{"id":74079,"date":"2020-07-23T11:24:07","date_gmt":"2020-07-23T09:24:07","guid":{"rendered":"https:\/\/www.jedox.com\/blog\/7-mistakes-in-project-management\/"},"modified":"2023-09-13T10:59:40","modified_gmt":"2023-09-13T08:59:40","slug":"7-erreurs-gestion-performance","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.jedox.com\/fr\/blog\/7-erreurs-gestion-performance\/","title":{"rendered":"7 erreurs fr\u00e9quentes en gestion de la performance des projets et comment les \u00e9viter"},"content":{"rendered":"

Cette semaine, nous avons l’immense plaisir d’accueillir sur le blog Jedox smartPM.solutions<\/a>, l’un de nos Diamond Partners. Bas\u00e9e en Autriche, la soci\u00e9t\u00e9 partage son expertise sur la gestion de la performance des projets et programmes et souligne les 7 erreurs les plus fr\u00e9quentes en expliquant comment les \u00e9viter.\u202f\u00a0<\/strong><\/p>\n

Submerg\u00e9s par les demandes de projet, les validations, l’allocation des budgets et ressources, sans oublier le suivi de la r\u00e9ussite des projets et portefeuilles, les gestionnaires de programmes sont souvent pouss\u00e9s dans leurs derniers retranchements. C’est pourquoi nous avons regroup\u00e9 les sept erreurs les plus fr\u00e9quentes en mati\u00e8re de gestion des programmes afin de vous expliquer comment les \u00e9viter \u00e0 travers plusieurs exemples. En adoptant un outil flexible et bien pens\u00e9, vous pouvez non seulement gagner du temps et de l’argent, mais aussi consulter tous vos projets et portefeuilles d’un seul coup d’\u0153il.<\/p>\n

1. L’absence\u00a0d’une\u00a0source unique de\u00a0v\u00e9rit\u00e9<\/h2>\n

Dans la plupart des entreprises, les programmes sont g\u00e9r\u00e9s au moyen de tableurs Excel o\u00f9 d’innombrables employ\u00e9s fusionnent manuellement diff\u00e9rentes versions des fichiers qu’ils collectent. Toutefois, ces processus sont si complexes et propices aux erreurs qu’ils compromettent la fiabilit\u00e9 des r\u00e9sultats, une limitation qui affecte tous les aspects de la planification et pose donc de s\u00e9rieuses difficult\u00e9s aux \u00e9quipes de direction.<\/p>\n

Pour pallier ce manque relatif de fiabilit\u00e9, il existe une solution\u202f: int\u00e9grer totalement les donn\u00e9es. Pour renforcer la confiance dans les donn\u00e9es de votre organisation, il faut consolider toutes les informations pertinentes dans l’ensemble de l’organisation et les rendre accessibles \u00e0 toutes les parties concern\u00e9es. En rattachant les donn\u00e9es relatives \u00e0 l’approvisionnement, aux commandes, au personnel et aux capacit\u00e9s de planification, les managers obtiennent des chiffres \u00e0 jour et pr\u00e9cis qui leur permettent de prendre des d\u00e9cisions en toute connaissance de cause. C’est ce qu’on appelle une source unique de v\u00e9rit\u00e9 (en anglais, Single Source of Truth ou SSOT).<\/p>\n

Pour faciliter l’int\u00e9gration des donn\u00e9es et la connexion de tous les syst\u00e8mes en amont, il est recommand\u00e9 d’utiliser une solution logicielle moderne capable de s’adapter de mani\u00e8re flexible aux exigences de chaque organisation. En effet, les solutions modernes de gestion de programme et d’optimisation des portefeuilles \u00e9vitent la compartimentation et permettent une extension modulaire jusqu’\u00e0 une planification enti\u00e8rement int\u00e9gr\u00e9e. Pour les principales parties prenantes, l’extensibilit\u00e9 de modules standardis\u00e9s et v\u00e9rifi\u00e9s repr\u00e9sente un avantage de taille. Suite \u00e0 la mise en pratique des solutions modernes, les rapports utilisateurs font en effet \u00e9tat d’un gain important en termes de co\u00fbts et de temps.<\/p>\n

2. L’absence\u00a0ou\u00a0la\u00a0mauvaise\u00a0d\u00e9finition\u00a0des conditions-cadre et directives<\/h2>\n

Le rejet ou la validation d’un projet doivent \u00eatre justifi\u00e9s selon des conditions-cadre et des directives bien d\u00e9finies. Les recherches fournissent des structures importantes, comme PMI, PMBOK ou Prince2.<\/p>\n

Relevez les informations cl\u00e9s des propositions de projet, comme la pertinence strat\u00e9gique par rapport aux objectifs de l’entreprise, au budget, aux ressources et au calendrier, en fonction des exigences requises pour la soumission du projet. Le manque de comparabilit\u00e9 augmente les d\u00e9lais des processus et rend les d\u00e9cisions difficiles \u00e0 d\u00e9fendre.<\/p>\n

