COLLONIL spart jährlich drei Wochen Planungsvorbereitung ein

Die Salzenbrodt GmbH & Co. KG produziert Produkte für die anspruchsvolle Leder- und Textilpflege. Die Traditionsmarke COLLONIL des Unternehmens ist weltweit bekannt. Kunden sind beispielsweise große Schuhhäuser mit ihren Filialen, die über das ausgeprägte Vertriebsnetz des Berliner Unternehmens betreut werden. Ein entscheidender Ansatzpunkt der Unternehmenssteuerung sind die geplanten Absatzmengen der Vertriebler vor Ort. Die Absatzmengenplanung gibt vor, welche Artikel wann und in welchem Umfang produziert werden müssen. Davon hängt natürlich auch die Beschaffung und Lagerlogistik ab.

Die gesamte Vertriebs- und Operationsplanung wurde bis zum Jahr 2023 in Excel angefertigt, mit SAP als Datenquelle. Der Aufwand für die Jahresplanung war dabei enorm hoch: Allein für die manuelle Vorbereitung und den Versand der Planmappen per E-Mail benötigte die zuständige Finanz- und Vertriebscontrollerin drei Wochen. Weiterer Aufwand entstand durch das Monitoring der Rückmeldungen und die manuelle Konsolidierung der Daten zum Excel-Plan auf Artikel- und Kundenebene. Darauf folgte der zeitintensive Upload der Plandaten nach SAP: Umfangreiche Datenmengen wurden in mehr als 20 Transaktionen nach SAP zurückgespielt und dort für die Produktionsplanung und die Beschaffung bereitgestellt.

Dazu kamen die weiteren bekannten Nachteile der Planung in einzelnen Excel-Sheets: Fehleranfälligkeit, Unvollständigkeit und fehlende Aktualität. Durch den hohen Aufwand konnte die Planung nur einmal jährlich durchgeführt werden. Schon während des mehrwöchigen Planungsprozesses waren die Daten wieder von der dynamischen Marktentwicklung überholt.

Finanzielle Risiken mindern

Die ungenaue Absatzplanung barg wachsende Risiken wie eine drohende Überproduktion. Wenn die erwirtschafteten Umsätze nicht der Planung folgen, laufen Umsätze und Bestände und dementsprechend Erlöse und Working Capital auseinander.

Das Controlling wollte daher die Excel-Planung durch ein leistungsfähiges, agiles Planungssystem ablösen. Ziel war es, mit erheblich weniger Planungsaufwand valide Planzahlen zu generieren. Gewünscht war außerdem ein quartalsweise rollierender Forecast. Auf dieser Basis wollten die Controller ein umfassendes Vertriebscontrolling aufbauen, inklusive der zuvor nicht möglichen Plan-/Ist-Vergleiche und Abweichungsanalysen.

Jedox war für dieses Vorhaben die passende Softwarelösung. Als entscheidende Vorteile sahen die Projektverantwortlichen die Flexibilität des leistungsstarken Planungstools, die Excel-Nähe und die Ausbaufähigkeit, die künftig eine stetige Weiterentwicklung des Berichtswesens in Richtung Deckungsbeitragsrechnung, Kostenstellenrechnung und GuV erlaubt.

Als Implementierungspartner empfahl Jedox sein Partnerunternehmen Advanced Applications, ein ausgewiesener Experte für SAP und für Jedox. Mithilfe von Advanced Applications ist die Implementierung im anvisierten engen Zeitrahmen gelungen: Innerhalb von drei Monaten hat die Projektverantwortliche Sandra Richter die Jahresabsatzplanung zusammen mit einem Berater in Jedox umgesetzt. Nach dem Projektstart im Juli 2023 konnte bereits im Herbst 2023 die Absatzmengenplanung für das Folgejahr in Jedox durchgeführt werden.

Grundlage für die schnelle Umsetzung waren die BI Ready-to-Run Modelle von Advanced Applications. Die standardisierten Modelle bieten für jedes SAP-Modul schlanke ETL-Prozesse zum Abzug der benötigten SAP-Daten und vorgefertigte Reports in Jedox. Mithilfe von Ready-to-Run SD standen innerhalb weniger Tage die Absatzreports, die schrittweise angepasst und ausgefeilt wurden.

