunftsvorhersagen sind immer probabilistisch. Mit einer Scenario Planning Software können Unternehmen ihre Annahmen oder ihre Pläne so festlegen, dass sie auf unterschiedliche potenzielle Ergebnisse vorbereitet sind. Das ermöglicht ihnen außerdem, Chancen und Risiken zu erkennen, die Anpassungsfähigkeit ihrer Strategien auf die Probe zu stellen und die Entscheidungsfähigkeit in Zeiten der Unsicherheit zu stärken.

Economic Policy Uncertainty Index der Vereinigten Staaten. Dieser Index beruht auf der Häufigkeit von Artikeln in Tageszeitungen, in denen wirtschaftspolitische Unsicherheit, Änderungen der Steuergesetzgebung oder Meinungsverschiedenheiten zwischen Prognostikern thematisiert werden.

Equity Market-related Economic Uncertainty Index. Dieser Index bezieht sich mehr auf die Stimmung an den Märkten, indem Artikel in Tageszeitungen über die Wirtschaft im Allgemeinen, Aktienmärkte oder wirtschaftspolitische Unsicherheit im Besonderen ausgewertet werden.

Bei der Erstellung eines klassischen Forecasts, Budgets oder Business Case sind sich Finanzteams ihres begrenzten Planungshorizonts bewusst. Da in einer einzigen Schätzung nicht alle Eventualitäten berücksichtigt werden können, umfasst ein Forecast nur bestimmte Einflussgrößen, beispielsweise geringere Einnahmen, höhere Ausgaben oder einen höheren Abzinsungssatz. Die Szenarioplanung ist mehrdimensional und ergänzt das klassische Forecasting, indem mehrere Zukunftsvarianten aufgezeigt werden. Teams werden ermutigt, über ihre ursprünglichen Annahmen hinauszudenken und neue Perspektiven einzunehmen.

Ausgangspunkt für die Szenarioplanung ist häufig der aktuellste Forecast. In einem nächsten Schritt wird dann der Umfang angepasst. Beim Forecast kann es sich um das wahrscheinlichste Szenario oder um einen festgelegten Plan handeln. Ausgehend vom Forecast werden bei der Szenarioplanung die Annahmen durch „Was wäre, wenn …?“-Szenarien ersetzt.

Im Vergleich zum klassischen Forecasting ist die Szenarioplanung ein umfassenderer und anpassungsfähigerer Planungsansatz, da hier die Unsicherheiten und die Komplexität der Zukunft mit einbezogen werden.

Die Szenarioplanung macht Unternehmen resilienter, anpassungsfähiger und strategisch agiler – das alles sind entscheidende Faktoren in Zeiten von Lieferengpässen, Inflation und Konjunktureinbrüchen. Zu den Vorteilen gehören:

In welcher Lage befindet sich das Unternehmen derzeit und wie sind die Marktbedingungen? Welche Trends, Marktkräfte und Unsicherheiten könnten das künftige Geschäftsumfeld prägen? Darunter fallen wirtschaftliche, soziale, technologische, ökologische und auch politische Faktoren. Als Antwort auf diese Fragen führen Unternehmen häufig eine SWOT-Analyse (Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken) durch, mit der wichtige Stärken (starke Bilanz, hoher Marktanteil oder hoher Auftragsbestand) sowie Schwächen (zu hohe Produktkosten, Rechtsstreitigkeiten oder eine unterfinanzierte Marketingkampagne) identifiziert und analysiert werden.

Hier kommen die „Was wäre, wenn …?“-Szenarien ins Spiel. Als zweiter Schritt des Planungsprozesses werden drei bis sieben realistische Szenarien entwickelt, die zukünftige Entwicklungsmöglichkeiten darstellen und Annahmen über externe und interne Einflussfaktoren beinhalten. Diese Szenarien sollten in sich konsistent und schlüssig sein und verschiedene Eventualitäten abdecken. Zu den externen Einflussfaktoren, die sich unter Umständen auf ein Unternehmen auswirken, gehören staatliche Maßnahmen, unerwartete Nachfrageschwankungen und Maßnahmen von Wettbewerbern oder neuen Marktteilnehmern. Zu den internen Einflussfaktoren gehören u. a. die Personalausstattung, die Finanzierung und Zuweisung von Kapital sowie die Einführung oder Einstellung von Produktlinien.