Les solutions de gestion de programmes align\u00e9es sur les bonnes pratiques appliquent automatiquement des normes de gestion de projet et de contr\u00f4le de gestion reconnues. Par exemple, seuls les projets qui r\u00e9pondent \u00e0 des crit\u00e8res pr\u00e9d\u00e9finis peuvent \u00eatre soumis et feront ensuite l’objet d’un processus d’approbation sp\u00e9cifique (par exemple, un deuxi\u00e8me avis lorsqu’il d\u00e9passe un certain budget). Dans l’id\u00e9al, le projet peut aussi \u00eatre affect\u00e9 \u00e0 des groupes de projet sp\u00e9cifiques et son \u00e9tat peut \u00eatre r\u00e9guli\u00e8rement contr\u00f4l\u00e9, selon les sp\u00e9cifications \u00e9tablies par les normes concern\u00e9es.<\/p>\n

3. Une mauvaise priorisation des projets ou l’absence d’allocation aux portefeuilles<\/h2>\n

Pour g\u00e9rer simultan\u00e9ment un grand nombre de projets, il est indispensable de planifier et r\u00e9partir soigneusement les ressources en fonction des objectifs strat\u00e9giques de l’organisation. Prenez des d\u00e9cisions objectives et bien fond\u00e9es \u00e0 l’aide de crit\u00e8res sp\u00e9cifiques et pond\u00e9r\u00e9s, comme les marges de contribution, la pertinence strat\u00e9gique, les co\u00fbts du projet, les risques ou les co\u00fbts de renonciation.<\/p>\n

Les principales solutions de gestion de programme du march\u00e9 sont \u00e9quip\u00e9es de syst\u00e8mes de notation flexibles et adaptables permettant de prioriser les projets. La figure 1 montre un aper\u00e7u d’\u00e9quilibrage du portefeuille en fonction des crit\u00e8res choisis, afin de suivre la validation et la priorisation des projets. L’affectation des projets \u00e0 des groupes\/portefeuilles sp\u00e9cifiques permet \u00e9galement d’effectuer une classification pr\u00e9cise.
\n\"Portfolio<\/p>\n

Figure\u00a01\u202f:\u00a0Exemple\u00a0d’\u00e9quilibrage\u00a0de\u00a0portefeuille, budget, pertinence\u00a0strat\u00e9gique\u00a0et affiliation au\u00a0portefeuille\u00a0<\/em><\/p>\n

4. Des \u00e9ch\u00e9ances strictes pour \u00e9valuer les avancements du projet et sa r\u00e9ussite<\/h2>\n

G\u00e9n\u00e9ralement, on d\u00e9termine des points fixes dans le temps afin de suivre et d’\u00e9valuer la r\u00e9ussite des projets, par exemple apr\u00e8s certaines \u00e9tapes cl\u00e9s ou peu apr\u00e8s la fin du projet. En effet, c’est souvent l\u00e0 que se produisent les erreurs, car des \u00e9v\u00e8nements impr\u00e9vus peuvent avoir un impact \u00e9norme sur le succ\u00e8s du projet, d’o\u00f9 l’importance de r\u00e9agir imm\u00e9diatement.<\/p>\n

En gardant en permanence un \u0153il sur le projet et le portefeuille tout au long du cycle de vie du projet, vous \u00eates moins susceptible de rencontrer des mauvaises surprises. La gestion de la performance du projet (ainsi que de certains des objectifs align\u00e9s sur la gestion de programme) permet de contr\u00f4ler en continu les projets en pr\u00e9paration dans un premier temps, et dans un second temps l’\u00e9tat du projet, les co\u00fbts, les ressources requises et les risques. De plus, ce processus offre une vue d’ensemble de tous les projets et portefeuilles de l’entreprise (voir Figure 2).<\/p>\n

Plusieurs m\u00e9thodes sont utiles pour appuyer les prises de d\u00e9cision\u202f: le drill-down, les analyses ad-hoc, les analyses de tendance des jalons, les analyses de valeur acquise, la planification des co\u00fbts glissants, et surtout les simulations what-if. L’\u00e9tat des projets doit pouvoir \u00eatre consult\u00e9 \u00e0 tout moment.<\/p>\n

\"SmartPM.solutions<\/p>\n

Figure\u00a02\u202f:\u00a0Exemple\u00a0de\u00a0vue\u00a0d’ensemble\u00a0du\u00a0projet\u00a0pertinent et des\u00a0informations\u00a0du\u00a0portefeuille\u00a0(par\u00a0exemple,\u00a0jalons,\u00a0d\u00e9lais,\u00a0co\u00fbts,\u00a0ressources,\u00a0\u00e9carts, etc.)\u00a0<\/em><\/p>\n

5. \u00c9chouer \u00e0 rem\u00e9dier efficacement \u00e0 l’engorgement des ressources<\/h2>\n

