Malmaison & Hotel du vin: Une consolidation accélérée couvrant 26 établissements hôteliers

Avant d’opter pour Jedox, Malmaison réalisait sa planification financière de façon traditionnelle : ses processus de budgétisation, de prévision et de modélisation financière reposaient essentiellement sur des feuilles de calcul. Chacun des 26 hôtels du groupe Malmaison fonctionnant de manière autonome sur le plan financier, les responsables communiquaient et recueillaient des fichiers de consolidation par voie de messagerie électronique.

Outre le fait que ce système rendait difficile le suivi de l’état d’achèvement sur l’ensemble des sites, la simple localisation de chacun d’eux au sein du cycle représentait déjà un défi en soi. Tout le monde a-t-il bien soumis sa version finale ? Si tel n’est pas le cas, qui manque encore à l’appel ?… De même, la surveillance des changements de version représentait un autre obstacle particulièrement épineux : l’équipe passait en effet le plus clair de son temps à surveiller les changements afin de vérifier l’absence d’erreurs dans le rapport final. Au bout du compte, les rapports et les informations produits étaient statiques ; à peine élaborés, ils étaient archivés, ce qui rendait difficile la réutilisation des données obtenues durant leur création à d’autres fins. Une duplication considérable des efforts était alors nécessaire pour reproduire des informations similaires à celles qui existaient déjà. Les exigences de l’activité, ainsi que le contexte économique en général, étant en train d’évoluer, Malmaison devait trouver un moyen de s’adapter pour répondre aux demandes d’informations ponctuelles et précises issues des quatre coins du groupe. Dès lors, un changement radical s’imposait.

Après avoir choisi Jedox, Malmaison a concentré dans un premier temps son attention sur les rapports journaliers, dont la collecte de données était très exigeante en main-d’œuvre et qui devaient impérativement être délivrés en temps opportun. Désormais, ce processus est entièrement automatisé, ce qui permet à Malmaison de diffuser ses données de recettes de la veille à 6 h 30 chaque matin, sans exiger de travail supplémentaire. Un autre avantage consécutif à l’introduction de Jedox est la possibilité pour les utilisateurs de disposer de davantage de contrôle sur les contenus visibles dans les rapports. Grâce à cette approche dynamique, Malmaison a pu concevoir un compte-rendu dans lequel chaque utilisateur visualise les données dans leur ensemble, en disposant de toute la latitude nécessaire pour explorer en détail diverses variables selon le site, le flux de revenus ou le jour concerné. Auparavant, la méthode consistait à générer un fichier à plat censé contenir toutes les informations susceptibles d’être intéressantes. Le passage à une approche dynamique a permis à Malmaison de devenir beaucoup plus créatif dans le mode de présentation de ses informations, chose impossible avec les anciens systèmes.

Désormais, il n’est plus nécessaire de distribuer des feuilles de calcul à chacun des 26 sites de Malmaison pour exécuter le traitement. Les informations peuvent être renseignées directement dans Jedox par le biais de formulaires personnalisés publiés via un navigateur Internet. Bien que ce système repose sur une base de feuille de calcul, il autorise un contrôle bien plus précis des saisies effectuées par les utilisateurs. L’alimentation des données via une base centralisée dispense le personnel de collecter des formulaires auprès des 26 sites individuellement. Du moment qu’un utilisateur est connecté au réseau de l’entreprise, il peut accéder au système via le navigateur dédié. Cette convivialité nouvelle rend le suivi de l’état d’achèvement beaucoup plus facilement gérable, avec l’appui de routines qui aident les utilisateurs à retrouver leur chemin. Les améliorations apportées aux processus ont une incidence directe sur les résultats financiers et facilitent grandement l’accès aux informations essentielles, en temps utile et de manière rentable.

Nous souhaitions procéder à un examen tridimensionnel qui prenne en compte non seulement les performances financières de chaque hôtel, mais englobe aussi tous les aspects de l’activité commerciale : employés, clients, fournisseurs et contrôle qualité.

Gary Hall, directeur financier du groupe Malmaison & Hotel du Vin