Eine Stärke kann schnell zur Herausforderung werden. So dachten beispielsweise viele Einzelhändler, ihre Präsenz in großen Einkaufszentren sei eine Stärke – bis sich durch die COVID19-Pandemie das Verbraucherverhalten grundlegend veränderte.

Jedes Szenario wird genau analysiert, die möglichen Auswirkungen auf das Unternehmen bewertet und die damit verbundenen Chancen und Risiken ermittelt. Danach wird bestimmt, wie sich das Unternehmen für jedes dieser Szenarien ausrichten sollte. Ein Beispielszenario: Ein Wettbewerber bringt ein neues Produkt auf den Markt, das Unternehmen kann aber frühestens in sechs Monaten mit einem vergleichbaren Produkt nachziehen – wie sollten die Teams auf so eine Situation reagieren? Eine Möglichkeit besteht darin, die kurzfristigen Verluste in Kauf zu nehmen und darauf zu hoffen, dass die Kunden zurückgewonnen werden, sobald das Unternehmen das eigene Produkt auf den Markt bringt. Alternativ kann sich das Unternehmen komplett vom Markt zurückziehen, oder es kann eine Marketingkampagne starten, die die Stärken des eigenen und die Schwächen des Konkurrenzprodukts aufzeigt.

Diese Phase ist für Unternehmen mit Abstand die zeitaufwändigste und nervenaufreibendste. Es ist wichtig, sich nicht nur auf die wahrscheinlichsten Szenarien zu konzentrieren, sondern auch auf schwarze Schwäne – wobei nicht jedes der Szenarien negativ sein sollte. Angenommen das YouTube-Video eines Unternehmens geht viral und die Nachfrage nach einem Produkt steigt: Kann die Nachfrage gedeckt werden? Wenn nicht, würden dadurch Kunden verloren gehen? Die zuvor erstellten Szenarien sollten auf eine überschaubare und geeignete Anzahl reduziert werden.

Für jedes Szenario sollten eine Strategie und ein Plan erstellt werden. Das muss nicht unbedingt ein umfangreicher Geschäftsplan mit Diagrammen, Schaubildern und Finanzprognosen sein, sollte aber die in jedem Szenario ermittelten Chancen und Risiken berücksichtigen. Die Strategien und Pläne sollten anpassungsfähig und so gestaltet sein, dass Unternehmen schnell und effektiv auf Veränderungen reagieren können.

Eine stichpunktartige Auflistung der jeweiligen Schritte, die bei Eintritt eines bestimmten Szenarios zu unternehmen sind, ist völlig ausreichend. Da die Wirtschaft dynamisch ist und Veränderungen häufig unvermittelt eintreten, ist es wichtig, in dieser Phase nicht zu spezifisch zu werden. Häufig müssen Teams spontan handeln – nicht alles kann oder sollte bis ins Detail durchgeplant sein. Vielmehr geht es darum, einen Rahmen für mögliche Szenarien und entsprechende Vorgehensweisen zu schaffen.

Schwierige Entscheidungen trifft niemand gerne – sei es, um den Schaden so gering wie möglich zu halten oder sich vor der Verantwortung zu drücken. Überhaupt keine Entscheidung zu treffen ist in der Geschäftswelt jedoch die mit Abstand schlechteste Entscheidung, insbesondere in der VUCA-Welt. An welchem Punkt eine geplante Maßnahme tatsächlich umgesetzt wird ist entscheidend, um im richtigen Moment zu handeln. Was muss passieren, wenn der Umsatz in der Hochsaison weit unter den Erwartungen liegt? Die einfachste Lösung wäre, den Rückstand im nächsten Quartal aufzuholen – aber ist das überhaupt möglich? Wenn ja, wie?