Lorsque nous abordons le sujet de la gestion des ressources, la plupart des organisations consid\u00e8rent qu’allouer les ressources aux employ\u00e9s les plus qualifi\u00e9s pour assurer le succ\u00e8s d’un projet est \u00e0 la fois absolument n\u00e9cessaire et extr\u00eamement complexe. Souvent, les diff\u00e9rents services se disputent certaines comp\u00e9tences, ce qui forme des goulots d’\u00e9tranglement. Il est d’ailleurs de pratique courante de retirer les employ\u00e9s poss\u00e9dant le savoir-faire n\u00e9cessaire des projets dont l’int\u00e9r\u00eat strat\u00e9gique est moindre pour l’organisation et de les r\u00e9affecter aux projets de plus haute importance.<\/p>\n

Les outils de gestion de programme permettent aux organisations de prendre des d\u00e9cisions en mati\u00e8re d’attribution tout en respectant leurs objectifs strat\u00e9giques et les d\u00e9pendances du projet. Une bonne solution fournit un aper\u00e7u des comp\u00e9tences et ressources n\u00e9cessaires pour les futurs projets (par exemple, pour les 2 prochaines ann\u00e9es). De cette mani\u00e8re, vous pouvez rendre plus largement disponibles les comp\u00e9tences particuli\u00e8rement demand\u00e9es en accentuant la formation ou en lan\u00e7ant des campagnes de recrutement. Vous pouvez ainsi planifier \u00e0 l’avance les ressources externes n\u00e9cessaires ou les d\u00e9parts de personnel. Une solution ad\u00e9quate permet de d\u00e9tecter les goulots d’\u00e9tranglement et d’initier automatiquement des processus de coordination pour permettre aux \u00e9quipes de direction de r\u00e9agir plus rapidement.<\/p>\n

Ce principe d’identification pr\u00e9coce des goulots d’\u00e9tranglement imminents ou des conflits de ressources peut facilement s’appliquer \u00e0 d’autres ressources, comme le mat\u00e9riel de production, les marchandises \u00e0 acheter, etc.<\/p>\n

6. Manque de communication entre les parties prenantes<\/h2>\n

Pour mener \u00e0 bien un projet, plusieurs services au sein de l’organisation sont souvent amen\u00e9s \u00e0 collaborer. Qu’il s’agisse de communiquer en interne ou d’aller plus loin en coordonnant les \u00e9changes avec d’autres filiales, fournisseurs ou clients, les projets requi\u00e8rent des \u00e9changes d’informations structur\u00e9s et r\u00e9guliers. Se r\u00e9unir en personne est certes utile, mais pas toujours possible (comme le prouve la pand\u00e9mie actuelle). Par cons\u00e9quent, les outils de communication comme Microsoft Teams, Planner ou Project sont souvent la meilleure solution alternative.<\/p>\n

Gr\u00e2ce \u00e0 l’int\u00e9gration sans couture de ces outils aux solutions de gestion de projet, les t\u00e2ches peuvent \u00eatre clairement r\u00e9parties et toutes les personnes impliqu\u00e9es peuvent collaborer efficacement en ligne (par exemple, via des chats en direct dans Teams). L’\u00e9tablissement d’\u00e9ch\u00e9ances et de groupes de t\u00e2ches tra\u00e7ables assurent une coordination efficace, et tous les participants travaillent dans le m\u00eame syst\u00e8me avec les m\u00eames donn\u00e9es. M\u00eame les personnes qui n’ont pas suivi de formation sp\u00e9cifique en gestion de projet, comme les techniciens ou les scientifiques, n’ont aucun probl\u00e8me \u00e0 utiliser ces syst\u00e8mes. Un simple bouton permet de g\u00e9n\u00e9rer des rapports standardis\u00e9s et toujours \u00e0 jour sur l’\u00e9tat des projets, ce qui favorise la communication et fait gagner du temps lors de la pr\u00e9paration. Ces rapports incluent aussi un aper\u00e7u de l’utilisation des capacit\u00e9s et des pr\u00e9visions des co\u00fbts (en rolling forecast).<\/p>\n

7. Ne pas utiliser des mod\u00e8les \u00e9prouv\u00e9s\u202f: faire constamment les m\u00eames erreurs<\/h2>\n

Pourquoi ne pas apprendre de vos erreurs et les enregistrer pour \u00e9viter de les r\u00e9p\u00e9ter\u202f? Les solutions de contr\u00f4le de projet modernes\u00a0permettent d’enregistrer de mani\u00e8re claire et standardis\u00e9e les exp\u00e9riences li\u00e9es aux projets et tous les participants peuvent y acc\u00e9der. R\u00e9unir dans un m\u00eame syst\u00e8me les le\u00e7ons tir\u00e9es au terme des projets ainsi que des mod\u00e8les performants bas\u00e9s sur les projets termin\u00e9s renforce l’efficacit\u00e9 et r\u00e9duit le nombre d’erreurs. Le calcul a posteriori des projets permet d’identifier les principaux \u00e9carts par rapport au plan d’origine et d’en tirer des recommandations pour les futurs projets similaires.<\/p>\n

Synth\u00e8se\u202f:\u00a0Comment \u00e9viter les 7 erreurs les plus fr\u00e9quentes en gestion de la performance des projets<\/h2>\n