Flexible und automatisierte Vertriebsplanung mit SAP-Daten bei MOBOTIX

MOBOTIX steht seit 1999 für High-End-Videosysteme. Das innovative Unternehmen entwickelt, produziert und programmiert Videosysteme und Software für wegweisende Komplettlösungen.

Das erfolgreiche Unternehmen benötigte eine Softwarelösung für die Vertriebsplanung. Die Planung fand zuvor mit einzelnen Excel-Sheets statt, welche an die Vertriebsregionen verschickt wurden. Zur Vorbereitung mussten historische Daten manuell aus dem vorhandenen Reportingsystem in die Excel-Datei eingefügt werden. Die Konsolidierung der einzelnen Dateien war ebenfalls aufwändig und teilweise fehleranfällig, außerdem waren der Aufwand bei Kontrollen und die Anpassungen für die Vertriebsleiter sehr hoch.

Mithilfe von Jedox wollte der zuständige Bereich Corporate Planning die Excel-Planung ablösen und den Prozess automatisieren. Hauptziel der Implementierung war eine höhere Planungsqualität, die auch als bessere Grundlage für die nachfolgender Abteilungen wie beispielsweise Einkauf und Produktion dienen sollte.

Wichtig für MOBOTIX ist die Integration von Planung und Reporting in seine SAP-Umgebung. Als ERP-System hat MOBOTIX SAP S4/HANA im Einsatz und als CRM-Lösung SAP C4C. Das Projektteam von MOBOTIX arbeitet daher mit dem Jedox-Partner Orise zusammen, der als SAP-Spezialist viel Erfahrung im Aufbau von Berichtsumgebungen mit SAP-Daten einbringt.

Ein halbes Jahr vor dem Planungsprojekt hatte MOBOTIX bereits zusammen mit Orise das Vertriebsreporting in Jedox abgebildet und die SAP-Systeme als Datenquellen angeschlossen. Alle relevanten Daten und Dimensionen für die Planung waren damit bereits vorhanden. Mithilfe der vorgefertigten Ready-to-Run-Module SD und S&OP von Orise konnte die Vertriebsplanung auf dieser Basis in nur drei Monaten umgesetzt werden. Der projektverantwortliche Bereich Corporate Planning arbeitete dabei aktiv mit Orise zusammen, um sich das Know-how für die geplante interne Weiterentwicklung der Jedox-Lösung anzueignen.

Der bidirektionale Datenaustausch zwischen SAP und Jedox ist vorgesehen und auch bereits technisch eingerichtet. In der ersten Projektphase werden dabei zunächst nur die Ist-Daten aus SAP automatisiert in Jedox hochgeladen. Für das Rückspielen von Planergebnissen nach SAP, beispielsweises als Grundlage für die Einkaufs- oder Produktionsplanung, wird derzeit ein Report aus Jedox generiert und nach Kontrolle in SAP eingelesen. In einer späteren Projektphase soll der Upload der konsolidierten globalen Planungsdaten dann vollautomatisiert erfolgen.

Für die Planung werden die Ist-Daten heute automatisch aus dem Jedox-Reporting bezogen. Das erleichtert die Planungsvorbereitung erheblich, da die manuelle Übertragung der historischen Daten aus QlikView entfällt. In der Weblösung mit zentraler Datenbank und automatischer Datenaggregation entfallen außerdem aufwändige Tätigkeiten wie die Verschickung und manuelle Konsolidierung von Excel-Sheets. Die Planungsbeteiligten greifen selbst auf ihre Planmasken zu und bearbeiten diese entsprechend des integrierten Genehmigungsprozess in effizienten Workflows.

MOBOTIX nutzt Jedox international in allen Vertriebsregionen. Geplant werden Produktmengen, die über Listenpreise und durchschnittliche Kundenrabatte in eine Umsatzplanung weitergeführt werden. Jede Vertriebsregion plant für sich und die Mengen und Umsätze werden stufenweise in eine globale Planung zusammengeführt.

Dank der effizienten Abwicklung mit Jedox kann die Vertriebsplanung heute wesentlich aktueller und detaillierter erfolgen als zuvor. Vor der Implementierung wurde einmal jährlich eine Jahresplanung durchgeführt, die quartalsweise analysiert und angepasst wurde. Mit Jedox existiert nun ein Rolling Forecast, in dem quartalsweise zwölf Monate rollierend geplant werden.

Ein wesentlicher Vorteil ist die Integration in SAP mit automatisierten Datenströmen. Sehr hilfreich ist hier beispielsweise, dass die Materialdaten direkt aus SAP geladen werden. Damit stehen jederzeit die aktuellen und vollständigen Daten für die Planung zur Verfügung, was die Planer unterstützt und die Planungsqualität erhöht.

Auch die in den Jedox-Planmasken enthaltenen Kommentarfelder unterstützen die Anwender und haben aufwändige Prozesse komplett verändert: Im System hinterlegte Kommentare ersparen den Planungsbeteiligten Anrufe, Meetings und umständliche Abstimmungen. Zudem verlaufen strategische Termine wie das monatliche Meeting des Produktionsplanungsteams effizienter, weil alle Beteiligten dieselben Zahlen transparent und auch visuell gut nachvollziehbar in Jedox vor sich haben; umständliche Suchen in einzelnen Excel-Sheets und Kennzahlen-Diskussionen gehören der Vergangenheit an.

Mit der Abbildung von Planung und Reporting in einem System ergaben sich auch fachlich neue Erkenntnisse. So kann das Vertriebsteam nun wesentlich besser saisonale Effekte nachvollziehen und zur tieferen Analyse direkt im detaillierten Ist-Reporting nachforschen.

MOBOTIX wird seine flexible Jedox-Lösung weiter ausbauen. Auf der Agenda stehen die Erweiterung des Vertriebsreportings und der Planungsanalyse. Mit dem sauber strukturierten Vertriebsmodul sind die Grundlagen für die anvisierte integrierte Planung gelegt. Auf längere Sicht lautet das Ziel, auch andere Reporting-Strukturen wie ein Kostenreporting samt der Kostenplanung aufzubauen.

 „Die genaue und nachvollziehbare Planung in Jedox ist für uns eine zuverlässige Grundlage für die Entscheidungsfindung.“

Madeleine Kraus, Manager Corporate Planning, MOBOTIX AG