Effizienter Planungsprozess

Für den Planungsprozess wurde in Jedox ein neuer Workflow mit Abstimmungsprozessen über drei Stufen modelliert. Während früher drei Vertriebsleiter die Jahresplanung für alle Kunden erstellt haben, startet der Prozess heute mit den Kundenbetreuern, die den Verkauf auf Artikel-Ebene planen. In zweiter Stufe prüfen die jeweils für bestimmte Kundengruppen generalverantwortlichen Vertriebsleiter die aggregierten Planwerte, und in dritter Stufe der Kaufmännische Leiter, der CEO sowie Sandra Richter als planungsverantwortliche Controllerin.

Zum Start der Bottom-Up-Planung erhalten die Kundenbetreuer automatisiert E-Mails mit einem Link zu Planmasken in Jedox mit den Daten ihres jeweiligen Kundenkreises. Die Maske greift dabei auf die Stammdatenfelder aus dem SAP-Kundenstamm zurück und zeigt die vom Kunden gekauften Artikel als Ist-Vorschlagswerte. Auch Artikellisten aus dem SAP-Datenstamm und Diagramme, die Planeffekte visualisieren, unterstützen die Planer. Mit derzeit 15 und künftig 20 Planbeteiligten ist die Planung dabei heute kundennah und wesentlich realistischer als zuvor.

Ein Steuerungspanel, automatisch aggregierte Planwerte und ein Monitor, der den Status der einzelnen Planungsschritte im Ampelsystem anzeigt, sorgen für eine schnelle und fehlerfreie Abwicklung und ersetzen die Notizzettel auf dem Schreibtisch der Planungsverantwortlichen. Auch das Rückschreiben der Plandaten nach SAP hat Advanced Applications automatisiert.

Rollierender Forecast auf Basis der Jahresplanung

Auf Basis der Jahresplanung haben die Projektverantwortlichen den rollierenden Forecast umgesetzt. Hier werden die Planzahlen quartalsweise geprüft, gegebenenfalls angepasst und wiederum automatisiert in SAP zurückgespielt. Die stufenweise Umsetzung von der Jahresplanung hin zum rollierenden Forecast war aus Sicht des Projektteams ein effektives Vorgehen. Vorbereitend wurden die Stammdaten im Vorsystem SAP bereinigt und mit Klassifizierungen angereichert. Die Stammdatenhaltung und -pflege ist dabei ausschließlich in SAP angesiedelt. So werden beispielsweise Gruppierungen des Kundenstamms nach Kundenbetreuer oder Artikelgruppen im Artikelstamm, die früher in Excel gepflegt wurden, konsequent in SAP hinterlegt, als saubere Basis für die automatisierte Zuordnung in den Jedox-Datenmodellen.

Der hohe Automatisierungsgrad in Jedox erleichtert die Planungsabwicklung erheblich. Statt mit manuellen Vorarbeiten von drei Wochen startet die Planungsrunde heute auf Knopfdruck. Der effiziente Prozess mit mehr Planbeteiligten und zusätzlichem rollierenden Forecast bringt die Planung auf ein neues Niveau an Aktualität und Genauigkeit.

Ein erheblicher Vorteil ist dabei die enge Verzahnung von SAP und Jedox mit automatisierten Datenströmen in beide Richtungen. Alle Jedox-Anwender arbeiten heute mit tagesaktuellen Echtzeitdaten auf gemeinsamer Datenbasis. Geplant wird auf Monatsebene, mit saisonalisierten Vorschlagswerten. Die Plandaten werden dann automatisch aus Jedox in die Produktionsplanung in SAP eingespielt. Statt feststehender, auf alle Monate gleich verteilter Jahreswerte erhalten der Vertrieb, die Produktion und alle weiteren Fachbereiche nun realistische und aktuelle Planwerte für ihre Steuerung.

Die gewonnene Zeit durch reduzierte Excel-Arbeiten will das Controlling zum weiteren Ausbau der Jedox-Lösung nutzen. Beginnend von der Absatzmengenplanung werden schrittweise eine Umsatzplanung und Kostenplanung bis hin zur GuV-Planung aufgebaut und parallel das Ist-Reporting ergänzt.

“Mit der Absatzplanung in Jedox generieren wir valide und marktnahe Verkaufszahlen zur Steuerung von Produktion, Beschaffung, Lager und anderen Fachbereichen.“

– Sandra Richter, Finanz- & Vertriebscontrollerin & Product Owner Jedox, COLLONIL / Salzenbrodt GmbH & Co. KG