La planification des ventes et de la production demande généralement beaucoup de travail car elle implique de nombreux services de l’entreprise. Avant même de planifier, il faut collecter et harmoniser les données à intervalles réguliers. En effet, les données ne sont pas intégrées et sont enfermées dans des silos. Cet article de blog aborde le problème et explore les solutions possibles.

Pour une entreprise de production, la démarche S&OP (Sales and Operations Planning) ou planification industrielle et commerciale est primordiale. L’entreprise qui sait coordonner et intégrer efficacement ses processus acquiert une vision précise des ressources de production nécessaires pour satisfaire la demande.
L’équipe des achats, quant à elle, peut évaluer le besoin exact en composants et planifier les approvisionnements en conséquence. Une démarche S&OP harmonisée contribue donc à augmenter la rentabilité de l’entreprise.

Le problème des silos de données dans la planification

Dans de nombreuses entreprises de production de toutes tailles, les représentants et cadres commerciaux consolident périodiquement leurs données dans une feuille de calcul centrale. Ensuite, il reste à compléter les données commerciales avec les données principales du système ERP pour pouvoir élaborer le plan industriel et commercial. Cette étape est fastidieuse et demande tellement de temps qu’elle ne permet de générer qu’un aperçu mensuel et non quotidien. Elle nécessite de copier et coller manuellement les données dans les feuilles de calcul – un travail pénible, répétitif et propice aux erreurs.
À l’origine, le problème vient de la rétention des données dans les différents systèmes sources qui constituent de véritables silos de données. L’équipe des ventes se sert d’un logiciel CRM comme Salesforce, la production s’appuie sur un ERP, tandis que les achats utilisent une solution de gestion des approvisionnements. Bien souvent, la comptabilité et le marketing ont également chacun leur système, qui peut même varier selon les régions dans lesquelles opère l’entreprise. Les données utiles pour dresser le panorama complet de l’activité de l’entreprise existent, mais ne sont pas reliées.
Les collaborateurs en charge de la planification sont obligés chaque fois d’échanger, de rapprocher et de fusionner des douzaines de tableaux Excel exportés. Non seulement ce travail est long et rébarbatif pour toutes les personnes concernées mais il signifie aussi que les données ne sont plus actualisées dès leur export à partir du système source.

Briser et éviter les silos de données

Les problèmes causés par les silos de données sont évidents : le plan industriel et commercial est trop long à établir, le résultat n’est ni précis, ni à jour, ni très facile à modifier. En résolvant le problème des silos, les contrôleurs du service Finance, les responsables d’autres services et les directeurs logistiques font œuvre utile pour eux-mêmes et pour toute l’entreprise.
C’est pourquoi certains font appel à des solutions qui réunissent et homogénéisent toutes les données pertinentes. Dans l’idéal, ces solutions utilisent également la technologie ETL (Extract, Transform, Load) pour traiter automatiquement les données. La base de données centrale qui en résulte sert de source unique de vérité.
Pour éliminer complètement les silos de données à long terme, il convient en outre de travailler en concertation avec les différents responsables de service. Ces derniers, omettent souvent la dimension de l’intégration des données lorsqu’ils implémentent un nouvel outil logiciel pour gérer une tâche spécifique. Vous devez sensibiliser vos collègues à l’intérêt d’intégrer les données. Au bout du compte, chaque équipe a intérêt à se passer de l’exportation périodique des données.

Combiner source unique de vérité et planification

L’entrepôt de données représente une première étape positive, qui permet aux équipes financières, aux spécialistes de la vente et aux gestionnaires de production de collaborer davantage, à partir des mêmes données. Mais dès qu’il s’agit de planifier, chacun a tôt fait de se remettre à créer des tableaux Excel distincts. Pour éviter cela, certaines solutions logicielles tout-en-un combinent une base de données à des fonctions de planification et d’analyse.
L’avantage est que l’on peut modifier directement les données dans ces solutions et visualiser instantanément l’impact de nouveaux calculs sur la planification et les prévisions. On évite ainsi de retomber dans le chaos des tableaux Excel et de multiplier les applications isolées dans les services spécialisés. Toutes les opérations de gestion de la performance ont lieu dans une seule et même solution.
Les données complexes inhérentes à des centaines, voire des milliers de produits tout au long de la chaîne logistique gagnent en transparence pour toutes les parties concernées. Il devient possible de mettre au jour et de caractériser des liens importants entre les ventes, la production et les achats. Il est également plus facile de planifier et de coordonner les besoins en personnel, en machines et en composants, qui évoluent sans cesse.
L’harmonisation et l’automatisation des processus améliorent aussi nettement les prévisions de ventes et la planification des capacités des différents sites de production. Quand toutes les données sont accessibles de manière uniforme, cohérente et centrale, il est plus simple d’automatiser le reporting et les prévisions. Autrement dit, tous les services de l’entreprise sont informés en permanence de la situation actuelle et, le cas échéant, peuvent modifier leur propre partie du plan en conséquence. Une solution unifiée, utilisée par tous, permet de connaître systématiquement l’impact d’une modification sur les autres parties du plan et sur le plan d’ensemble. Au lieu de s’appuyer sur de multiples valeurs de référence disparates, l’entreprise définit ses indicateurs clés de performance (KPI) de façon homogène pour tous les services et résout le problème des silos de données.