KAIFU halbiert die Planungszyklen und erhöht die Datenqualität 

Wie viele Organisationen mit dezentralen Strukturen und langfristigen Planungsobjekten stand die KAIFU-NORDLAND eG vor der Herausforderung, ihre Planung auf eine neue Grundlage zu stellen. Granulare Detailtiefe, verkürzte Planungszyklen, neue regulatorische Anforderungen und ein wachsender Digitalisierungsdruck stellten die Organisation vor die Frage: Wie bleiben wir flexibel und steuerungsfähig, ohne den Überblick zu verlieren?

Mit dem Ziel, den Aufwand deutlich zu verringern und die Unternehmenssteuerung weiter zu verbessern, ist KAIFU gemeinsam mit dem Jedox-Partner HENDRICKS, ROST & CIE. (HRCIE) und Jedox in das Projekt gestartet. Es sollte ein Modell entstehen, das Planung und Forecast in einem einheitlichen System abbildet. Gewünscht war ein durchdachter Prozess, mit klaren Regeln, definierten Schnittstellen und intuitiver Bedienung.

Das Planungsvorhaben wurde in mehreren Phasen realisiert. Die zentralen Herausforderungen waren dabei:

• Keine konsistente Datenstruktur über die Planungsebenen hinweg
• Planungsszenarien, die manuell nicht mehr darstellbar waren
• Steigende Anforderungen durch mehr Intervallhäufigkeit, mehr Detailtiefe
• Einheitliche Steuerung des Investitionsprozesses ermöglichen

Zunächst wurden die bestehenden Logiken analysiert und auf ihre Zukunftsfähigkeit hin bewertet. Anschließend entwickelte das HRCIE-Team ein modulares Architekturmodell in Jedox, das die bestehenden Anforderungen abbildet und Raum für Weiterentwicklung lässt. Die Projektleitung bei KAIFU-NORDLAND eG sorgte intern für hohe Akzeptanz und ein tiefes Verständnis der Zielsetzung. Schrittweise wurden die Fachbereiche eingebunden, Strukturen konsolidiert und erste Forecast-Szenarien simuliert.

KAIFU verfügt nun über eine integrierte Unternehmensplanung in Jedox, die alle relevanten Fachbereiche einbindet, von der Investitions- und Finanzplanung über das Antragsmanagement bis zu den operativen Einheiten. Planung, Forecast und Ist-Daten wurden in einem konsistenten System zusammengeführt.

Wichtig für KAIFU ist auch das integrierte digitale Antragsmanagement als Effizienzhebel im Budgetcontrolling, um während des Jahres flexibel zusätzliche Mittel für neue oder geänderte Vorhaben bereitzustellen. Das Modul ersetzt das vorige papierbasierte Antragsmanagement, das langsam und ressourcenintensiv war.

Klare Prozesse, definierte Schnittstellen und eine intuitive Bedienung der Planungslösung sorgen heute für Effizienz, Transparenz und Akzeptanz.

Mit der Jedox-Lösung hat KAIFU die Planungszyklen halbiert und die Datenqualität deutlich verbessert. Das Team nutzt die gewonnene Zeit für die strategische Steuerung – die eingesparte Zeit rechnet sich nicht nur in Stunden, sondern auch in besseren Entscheidungen.