Hoffnung alleine ist keine Strategie. Eine Strategie ist ein genauer Plan für das Eintreten von Szenarien, die bereits durchdacht wurden. Mithilfe einer effektiven Szenarioplanung können Teams die bestmöglichen Strategien für jedes Szenario formulieren und sind so auf alle Eventualitäten vorbereitet.

Verfolgen Sie das Marktgeschehen und passen Sie Ihre Szenarien, Strategien und Pläne bei Bedarf an. Der Planungsprozess ist iterativ, d. h. bereits erfolgte Schritte können wiederholt und basierend auf neuen Informationen oder Erkenntnissen überarbeitet werden. Für ein ganzheitliches Bild ist es außerdem wichtig, die Meinung verschiedener externer und interner Stakeholder (u. a. Experten, Kunden, Mitarbeiter) im Prozess zu berücksichtigen.

Die Szenarioplanung ist unter Umständen extrem zeitaufwändig und der Nutzen nicht immer sofort ersichtlich. Allerdings muss dieser Prozess auch nicht monatlich durchgeführt werden. Für einige Unternehmen ist eine viertel- oder auch halbjährliche Durchführung völlig ausreichend. Einen externen Dienstleister mit der Überprüfung des bestehenden Planungsmodells und der Verwaltung des Prozesses zu beauftragen kann sinnvoll sein, da viele Finanzteams neben ihrem Alltagsgeschäft kaum Kapazitäten dafür haben. Je häufiger die Szenarioplanung durchgeführt wird, desto mehr profitieren Teams davon, unter anderem in den folgenden Bereichen:

Benannt wurde die Monte-Carlo-Simulation nach dem Monte-Carlo-Kasino in Monaco, da ähnlich wie bei einem Roulettespiel das Element des Zufalls im Mittelpunkt dieses Ansatzes steht. Es handelt sich um eine mathematische Methode zur Berechnung der Wahrscheinlichkeit mehrerer möglicher Ergebnisse durch wiederholte Zufallsauswahl.

Für weiteres Wachstum, steigendes Datenvolumen und neue fachliche Anforderungen sind wir bestens gerüstet.
Director of Finance, Nölle + Nordhorn GmbH

Für eine effektive Szenarioplanung braucht es einen konsequenten und systematischen Ansatz sowie die Bereitschaft, Annahmen in Frage zu stellen und verschiedene Perspektiven zu berücksichtigen. Verschiedene Annahmen und Szenarien zu vergleichen ist enorm aufwändig. So verbringen Teams oft viel Zeit damit, unzählige Spreadsheets zu duplizieren, um ein einzelnes Szenario zu simulieren. Dank Machine Learning, Predictive Forecasting und anderen KI-Ansätzen gehören herkömmliche Methoden der Szenarioplanung der Vergangenheit an. Unternehmen profitieren nun von aktuellen Forecasts und Szenarien, gewinnen wertvolle Insights und können fundierte Entscheidungen treffen – und das auch in Zeiten der Unsicherheit.

Mit der Jedox AIssisted™ Planungslösung werden treiberbasierte Forecasts erstellt, die „Was-wäre-wenn“-Szenarien enthalten. Außerdem werden für jedes neue Szenario drei Forecasts generiert. So sparen Finanzexperten Zeit bei der Szenarioplanung und können sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren. Mit den richtigen Tools erstellen leistungsstarke Teams anpassungsfähige Pläne und gestalten die Zukunft entschlossener, selbstsicherer und effizienter.

Mit Jedox AIssisted™ Planning können wir in einer Detailtiefe planen, die zuvor nicht möglich war.
Director of Performance Controlling, Mistui Chemicals Europe GmbH