Dans notre dernier article, « Rolling forecasts : avantages et inconvénients », nous avons vu à quoi sert cet outil, quand il est utilisé et par qui. Dans ce troisième et dernier article, nous vous donnons cinq conseils pour bien intégrer les rolling forecasts aux processus FP&A de votre organisation.  

Si vous pensez que les rolling forecasts pourraient être un outil utile à ajouter à la boîte à outils FP&A existante de votre organisation, découvrez nos cinq conseils de mise en œuvre. Si vous n’avez pas encore lu nos articles précédents, posez-vous les questions suivantes : Quelle est l’ampleur de l’écart entre vos résultats réels et vos prévisions à la fin de l’année ? Il existe des divergences importantes, mais vous ne savez pas pourquoi ? Les rolling forecasts peuvent vous aider à comprendre d’où vient le problème. 

La communication est la clé du succès

Notre premier conseil est sans doute le plus important de tous : impliquez toutes les parties prenantes dans le processus de communication, en veillant à expliquer pourquoi les rolling forecasts seraient selon vous un atout précieux pour votre organisation. 

Cela peut sembler évident, mais la plupart des projets échouent par manque de communication entre les parties prenantes. Si toutes les parties intéressées ne comprennent pas clairement ce que cet outil peut apporter à l’organisation, la mise en œuvre sera vouée à l’échec. Nous entendons ici aussi bien la direction que les différents chefs de service. 

Par exemple, expliquez à la direction que les rolling forecasts permettent d’accroître la sensibilisation aux risques et de mieux identifier les nouvelles opportunités grâce à des chiffres de planification plus précis.Les chefs de service sont quant à eux souvent séduits par le gain de flexibilité, par exemple, si le budget est réajusté au cours de l’année suite à de nouvelles conclusions, car les données réelles actuelles suggèrent un niveau d’engagement plus élevé. Cela permet d’éliminer totalement le risque de budgets fantômes. 

Une planification minutieuse

Comme nous l’avons souligné dans notre dernier article, les rolling forecasts peuvent soit remplacer, soit compléter les autres prévisions, comme la prévision de fin d’année. Il n’y a pas de recette magique pour savoir quelle option conviendra le mieux à votre organisation.Pour cela, vous devez examiner soigneusement comment chacune peut répondre au mieux à vos besoins organisationnels. 

Quel que soit votre choix, vous pouvez ensuite passer à la planification et l’exécution de la mise en œuvre. Remplacer vos processus de prévision existants requiert plus de persuasion et implique un plus grand travail de planification initial qu’ajouter simplement les rolling forecasts en tant que complément. Gardez également à l’esprit que le cadre juridique et les directives relatifs aux déclarations financières et autres obligations ne changent pas. Cela dit, il est fortement recommandé de procéder à une mise en œuvre en parallèle, étape par étape, pour remplacer les processus existants afin d’identifier les problèmes et les corriger d’entrée de jeu. 

Cette mise en œuvre graduelle est tout aussi adaptée si vous comptez déployer les rolling forecasts en tant que complément. Par exemple, vous pouvez vous limiter à quelques chiffres et entités clés dans un premier temps, puis élargir petit à petit l’utilisation de l’outil. Surveillez constamment le processus pour garder la main mise sur les vecteurs utilisés ainsi que sur l’intervalle et l’horizon de prévision. 

Coordonner et mettre en œuvre les nouveaux processus

Si vous établissez des prévisions pendant l’année, les données réelles devront être régulièrement mises à jour dans votre base de données. Aussi facile et évident que cela puisse sembler, cela signifie que les processus de collecte des données devront également être modifiés. Il ne suffit plus de recueillir et évaluer les données une fois par an. Les équipes des différents services doivent fournir des données plus fréquemment, selon l’intervalle déterminé pour les rolling forecasts. Là encore, il est nécessaire d’établir une communication franche pour favoriser l’entraide, mais aussi d’impliquer les différentes entités dans le processus de sélection des KPI pertinents. 

Et là encore, une grande partie du processus peut être automatisée afin d’alléger la tâche des parties concernées. À cette fin, les solutions logicielles pour FP&A offrent des options pratiques qui requièrent peu, voire pas du tout, d’assistance de la part des services informatiques. 

Séparer les objectifs de rendement et les rolling forecasts

Pour tirer le meilleur parti possible des rolling forecasts pour votre organisation, les données incluses et les prévisions en elles-mêmes ne doivent pas être associées aux objectifs de performance. Les prévisions sont beaucoup plus utiles si elles sont basées sur des données précises et cohérentes.En revanche, si elles sont liées à des objectifs de performance, le risque de blanchiment augmente. Les données perdent donc en précision et les prévisions deviennent moins pertinentes. 

Utiliser des processus de planification intégrée et unifiée

Bien sûr, les rolling forecasts peuvent être mis en œuvre sur Excel, mais comme tous les professionnels qui se contentent d’Excel pour calculer les prévisions le savent bien, les processus de planification prennent déjà bien assez de temps sans y ajouter un instrument de FP&A supplémentaire. Pour surmonter ce problème, il est conseillé de mettre en place une solution technologique moderne dotée d’une base de données centralisée, qui permet d’assurer la cohérence des données de bout en bout. Autre avantage, ces solutions permettent d’automatiser la plupart des tâches impliquées et de s’épargner le travail fastidieux de fusionner et examiner les données sur des tableurs.En adoptant un système centralisé dans lequel tous les chefs de service saisissent leurs données de manière indépendante, vous pouvez facilement alléger vos processus quotidiens en tant que professionnel financier et gagner du temps pour vous concentrer sur votre rôle stratégique au sein de l’organisation. 

Synthèse

  • Il est fondamental d’assurer une bonne communication tout au long du processus d’adoption des rolling forecasts. Impliquez les différentes parties prenantes à chaque étape. 
  • Planifiez soigneusement la mise en œuvre : quelle doit être la durée de l’intervalle et à quel horizon ? Quel est l’objectif du rolling forecast et de quelles données avez-vous besoin ? Surtout, assurez-vous d’avoir une vision complète des diverses circonstances et exigences. 
  • Lorsque vous coordonnez de nouveaux processus, la communication est encore une fois primordiale. Évitez de mettre les parties prenantes devant le fait accompli 
  • Pour révéler le plein potentiel des rolling forecasts, la base de données doit être aussi exacte que possible. Assurez-vous donc qu’elle n’est pas liée aux objectifs de performance. 
  • Enfin, la mise en œuvre sera beaucoup plus facile et l’exécution plus rapide si vos processus de planification opérationnelle reposent déjà sur une solution logicielle centralisant tous les services et processus. Optimisez la création de valeur en élaborant des plans de manière collaborative et intégrée auprès de tous les services.